Создание стиля

Стиль обычно создают на основе оформленного фрагмента документа. Можно создать новый стиль и сразу же добавить его в коллекцию Экспресс-стили.

1. Выделите фрагмент текста, который требуется использовать для создания нового стиля.

2. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту текста, в меню выберите команду Стили, а затем в подчиненном меню – команду «Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль»

Было уже про стили, см. вопросы 7 и 8

36. Порядок обработки текста с использованием стилей. Коррекция оформления. Каскады стилей.

При работе с документом часто приходится к однородным фрагментам, например, заголовкам, названиям рисунков и таблиц, основному тексту документа и т. п., применять одинаковое оформление. Можно для каждого фрагмента устанавливать требуемые параметры шрифтов, абзацев и др. Но это долго и утомительно, а еще трудно запомнить, где и какие установлены параметры оформления. Облегчить единообразное оформление документов поможет использование стилей.

О стилях на вопрос выше (см. вопр. 7, 8, 35)

Использование стилей позволяет обеспечить единообразие в оформлении документов и возможность быстрого изменения оформления.

Каждый шаблон имеет набор стилей, которые "передаются" создаваемому документу. В последующем при работе с документом можно изменять параметры стилей, можно добавлять стили из других шаблонов и документов, можно создавать новые стили. Стили можно сохранять в документе или в шаблоне. Стили с одним и тем же именем в разных документах и шаблонах могут иметь разное оформление.

Каскады стилей

37. Технология связывания и внедрения объектов в программах верстки и в текстовых процессорах.

Было уже, вопрос 17.

38. Работа с большими документами. Закладки, сноски – назначение, приемы создания и использования.

Назначение сносок. Сноски используются в печатных документах для оформления уточняющих сведений и ссылок. Один документ может содержать и обычные, и концевые сноски. Например, обычные сноски можно использовать для разъяснения вводимых терминов, а концевые — для ссылки на первоисточники. Обычные сноски печатаются внизу каждой страницы документа. Концевые сноски обычно помещаются в конец документа.

Для вставки сноски необходимо:

1. установить курсор в место для вставки знака сноски;

2. выбрать команду Сноска... в меню Вставка;

3. выбрать параметр обычную или концевую, задать нужный параметр в группе -Нумерация; Word вставит номер сноски в текст документа и установит курсор рядом с номером сноски в области сносок.

4. ввести текст сноски;

Для удаления сноски необходимо:

1. удалить знак сноски в документе;

2. Если знаки сносок нумеруются автоматически, то после удаления знака сноски другие сноски перенумеруются.

3. выбрать в меню Правка команду Заменить...(Ctrl+H) – для удаления автоматич. пронумерованных сносок;

4. нажать кнопку 'Больше' на вкладке Заменить, затем — кнопку 'Специальный' и выбрать параметр Знак сноски или Знак концевой сноски;

5. убедиться, что поле Заменить на: пусто, нажать кнопку 'Заменить все'.

Навигация по документу с помощью закладок

Закладка —элемент документа, которому присвоено уникальное имя. Это имя можно использовать для последующих ссылок. Закладки используются для быстрого перехода в определенное место документа, создания перекрестных ссылок, пометки диапазонов страниц для элементов предметного указателя и т.п.

Пометить фрагмент закладкой можно, выделив текст и выполнив команду Вставка > Закладка.

Для добавления закладки необходимо:

1. выделить элемент, или щелкнуть то место в документе, куда следует вставить закладку;

2. выбрать команду Закладка... в меню Вставка;

3. ввести или выбрать нужное имя в поле Имя закладки:;

4. нажать кнопку 'Добавить'.

Имя закладки должно начинаться с буквы; в нем могут быть цифры, но не должно быть пробелов. Если требуется разделить слова в имени закладки, пользуйтесь символом «_».

Для перехода к определенной закладке необходимо:

1. выбрать команду Закладка... в меню Вставка;

2. выбрать способ упорядочения имен закладок в группе Сортировать по:.

3. установить флажок Скрытые закладки – для отображения скрытых закладок;

4. выбрать нужную закладку в списке Имя закладки:;

5. нажать кнопку 'Перейти';

6. можно использовать, для перехода, диалоговое окно 'Перейти' (Правка -> Перейти... (Ctrl+G)) и кнопку 

39. Работа с большими документами: перекрестные ссылки, примечания – назначение, приемы создания и использования.

Перекрестная ссылка — ссылка на элемент, который находится в другой части документа. Можно создавать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия, абзацы и т.п. При создании электронного документа можно использовать гиперссылки для перекрестных ссылок, чтобы пользователи могли перейти к соответствующей ссылке.

