Розділ 3 Індивідуальне завдання Варіант №30
Розкрийте зміст класифікації первинних документів
Первинний документ (в господарському праві) — документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення. Первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій.
Первинні документи можуть бути створені як у письмовій, так і в електронній формі. Хоча створений в електронному вигляді документ матиме юридичну силу тільки у випадку засвідчення його електронним цифровим підписом.
До первинних документів належать розпорядження та дозволи адміністрації (власника) підприємства, установи, організації на проведення господарських операцій.
Будь-які документи мають силу первинних документів лише в разі фактичного здійснення господарської операції. Якщо ж фактичного здійснення господарської операції не було, відповідні документи не можуть вважатися первинними документами навіть за наявності всіх формальних реквізитів.
У господарській діяльності підприємств утворюється велика кількість різних документів. З метою кращого розуміння документів і правильної організації використання їх прийнято класифікувати (групувати) за окремими однорідними ознаками.
Основними класифікаціями документів є:
класифікація документів по суті;
класифікація документів за видами обліку;
класифікація документів за термінами зберігання.
Класифікація документів по суті відображена на рис. 3.1. Дамо коротку характеристику кожній групі документів цієї класифікації.
Документи за призначенням – розпорядчі, виконавчі (виправдувальні), комбіновані.
Розпорядчі документи – документи, що містять розпорядження (наказ, дозвіл, завдання) на здійснення господарської операції. До них належать накази і розпорядження про прийом на роботу і звільнення, надання відпусток і відряджання працівників підприємства тощо.
Рис. 3.1. Класифікація первинних бухгалтерських документів по суті
Розпорядчі документи не підтверджують факт здійснення господарських операцій і тому не можуть бути підставою для облікових записів. Вони є тільки підставою для здійснення господарської операції з відповідним оформленням облікового документа. У практиці господарювання до розпорядчих документів відносять облікові документи, що містять ознаки розпорядження і дозволу, зокрема лімітні карти на відпуск зі складу у виробництво матеріалів, відомості на виплату заробітної плати протягом визначеного терміну.
Виконавчі (виправдувальні) документи – документи, якими фіксуються факти здійснення господарських операцій, тобто містять дані про їхнє виконання. їх складають у момент здійснення операції або відразу ж після її закінчення.
До них належать комерційні акти при прийманні товарів від постачальників, акти на виявлений виробничий брак та ін.
Комбіновані документи – документи, що поєднують у собі ознаки розпорядчих і виконавчих документів. Наприклад, видатковий касовий ордер, підписаний керівником і головним бухгалтером, є розпорядчим документом для касира – видати гроші, а після видачі цей документ стає виправдувальним і служить звітом для касира. До таких документів належать і названі вище лімітні карти на відпуск матеріалів зі складу у виробництво і більшість інших документів бухгалтерського обліку.
Документи за місцем складання: внутрішні, зовнішні, бухгалтерського оформлення. Внутрішніми є документи, що складаються на самому підприємстві по здійснених ними операціях. За вірогідність даних, що містить документ, і якісне його складання несуть відповідальність особи, що підписали документ.
До зовнішніх належать документи, що надходять на дане підприємство від інших підприємств-партнерів (рахунки фактури постачальників, податкові накладні тощо).
Документи бухгалтерського оформлення складають у бухгалтерії підприємства на основі відповідних розпорядчих і внутрішніх документів підприємства для підготовки і полегшення облікових записів у реєстрі обліку. До них відносять прибуткові і видаткові касові ордери, розрахунки заробітної плати за час відпустки, відомість (розрахунок) амортизаційних відрахувань і багато інших.
Документи за способом відображення операцій: разові, накопичувальні, зведені. Разові документи відбивають одну або кілька господарських операцій, що записуються в документ одночасно (одноразово). Наприклад, такими документами є вимоги, накладні, прибуткові і видаткові ордери.
Накопичувальні документи призначені для оформлення однорідних господарських операцій за відповідний проміжок часу звітного періоду. До них належать лімітно-забірні карти, табель обліку відпрацьованого часу, журнал обліку виконаних будівельних робіт та ін. Ці документи використовують в обліку тільки після внесення в них останньої операції і підведення підсумку всіх записів.
Зведені документи – документи, складені шляхом зведення даних кількох однорідних первинних документів. Прикладом зведених документів можуть служити: звіт касира, складений за день на основі прибуткових і видаткових ордерів; маршрутний лист кур'єра з доданими до нього проїзними квитками внутрішнього міського громадського транспорту і т. д.
За змістом господарських операцій первинні документи групуються на документи: з обліку касових операцій, з обліку сировини і матеріалів, з обліку основних засобів і т. д. Таке групування документів обґрунтоване необхідністю нагромадження інформації у відповідних реєстрах обліку (журналах-ордерах, відомостях). Групуючи документи, їх у такий спосіб готують для бухгалтерських записів.