3. Формування і функціонування облікових підрозділів

Обліковий, контрольний та аналітичний процеси здійснюються в бухгалтерії та інших функціональних підрозділах апарату управління, що потребує чіткого визначення завдань і функцій як кожного з цих підрозділів, так і окремих посадових осіб. Із цією метою слід побудувати організаційно-функціональну модель бухгалтерії та інших підрозділів.

Для організації обліку, контролю й аналізу господарської діяльності як функцій управління необхідно визначити структурні підрозділи, їхні завдання, побудувати організаційну структуру бухгалтерської служби, регламентувати роботу облікового апарату (положення про бухгалтерію, графіки виходу на роботу тощо), процеси обліку, контролю, аналізу (інструкції з обліку матеріалів, коштів і т. ін.), технології цих процесів на ПК (наприклад робочі інструкції оператора з окремих завдань обліку (Додаток Д)) визначити характер роботи необлікових служб з виконання ними бухгалтерських робіт.

Зазначені види організації обліку, контролю та аналізу господарської діяльності і є організаційним забезпеченням цих функцій управління. Отже, таке забезпечення обліку, контролю та аналізу – це структура облікового апарату, зміст його завдань і функцій, регламентація облікового, контрольного й аналітичного процесів та роботи самого апарату.

Організаційна побудова апарату бухгалтерської служби – це форма поділу та кооперування праці, яка передбачає розподіл усього комплексу облікових, контрольних та аналітичних робіт між виконавцями. Є дві форми організаційної побудови апарату облікової служби: централізована і децентралізована.

У централізованій формі весь апарат облікової служби як методично, так і адміністративно підпорядкований одному керівнику – головному бухгалтеру (головному економісту). У децентралізованій формі організаційної побудови частина апарату з методичних питань підпорядкована одній особі – головному бухгалтеру, а з адміністративних – господарському керівникові (начальнику цеху, виробництва і т. ін.).

Організаційна побудова апарату облікової служби залежить від структури. Структура апарату бухгалтерії виражає форму організації виконавців, безпосередньо зайнятих бухгалтерським обліком, контролем і аналізом господарської діяльності у системі управління.

На форму організаційної побудови та структуру апарату облікової служби впливають такі фактори:

• обсяг виробництва;

• загальна чисельність працюючих;

• кількість структурних підрозділів;

• види діяльності;

• характер організації технології виробництва;

• характер функціональних обов’язків;

• кількість філій (дочірніх господарств).

Значний вплив на структуру апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу мають поширення економічних зв’язків , процеси централізації, розвиток форм внутрішньогосподарської самостійності виробничих підрозділів тощо. На побудову структури апарату облікової служби впливає також застосування автоматизації.

Відповідно до встановлених варіантів сукупності зазначених факторів розрізняють три види організаційних структур:

1. лінійну;

2. лінійно-штабну;

3. комбіновану.

Лінійний тип організаційної структури передбачає пряме підпорядкування працівників бухгалтерської служби її керівникові — головному бухгалтерові. При цьому апарат бухгалтерської служби поділяється на групи обліку відповідно до основних об’єктів обліку. У разі лінійного типу організаційної структури можна також виокремити ланцюжок заступника головного бухгалтера зі збереженням повної підпорядкованості головному бухгалтерові. Цей тип організаційної структури характерний для бюджетних установ і організацій з незначним обсягом діяльності та чисельністю працівників апарату бухгалтерії до 15 осіб. Саме це й тип організації бухгалтерської служби використовується на ТОВ «Агрофірма «ім. Довженко».

Лінійно-штатна організаційна структура бухгалтерської служби характеризується наявністю проміжних ланок — секторів, які поєднують у собі групи.

Керівники секторів є заступниками головного бухгалтера. Як правило, у межах бухгалтерської служби бюджетних установ формуються розрахунковий грошовий і матеріальний сектори, а в межах кожного з них утворюються відповідні групи. Цей тип організаційної структури характерний для порівняно великих бухгалтерських служб, чисельність працівників яких становить від 25 до 30 осіб.

Комбінований тип організаційної побудови апарату бухгалтерії полягає в поєднанні багатоступінчастих та прямих зв’язків у структурі апарату. Характерним для цього варіанта є значний обсяг роботи бухгалтерської служби з розширенням сфери її повноважень і функцій. Комбінований тип застосовується в міністерствах, відомствах, інших органах центральної виконавчої влади. За таких умов об’єктивно логічною є передача частини прав головного бухгалтера заступникам чи керівникам секторів [11].

Вибираючи той чи інший тип організаційних структур, потрібно сформувати коло вимог, яким має відповідати побудова апарату бухгалтерії. До загальних вимог належать такі:

• узгодженість та оперативний зв’язок між бухгалтерією та структурними підрозділами і окремими виконавцями;

• оптимальна внутрішня робота бухгалтерської служби в часі і та просторі;

• якісне обслуговування установи (організації) в цілому та керівних структур зокрема.

