6. Формування системи документування господарських операцій та документообороту

Облікові номенклатури це згрупована облікова інформація за певними ознаками на кожному з етапів облікового процесу. Склад облікових номенклатур на різних підприємствах характеризується специфікою їх діяльності, оскільки та чи інша галузь, структура підприємства, стратегія функціонування та розвитку – це ті чинники, які мають безпосередній вплив на визначення переліку та обсягів облікової інформації, яку слід задіяти в обліковому процесі.

Для раціоналізації організації облікових номенклатур потрібно визначити обсяги інформації, певні показники, одиниці виміру та інші параметри, що дозволять якомога повніше відтворити події, факти, що підлягають обліку. Організація облікових номенклатур включає в себе два етапи: формування та складання переліку.

При формуванні облікових номенклатур первинного обліку до уваги слід брати всі господарські операції, здійснення яких передбачено діяльністю самого підприємства. Тому, перш ніж формувати перелік облікових номенклатур на цьому етапі облікового процесу, слід урахувати особливості специфіки господарювання, ознайомитися з потребами зовнішніх і внутрішніх користувачів інформації. Зазначимо, що саме на етапі первинного обліку важливим є факт добору облікових номенклатур, оскільки це і буде вхідна інформація, яка в подальшому проходитиме по всьому обліковому процесу і в кінцевому підсумку через різні форми звітності характеризуватиме стан та результати діяльності підприємства. І якщо не охопити достатньою мірою необхідний обсяг облікових номенклатур на початку, результативна облікова інформація не відтворить повного якісного змісту облікових номенклатур на підсумковому етапі облікового процесу.

Таким чином, визначаючи облікові номенклатури на етапі первинного обліку, складають перелік усіх об’єктів обліку, які мають бути задіяні в обліковому процесі.

Ідучи далі по структурі облікового процесу, треба впорядкувати (сформувати) перелік облікових номенклатур уже на етапі аналітичного (поточного) обліку. За основу тут слід брати до уваги як систему показників, які входять до визначених форм фінансової, статистичної чи оперативної звітності, так і враховувати інтереси власників, користувачів інформації для налагодження системи аналітичного та контрольного процесів стосовно стратегічного розвитку підприємства. Зрозуміло, що на цьому етапі облікового процесу формування облікових номенклатур є складнішим завданням. Відповідно, за своїм змістом облікові номенклатури на цьому етапі можуть бути двох видів: прості і складні

Прості номенклатури – це ті, які в подальшому не будуть деталізовані, і відповідно, складні – ті, що потребують деталізації. Слід зауважити, що самі групи номенклатур в обліку визначено Планом рахунків, зокрема субрахунок того чи іншого синтетичного рахунку. Для прикладу переглянемо можливі облікові номенклатури у поточному обліку доходів. Так, Планом рахунків передбачено цілий 7-й клас, де запропоновано рахунки (групи номенклатур) для обліку доходів від операційної і не операційної діяльності. Проте зрозуміло, що аналітика таких різних доходів залежить від галузі та виду діяльності конкретного підприємства, його структури тощо. У силу цього перелік облікових номенклатур у межах окремої групи доходів слід конкретизувати, виходячи з умов та потреб.

Організація облікових номенклатур підсумкового (синтетичного) обліку характеризується системою показників, які слід визначити та оприлюднити в тих чи інших носіях інформації (фінансовій, податковій, статистичній чи оперативній звітності). Зрозуміло, що вихідною інформацією (базою) для формування облікових номенклатур тут слугують уже сформовані облікові номенклатури поточного обліку. Таким чином, результативна інформація облікового процесу, або облікові номенклатури підсумкового обліку, - це система показників, які дають повну характеристику стану активів, пасивів, фінансового результату тощо. Облікові номенклатури підсумкового обліку більшою мірою є регламентовані відповідними нормативно-інструктивними інструментами, що має суттєве значення для формування номенклатур на підсумковому етапі облікового процесу і дозволяє класифікувати облікові номенклатури підсумкового обліку на певні групи:

• за змістом – оперативну, статистичну, бухгалтерську;

• за періодичністю складання – на поточну (місячну, квартальну, піврічну, дев'ятимісячну) та річну;

• за характером – на фінансову та внутрігосподарську.

