Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Учебно-методическое пособие

Электронное издание №1

Направление

подготовки/специальность 27.04.01 «Стандартизация и метрология»

Направленность (профиль)

27.04.01.01 «Стандартизация и метрология в инновационной сфере»

Красноярск, 2015

УДК 651.4/.9 (07)

ББК 60.844я73

А 20 (авт. знак дает РИО. Буква по первой фамилии или по названию)

Составитель: Аникиенко Татьяна Ивановна

А 20 Название. Второе название: вид издания [Электронный ресурс] / сост. Т.И. Аникиенко. – Электрон. дан. – Красноярск: Сиб. федер. ун-т, 2015. – Систем. требования: PC не ниже класса Pentium I; 128 Mb RAM; Windows 98/XP/7; Adobe Reader V8.0 и выше. – Загл. с экрана.

Аннотация (несколько предложений, раскрывающих тематику издания).

Предназначено (читательский адрес. Для учебных изданий – направление, специальность с номерами)).

УДК 651.4/.9 (07)

ББК 60.844я73

© Сибирский

федеральный

университет, 2015

Учебное издание

Подготовлено к публикации Издательским центром БИК СФУ

Подписано в свет (2015г.). Заказ ____.

Тиражируется на машиночитаемых носителях.

Издательский центр Библиотечно-издательского комплекса

Сибирского федерального университета

660041, Г. Красноярск, пр. Свободный, 79

Тел/факс [phone]. [e-mail]

http://rio.sfu-kras.ru

Содержание

	Общие сведения	4
	История создания государственных стандартов по документации	5
	Классификация деловых документов	6
	Основные требования к документу	8
	Бланки документов	9
	Продольные и угловые реквизиты	11
	Практическое занятие №1 «Оформление заявления»	14
	Практическое занятие №2 «Оформление автобиографии»	16
	Практическое занятие №3 «Оформление характеристики»	18
	Практическое занятие №4 «Оформление резюме»	22
	Практическое занятие №5 «Оформление приказа»	28
	Практическое занятие №6 «Оформление протокола»	31
	Практическое занятие №7 «Оформление докладной записки»	33
	Практическое занятие №8 «Оформление объяснительной записки»	35
	Практическое занятие №9 «Оформление служебных писем. Деловая переписка»	36
	Практическое занятие №10 «Оформление акта»	41
	Практическое занятие №11 «Оформление справки»	44
	Практическое занятие №12 «Требования к оформлению должностной инструкции. Составление должностной инструкции»	45
	Практическое занятие №13 «Формирование штатного расписания»	48
	Практическое занятие №14 «Содержание и подготовка Устава»	50
	Практическое занятие №15 «Подготовка документов к передаче в архив»	52
	Практическое занятие №16 «Подготовка плановой документации»	56
	Контрольные вопросы	59
	Список литературы	60

1. Общие сведения

Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Состояние делопроизводства характеризует стиль работы аппарата управления, организацию личного труда руководителей всех рангов.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:

- оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов - создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения) - создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел) - создание условий для хранения документов.

Несмотря на столь важное значение документации и делопроизводства в управлении, современное их состояние нельзя признать вполне удовлетворительным. Новые хозяйственные структуры, свободные от административно-командной системы, критически относятся к постановке делопроизводства. Все недостатки носят, как правило, типовой характер и присущи многим организациям, независимо от форм их собственности:

• отсутствие нормативных материалов, регламентирующих организацию документационных процессов;

• отсутствие четкой классификационной схемы документации;

• неупорядоченность состава документов и документационных потоков;

• отсутствие прогрессивных форм учета корреспонденции;

• формальный контроль над исполнением документов;

• плохая организация информационно-справочного аппарата.

Чтобы избежать всех перечисленных выше недостатков, руководителю необходимо унифицировать и рационализировать систему делопроизводства в своей организации. Для этого вводится ряд государственных стандартов на работу с управленческими документами.

Организации обычно стремятся ограничиться минимумом документов. Но этот минимум должен быть достаточным для организационно-правового обеспечения и нормального осуществления деятельности организации. Поэтому при работе с документами должны строго соблюдаться правила оформления и хранения документов в соответствии с требованиями ГОСТов.

В связи с этим повышаются требования к подготовке специалистов в области делопроизводства. Курс “Основы делопроизводства” призван сформировать у будущих специалистов представление о сущности управленческой документации.

2. История создания государственных стандартов по документации

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает "свидетельство". Понимая важность организации делопроизводства еще Петр I издал указ "О подписании протоколов".

В настоящее время установленные формы документов регламентируется ГОСТами.

ГОСТ – это государственный стандарт.

ГОСТы на оформление документов были разработаны и утверждены еще в 1972 г. (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72). В 1978 г. в выше названные ГОСТы были внесены изменения.

С 1 января 1991 г. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 были заменены одним – ГОСТ 6.38-90 “УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”

В 1997 году начал действовать ГОСТ Р 6.30-97 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273. С изменением № 1, принятым и утвержденным Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р 6.30-97». Дата введения – 01.04.2000.

В 2003 году был принят стандарт – ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, дата введения 01.07.2003 г. (действует в настоящее время).

ГОСТ устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Правила и требования ГОСТ 6.30-2003 носят универсальный характер.