Формування структурних зв’язків бухгалтерської служби є одним із найважливіших напрямків організації роботи апарату бухгалтерії. Зазначений процес починається з розробки та затвердження системи посад за штатним розкладом. Установлюючи посадовий склад працівників бюджетних установ, керуються штатними нормативами, що діють у відповідній галузі. При цьому остаточне визначення складу будь-якого структурного підрозділу бюджетної установи перебуває у віданні бухгалтерської служби вищої організації, яка й затверджує кошторис доходів та видатків разом із штатним розкладом установи. Кількість штатних одиниць залежить від обсягів діяльності установи та від можливості відповідного бюджету забезпечити заплановані кошторисом її видатки. При цьому в умовах суворого режиму економії бюджетних коштів саме цей фактор відіграє вирішальну роль у визначенні складу штатних одиниць установ і організацій, що отримують асигнування з бюджету. Під впливом зазначених факторів питання формування складу та системи посад зводиться до максимальної їх оптимізації. За цих умов важливого значення набувають питання раціонального поділу обов’язків чи професійного поділу праці, кооперування праці та інших заходів з організації роботи апарату бухгалтерії.

В удосконаленні праці велика роль належить розробці раціональних форм поділу праці. Цей поділ має відповідати сучасним умовам роботи, і насамперед технічному рівню озброєності праці, рівню культури виробництва та самого працівника. Форма поділу праці має сприяти зниженню трудових та матеріальних витрат, підвищенню її змістовності, усуненню монотонності, зменшенню стомлюваності та стимулюванню зростання продуктивності.

Суть поділу праці в галузі бухгалтерської роботи – бухгалтерського обліку, контролю та аналізу означає розчленування облікового, контрольного і аналітичного процесів на окремі процеси, виділення їх у самостійні види роботи (спеціалізацію), відокремлення виконавців визначених дільниць та видів робіт.

Сукупність операцій дає змогу виділити організаційні місця, які характеризують виконавчі пости. Ці пости можуть бути трьох рівнів: висококваліфіковані спеціалісти (головний бухгалтер, головний економіст, заступник головного бухгалтера), для спеціалістів середнього рівня (старший бухгалтер, старший економіст, керівник сектора, групи), для технічних виконавців (рахівник, фактурист, розрахунковець, обліковець та ін.).

Основними ознаками, за якими здійснюється поділ роботи працівників обліку, контролю та аналізу, є предметна дільниця, яку визначено за топологією: облік, контроль і аналіз основних засобів, матеріалів, оплати праці, виробництва тощо.

Від організаційної структури, складності, масштабів та обсягу робіт залежать форма поділу праці, профіль підрозділу обліку, контролю і аналізу, а також професійно-кваліфікаційний склад працюючих. Для того щоб забезпечити чітке виконання всіх функцій обліку, контролю та аналізу, треба правильно визначити кількісний склад персоналу [27, с. 351].

Поділ праці за видами робіт виражається у тому, що виконавці за характером роботи або змістом процесу праці об’єднуються у групи, а всередині кожної з груп — за кваліфікацією. Залежно від складності робіт, рівня знань та навичок працівників бухгалтерського обліку, контролю та аналізу поділяють на відповідні кваліфікації, категорії. За цими ознаками елементи облікової, контрольної й аналітичної роботи поділяють та закріплюють за окремими групами працівників, які формують групи (сектори, підгрупи) та посадові місця.

Розчленування облікового, контрольного та аналітичного процесів передбачає, що кожний підрозділ та виконавець виконують обмежені за певними ознаками види робіт. Разом з тим коло робіт групи та виконавця має бути досить широким для того, щоб максимально завантажити виконавця роботою.

При вирішенні питань поділу праці слід враховувати індивідуальні особливості працівників, а також можливість сприйняття та переробки ними інформації з використанням технічних засобів і обчислювальної техніки.

Поділ праці дає змогу поєднувати трудову діяльність окремих працівників для того, щоб спільними зусиллями комплексно забезпечити релевантною обліковою, контрольною і аналітичною інформацією всі ланки управлінської роботи. Таке поєднання трудової діяльності працівників обліку, контролю та аналізу для досягнення спільної мети називають кооперацією праці.

Кооперація облікової, контрольної й аналітичної роботи є результатом її поділу. Чим глибший поділ праці, тим ширше його кооперування, тим зручніше розчленування цих робіт і процесів, тим більше безпосередніх виконавців потрібно об’єднати. Завдання впровадження раціональних форм кооперації праці полягає у планомірному встановленні зв’язків між виконавцями.

Раціональні форми кооперування праці поширюють діапазон діяльності, забезпечують взаємозамінність працюючих та суміщення ними функцій.

Організаційні рівні кооперації праці. Кооперація праці працівників бухгалтерського обліку, контролю та аналізу здійснюється на двох організаційних рівнях:

• між окремими працюючими, внаслідок чого досягається вузька професійна спеціалізація виконавської роботи з цілеспрямованого забезпечення обліковою, контрольною та аналітичною інформацією визначених дільниць управлінської роботи (управління ресурсами, працею, витратами тощо);

• між функціональними підрозділами, що знаходить своє відображення у предметній спеціалізації та об’єднанні зусиль при вирішенні складних облікових, контрольних та аналітичних завдань (облік виробничого процесу та калькулювання собівартості продукції, облік реалізації продукції та визначення фінансових результатів від реалізації тощо).

