Продольные и угловые реквизиты
В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14. (Рекомендация типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания. (Пунктиром на рисунке показаны поля страницы).
Расположение постоянных реквизитов на бланке может быть продольным и угловым (смотрите следующие рисунки 2 и 3):
Продольноерасположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов вдоль документа верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого полей (рисунок 2).
Рисунок 2 – Пример бланка для писем с продольным расположением реквизитов
Рисунок 2 –
Пример общего бланка
с угловым
расположением реквизитов
Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в левой верхней части листа (72,8 х 88,6 мм). Особенно удобен угловой бланк для факсов, писем, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Угловое расположение так же предпочтительнее для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции.
Угловое расположение реквизитов имеет два вида: флаговоеицентрованное.
При флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается.
При центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т.е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа. Чаще всего центрованное расположение используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты «Дата», «Номер документа», «Ссылка на номер и дату входящего документа» отставляются трафаретные места.
При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифта выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используются шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6–24 кегля. Более крупным шрифтом выделяются наименование организаций и видов документов. Допускается наименование организации печатать рисоваными шрифтами.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими получать качественные копии документов с помощью ксерокса.
На бланках документов:
допускается:
располагать ограничительные отметки, которые служат ориентирами при оформлении документов:
«уголки» – указывают начало и конец размещения реквизитов;
«крестики» – отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов;
отрезки прямой линии – для нанесения переменных реквизитов.
не допускается:
размещение на бланке только сокращенного наименования организации, отсутствия сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;
составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации – авторе.
«украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;
размещение на бланке справочных данных об авторе, не соответствующих данным государственной регистрации;
произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта;
размещение дополнительных элементов в оформлении (лишних линий, штрихов и т.д.);
размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что уместно только для совместных предприятий.