Бухгалтерський облік, як система впорядкування інформації, ґрунтується на застосуванні безперервного документування, тобто відображення всіх господарських операцій, які здійснює підприємство. Господарська операція – це дія або подія, яка зумовлює зміни в структурі активів, зобов’язань, власного капіталу підприємства.

Облікова інформація відображається в документах, облікових регістрах, формах звітності. Відповідальність за відображення здійснених операцій в бухгалтерському обліку несе власник підприємства.

Основним видом носіїв облікової інформації на етапі первинного обліку є документ, наприклад оборотно-сальдова відомість (Додаток Е). Бухгалтерський документ – це письмове підтвердження факту здійснення господарської операції певної форми й змісту.

Підприємство може самостійно обирати первинні документи, які забезпечують відображення операцій, на основі типових документів.

До бухгалтерських документів ставлять наступні вимоги:

1) наявність обов’язкових реквізитів :

• назва документа;

• дата і місце складання;

• назва підприємства;

• зміст і обсяг господарських операцій, одиниця вимірювання господарської операції;

• посади осіб, відповідальних за здійснення операції, і правильність її оформлення;

• особистий підпис та інші дані, що ідентифікують особу.

2) забезпечення контролю за господарськими операціями;

3) чіткість;

4) компактність;

5) можливість обробки.

Основним напрямом удосконалення форм первинних документів є їх уніфікація і стандартизація. Цьому сприяє заміна разових документів накопичувальними, застосування документів тривалого використання, реєстрація операцій безпосередньо в регістрах, створення комплексних документів. В умовах використання комп’ютерів первинні дані слід формувати безпосередньо на технічних носіях, широко використовувати автоматичну фіксацію первинних даних.

Всі первинні документи обов’язково перевіряють працівники бухгалтерської служби за змістом і формою – здійснюється перевірка наявності всіх обов’язкових реквізитів, математична перевірка показників.

На етапі поточного обліку використовують три вида форм відображення облікової інформації:

• облікові регістри;

• розрахункові таблиці;

• бухгалтерські довідки (про виправлення помилок та ін.).

Регістри – це носії відповідного формату у вигляді відомостей, книг, журналів у паперовому чи електронному вигляді, що призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, які прийняті до обліку.

Згідно із Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» регістри повинні містити такі обов’язкові реквізити:

• назву;

• період реєстрації операцій;

• ПІБ та підписи осіб, які складають такі регістри.

Підприємство може розробляти регістри самостійно. У той же час можна застосовувати типові регістри.

Форми облікової інформації на етапі поточного обліку повинні забезпечувати отримання необхідних даних для управління і контролю за станом і рухом явищ і процесів.

Вибір форм відображення облікової інформації на етапі поточного обліку здійснюється в розрізі об'єктів обліку – основних засобів, матеріалів, оплати праці.

Для окремих форм обліку (журнально-ордерної, таблично-автоматизованої) розроблені типові або уніфіковані форми. Якщо ж вони не розроблені, то підприємство самостійно виконує їх розробку. На етапі підсумкового обліку використовують два види носіїв: звітні форми і розрахункові таблиці.

Вибір носіїв облікової інформації залежить від наявності технічних засобів, обчислювальної техніки. При організації технології і вибору носіїв облікової інформації слід орієнтуватися на раціоналізацію облікового процесу.

Раціональні носії інформації – це носії, які орієнтовані на контрольно-аналітичні процеси. При створенні документів значну увагу приділяють принципам уніфікації та стандартизації.

Уніфікація документів – це розробка єдиних форм документів для оформлення однотипних господарських операцій.

Стандартизація документів – це встановлення для бланків однотипних документів найбільш раціонального розміру і форми.

Більшість носіїв розроблені і затверджені нормативно-правовими актами – типові форми документів, облікові регістри, форми звітності, касові документи.