Останнє може бути визначено також у поділі бухгалтерського обліку на два організаційних підрозділи:

• фінансова бухгалтерія;

• виробничо-комерційна бухгалтерія (внутрішньогосподарська).

Норма керованості – кількість працюючих, якими повинен керувати той чи інший старший керівник (головний бухгалтер, старший бухгалтер, завідуючий сектором, керуючий групою) відповідної кваліфікації при заздалегідь визначених організаційно-технічних умовах роботи. Норми керованості застосовують у нормуванні керівного складу всіх рангів, починаючи зі старшого бухгалтера – керівника сектора чи групи. Від норм обслуговування їх відрізняє те, що працівник, працю якого нормують, керує іншими співробітниками, а не обслуговує їх. Так, нормою керованості для завідувача сектора є кількість керівників груп, безпосередньо підпорядкованих йому.

Підпорядкованість одному керівникові багатьох працівників є причиною неузгодженості в роботі, низького рівня керівництва, а підпорядкованість двох-трьох призводить до ускладнення роботи апарату, його структури.

Оптимальною нормою керованості є така, за якої керівник забезпечує повноцінне керівництво підрозділом протягом робочого дня та кожним працівником цього підрозділу. Це приблизно 6 – 10 підпорядкованих.

Норма керованості керівників високого рангу, наприклад головного бухгалтера великого господарства (заводу, комбінату, фірми тощо), може бути виражена не тільки кількістю працівників, безпосередньо йому підпорядкованих, а й кількістю осіб, які входять до підрозділів, якими керують керівники, підпорядковані головному бухгалтеру.

Норма співвідношення – це кількість працівників певної кваліфікації, яка припадає на одного працюючого іншої кваліфікації за заздалегідь визначених організаційно-технічних умов. Наприклад, норма співвідношення між старшими та рядовими бухгалтерами може бути виражена так: на одного бухгалтера-економіста з вищою освітою має бути не менш як 4 – 6 бухгалтерів із середньою спеціальною освітою. Нормами співвідношення можуть бути охоплені всі категорії працюючих, що дає змогу досягти оптимальної структури та забезпечити високу ефективність колективної праці.

Норма чисельності – кількість бухгалтерських працівників, яку встановлюють для виконання робіт і яка закріплена за всією бухгалтерією в цілому або за її підрозділом при заздалегідь визначених організаційно-технічних умовах роботи.

Норма обслуговування – кількість одиниць, об’єктів обліку, що обслуговує один або група працівників відповідної кваліфікації при заздалегідь визначених організаційно-технічних умовах. Такими об’єктами можуть бути, наприклад, кількість назв постачальників, розрахунки з якими має забезпечити один бухгалтер; кількість працівників, закріплених за одним бухгалтером з розрахунку оплати праці; кількість покупців, розрахунки з якими має здійснювати один бухгалтер.

Відповідно до Закону України «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» № 736/27181 від 22 червня 2015 року організація діловодства в установах покладається на самостійні структурні підрозділи з діловодства (документаційного забезпечення), загальні відділи, канцелярії тощо або особу, відповідальну за діловодство в установі, - секретаря, діловода.

Організація діловодства в структурних підрозділах установ покладається на спеціально призначену для цього особу, у посадовій інструкції якої зазначаються ці обов’язки. Установи організовують діловодство відповідно до затвердженої інструкції з діловодства установи.

Діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами.

Як зазначає Держархівслужба, бухгалтерську документацію слід зберігати протягом трьох років за умови завершення податкової перевірки. Документи, що містять інформацію про операції, що підлягають фінмоніторингу, зберігаються протягом п'яти років. У спірних випадках, наприклад, при оскарженні податкових рішень у суді, відповідні папери зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. Це останній етап документообігу. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи, повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером, який забезпечує зберігання первинних документів і облікових регістрів, оформлення і передачу їх до архіву. Керівник підприємства повинен створювати необхідні умови для належного зберігання первинних документів і бухгалтерських регістрів на підприємстві, і несе відповідальність за їх збереження протягом встановленого терміну, але не менше трьох років.

Прийняті для зберігання документи реєструються в архівній книзі або журналі. Звичайно на підприємстві використовують не лише бухгалтерські документи, а й інших підрозділів. По всіх документах (бухгалтерських і не бухгалтерських) на підприємстві має бути організований чіткий документообіг. Уся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Тут розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто». Керівник канцелярії попередньо розглядає документи, що надійшли, визначає необхідність їх реєстрації та направляє на розгляд керівництву установи або безпосередньо виконавцям відповідно до їх функціональних обов'язків. Реєстрація документів може здійснюватися у спеціальних журналах або автоматизовано. Канцелярія реєструє та обробляє також вихідну кореспонденцію [22, с. 23].