Для создания перекрестной ссылки необходимо:

1. ввести в документ текст, с которого будет начинаться перекрестная ссылка;

2. выбрать команду Перекрестная ссылка... в меню Вставка;

3. выбрать тип в списке Тип ссылки: на который следует сослаться, например, 'Заголовок', 'Абзац';

4. выбрать данные, которые следует вставить в списке Вставить ссылку на:, например, 'Текст заголовка';

5. выбрать элемент, на который следует сослаться в списке Для какого/какой (название) :;

6. установить флажок Вставить как гиперссылку – для организации перехода к элементу ссылки.

7. нажать кнопку 'Вставить'

Примечание

Вы редактируете документ, появляются мысли по поводу содержания текста, расположения абзацев, замены предложений и слов. В этом случае поможет примечание.

Шаг 1. Выделите то слово, предложение, абзац, к которому вы хотите записать примечание.

Шаг 2. Перейдите на вкладку «Рецензирование». Найдите на этой вкладке раздел команд «Примечания».

Щелкните на кнопке «Создать примечание».

В вынесенное на поля окошко для примечания впишите свои мысли. Все. Примечание готово.

Примечания можно изменять, скрывать, удалять, по примечаниям можно двигаться.

Чтобы изменить примечание, щелкните на тексте примечания. Сотрите ненужный текст и впишите нужный.

Чтобы скрыть примечания, найдите на вкладке «Рецензирование» блок команд «Отслеживание». В этом блоке найдите кнопку «Показать исправления»:

Если документ большой, примечаний в нем много, то по примечаниям можно двигаться. Для этого нужно пользоваться кнопками «Предыдущее примечание» и «Следующее примечание».

40. Работа с большими документами. Заголовки, стили заголовков. Создание оглавления.

Заголовок –название части текста - раздела или подраздела. В Microsoft Word заголовки используются не только для определения наименований разделов, но и для составления автоматических оглавлений.

Быстрый способ создать заголовки - установите курсор в нужной строке, нажмите комбинацию клавиш Alt+Shift+стрелку влево, если необходимо сделать заголовок аналогично предыдущему. Если надо создать заголовок уровнем ниже, нажмите комбинацию клавиш Alt+Shift+стрелку вправо.

В стиле заголовка используется формат по умолчанию, шрифт Arial, жирный шрифт.

Создание стиля

Чтобы создать стиль, можно настроить все его параметры вручную, либо воспользовавшись существующим стилем в качестве основы.

1. На вкладке Главная в группе Стили щелкните Управление используемыми в документе стилями .

2. Нажмите кнопку Создать стиль.

3. в поле Имя введите название нового стиля.

4. Выберите параметры или откройте меню Формат, чтобы просмотреть дополнительные варианты.

Чтобы использовать в качестве основы для нового стиля форматированный текст, выделите нужный фрагмент и нажмите Создать стиль. Окно Создание стиля откроется с уже заданными атрибутами выделенного текста.

Удаление стиля

Встроенные стили удалять нельзя, только пользовательские. Word применяет стиль "Обычный" ко всем абзацам, в которых использовался удаленный стиль, и убирает его определение из списка.

1. На вкладке Главная в группе Стили щелкните Управление используемыми в документе стилями.

2. В разделе Выберите стиль для применения наведите указатель на стиль, который нужно удалить, щелкните рядом с ним, а затем выберите Удалить стиль.

Оглавление — список заголовков документа, который можно разместить в указанном месте документа. Оглавление можно использовать для просмотра всех тем, обсуждавшихся в документе, а также для быстрого перехода к нужному разделу документа. В режиме Разметки оглавление документа содержит заголовки и соответствующие им номера страниц, в режиме Web-документа заголовки отображаются в виде гиперссылок, позволяющих перейти к нужному разделу документа.

Word автоматически создает оглавление документа если вы использовали встроенные стили заголовков или стили структуры. В готовом документе вы можете применить встроенные стили заголовков только к тем заголовкам, которые следует включить в оглавление.

Для создания оглавления необходимо:

1. установить курсор туда, куда следует вставить оглавление;

2. выбрать команду Оглавление и указатели... в меню Вставка;

3. перейти на вкладку Оглавление;

4. выбрать нужный формат в списке Форматы:;

5. задать другие параметры оглавления.

Word найдет все заголовки, оформленные указанными стилями, отсортирует их по уровню заголовка, добавит соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе.