Якщо немає типових і уніфікованих документів, підприємство розробляє власні форми. При цьому необхідно додержуватись наступних загальних вимог і рекомендацій:

• поряд розміщують такі реквізити, які обробляє одна особа, графи реквізитів, які перебувають в арифметичній і логічній залежності, графи тексту і коди та ін.;

• довідкові дані розміщують на зворотній стороні документа;

• дотримуються вимог законодавчих актів.

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Відомо, що первинні документи містять інформацію про факти господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється й накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі та звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів, або документооборотом.

Документооборотом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

Головне завдання документообороту — прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Організує документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву.

Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообороту. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік) документообороту розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Документи, як правило, складаються оперативними працівниками підприємства (касирами, комірниками, майстрами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов’язковою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожному виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообороту, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи.

При надходженні документів до бухгалтерії проводять їх перевірку:

• за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення документа і подання до бухгалтерії);

• за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та нормативним вимогам, інтересам власника чи підприємства);

• арифметична (перевірка правильності проставлених цін і тарифів, розрахованих сум і підсумків).

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське проведення (проводка).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформлюють рух матеріальних цінностей (вимоги-накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в момент їх складання записують тільки кількісні показники. Документи, в яких проставлено ціну та суму, не підлягають розцінці. У результаті розцінки здійснюється оцінка господарської операції у грошовому вимірнику.

Групування документів полягає в об’єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо) і спрощення ведення первинного обліку. Документи, згруповані за певними ознаками однорідності в накопичувальні та групувальні відомості, істотно скорочують подальші реєстраційні операції.

Бухгалтерське проведення (проводка) передбачає вказування у первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності. Здебільшого первинні документи, накопичувальні та групувальні відомості, меморіальні ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків спеціальні графи.

Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовують для подальшого відображення господарських операцій, що в них містяться, у регістрах синтетичного й аналітичного обліку. На цьому практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи, виконавши свою обліково-аналітичну функцію, підлягають передачі в архів.

Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють поточні й постійні архіви. Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками й інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справу в разі необхідності.

Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному порядку, прошиті й марковані ярликами (рубриками) документи з поточного архіву передають у постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Так, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок — 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів — 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі [14, с. 261].

7. Особливості організації обліку активів, капіталу та зобов’язань

Власний капітал – це загальна вартість засобів підприємства які належать йому на правах власності і використовуються ним для формування його активів. Такі активи формуються за рахунок інвестованого в них власного капіталу і представляють собою чисті активи підприємства. Тобто до власного капіталу належать:

• статутний капітал;

• пайовий капітал;

• додатковий вкладений капітал;

• інший додатковий капітал;

• резервний капітал;

• нерозподілений прибуток (непокритий збиток);

• неоплачений капітал;

• вилучений капітал.

Статутний капітал відображає зафіксовану в засновницьких документах загальну вартість активів, які є внеском власників у капітал підприємства.

Бухгалтерський облік статутного капіталу починається з дати реєстрації підприємства в Державному реєстрі суб’єктів підприємницької діяльності і закінчується в день його виключення з реєстру.

У бухгалтерському обліку первинною вартістю майна, внесеного як внесок у статутний капітал, визнається узгоджена засновниками їх справедлива вартість з урахуванням відповідних витрат. Документами, що підтверджують необхідність відображення в обліку статутного капіталу, є статутні документи підприємства.

В акціонерному товаристві розмір статутного капіталу дорівнює номінальній вартості емітованих акцій і не може бути меншим ніж 1250 мінімальних заробітних плат.

У товаристві з обмеженою відповідальністю розмір статутного капіталу не може бути менший ніж 100 мінімальних заробітних плат.

В акціонерному товаристві статутний капітал створюється за рахунок внесків засновників (акціонерів) в обмін на акції, в товаристві з обмеженою відповідальністю - на корпоративні права.

Згідно з чинним законодавством резервний капітал створюється в розмірі, встановленому засновницькими документами, але не менше ніж 25% від статутного капіталу. Розмір щорічних відрахувань до резервного капіталу встановлюється засновницькими документами, але не менше ніж 5% від суми чистого прибутку. Засоби резервного капіталу знаходяться в повному розпорядженні підприємства і можуть бути використані ним на покриття можливих збитків, непередбачених витрат, сплату боргів підприємства при його ліквідації, на додаткові витрати на виробничий і соціальний розвиток, на поповнення оборотних коштів підприємства, покриття збитків, на виплату гарантованих дивідендів за привілейованими акціями (у випадку недостатності прибутку) та інші заходи, передбачені установчими документами.

Рішення про направлення коштів на формування резервного капіталу приймають на зборах засновників (акціонерів) і оформляють відповідним протоколом. На підставі цього документа в обліку відображається відповідне нарахування резерву.

Додатково вкладений капітал - це емісійний дохід, тобто сума, на яку вартість реалізації випущених акцій перевищує їх номінальну вартість.

Нерозподілений прибуток - це частина прибутку, отримана від ведення господарської діяльності й накопичена з моменту створення підприємства.

Нерозподілений прибуток зменшується на суму дивідендів, оголошених у звітному періоді, на суму відрахувань в резервний капітал. Непокритий збиток - це сума непокритого збитку поточного року і минулих років [5, с. 731].

Кожне підприємство незалежно від форм власності та господарювання здійснює свою господарську діяльність і вступає в економічні зв’язки з постачальниками, покупцями, іншими дебіторами, кредиторами, фінансовими кредитними установами. Все це формує складну систему грошових відносин і розрахунків.

Грошові відносини і розрахунки в економіці України регулюються діючою фінансовокредитною системою, що зобов’язує усі підприємства зберігати вільні грошові кошти в установах банків на своїх поточних рахунках. Зосередження грошових коштів у банківських установах дозволяє їм надавати тимчасову кредитну допомогу тим підприємствам, у яких виникає у цьому потреба, а Національному банку України регулювати грошовий обіг держави.

Кожне підприємство має право одержувати з поточних рахунків банківських установ готівку в свої каси для виплати заробітної плати, на відрядження та господарські потреби. Усі ці численні операції з грошовими коштами відображаються в документах і регістрах бухгалтерського обліку підприємства.

Повсякденний контроль за своєчасністю і повнотою здачі грошових коштів в установи банків, використанням їх за призначенням є однією з важливіших завдань бухгалтерського обліку.

Усі безготівкові розрахунки підприємства відображаються в бухгалтерському обліку. Систематичний контроль за здійсненням розрахунків запобігає можливості утворення простроченої дебіторської та кредиторської заборгованостей, сприяє своєчасному виконанню зобов’язань за платежами до бюджету, на соціальні потреби та відповідних фондів.

Грошові кошти — це найбільш ліквідні активи підприємства, що у будьякий момент і досить швидко можуть бути використані для погашення поточних зобов’язань.

До грошових коштів підприємства згідно з П(С)БО 4 належать:

• готівка в касі;

• кошти на рахунках у банках;

• депозити до запитання.

Для того щоб грошові кошти приносили підприємству прибуток, слід вільні гроші, тобто більші, ніж необхідні для оплати поточних зобов’язань, вкладати в поточні фінансові інвестиції, які дають змогу отримати додатковий дохід у вигляді відсотків. Такі вкладення називаються еквівалентами грошових коштів.

Правильні розкриття і класифікація грошових коштів та їх еквівалентів необхідні для того, щоб дати оцінку ліквідності підприємства, тобто його спроможності своєчасно погашати поточні зобов’язання найбільш ліквідними (готовими до платежу) активами.

Перед бухгалтерським обліком грошових коштів стоять такі завдання:

• контроль за наявністю та рухом грошових коштів у процесі здійснення господарських операцій;

• своєчасне документальне оформлення операцій з грошовими коштами;

• контроль за використанням грошових коштів за призначенням відповідно до діючої нормативної бази.