Для обновления оглавления после внесения изменений необходимо:

1. выделить оглавление и вызвать команду Оглавление и указатели... из меню Вставка;

2. нажать кнопку 'OK' на вкладке Оглавление;

41. Работа с большими документами. Названия таблиц и рисунков. Создание перечней таблиц и рисунков. Создание предметного указателя.

Список иллюстраций — список рисунков, таблиц, графиков и других иллюстраций в документе. В Word можно быстро создать список иллюстраций для документа, который вы собираетесь распечатать или просмотреть.

Для создания списка иллюстраций необходимо:

1. присвоить названия таблицам, рисункам, формулам в документе исп. команду Название меню Вставка;

2. поместить курсор в то место документа, куда следует вставить список иллюстраций;

3. выбрать в меню Вставка команду Оглавление и указатели...;

4. перейти на вкладку Список иллюстраций;

5. выбрать тип названий в списке Название:, которые следует включить в список иллюстраций;

6. выбрать нужный формат в списке Форматы:;

Word найдет все надписи, отсортирует их по номерам и отобразит список иллюстраций в документе. При изменении названий или другого текста документа следует обновить список иллюстраций.

Предметный указатель - В нем собираются отдельные слова и фразы, которые являются ключевыми и могут заинтересовать того, кто будет использовать документ. Обычно также указываются номера страниц, где упоминаются эти термины. Word автоматически упорядочивает указатель по алфавиту и к тому же сохраняет правильную нумерацию страниц при редактировании текста. 

Алфавитный указатель (в Справке Word он именуется Предметным указателем) это список некоторых слов (терминов), встречающихся в документе и выстроенных в алфавитном порядке для удобства поиска. Указатель содержит номера страниц, на которых данные слова упоминаются в тексте документа. Чтобы добавить нужные слова в указатель, необходимо сначала выделить их и нажать сочетание клавиш «Alt»+«Shift»+«X». Откроется диалоговое окно Определение элемента указателя. 

Перекрестная ссылка с полем ввода. Допустим, есть словосочетание "Сочетание клавиш", для которого создан соответствующий элемент указателя. Далее в тексте встречается другое словосочетание - "Комбинация клавиш". Эти словосочетания идентичны. Таким образом, можно выделить "Комбинация клавиш", вызвать окно добавления элементов указателя и выбрать переключатель Перекрестная ссылка. А в поле ввода ввести См. Сочетание клавиш. Пользователь увидит, что в указателе есть ссылка на другой элемент и перейдет к нему, а затем уже от него перейдет на страницу документа, где встречается данное словосочетание. 

В окне Определение элемента указателя можно также задать формат номера страницы для указателя: Полужирный или Курсив.

После помечания во всем документе терминов и фраз, необходимо сформировать указатель. Поместите курсор ввода в то место документа, где должен размещаться ваш указатель, в меню Вставка наведите курсор мыши на пункт Ссылка и выберите из списка команду Оглавление и указатели. Откроется диалоговое окно.

Выберите формат указателя, тип размещения элементов указателя, наличие и количество колонок указателя, язык и нажмите кнопку ОК. Алфавитный (он же предметный) указатель будет вставлен.

Чтобы вставить указатель в редакторе Word 2007 перейдите на вкладку Ссылки и в группе команд Предметный указатель нажмите кнопку Предметный указатель. Откроется диалоговое окно Указатель, в котором установите те параметры, которые вам необходимы, и нажмите кнопку ОК.

42. Работа с шаблонами типовых документов: назначение, создание, редактирование, использование.

Самый простой способ создания нового документа, это использование шаблонов. Шаблоны - стандартные заготовки документов определенного типа и используются для облегчения подготовки документов.

Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документов различного типа: писем, служебных записок, доверенностей. Составной частью шаблонов являются стили, определяющие внешний вид символов и абзацев. Начиная составлять документ, сначала вызывается шаблон этого типа документов, а уже затем его заполнение. Составление документа при этом сводится к заполнению его определенных полей текстом. Один раз сделанный на основе стандартов шаблон может в дальнейшем многократно использоваться.

Некоторые текстовые процессоры (например, WinWord) хранят в шаблонах не только информацию, нужную для создания нового документа, но и некоторые элементы Среды: состав панелей инструментов и меню, набор макросов, коэффициент масштабирования при отображении документа и т.п.

В развитых текстовых процессорах существует целый ряд инструментов, способствующих автоматизации создания шаблонов. Важнейшими являются поля подстановки и макросы. Использование полей подстановки дает возможность вставлять в шаблон документа новые поля, предназначенные для дальнейшего их заполнения.

Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующим образом.

Командой Файл > Создать. Диалоговое окно Создание файла, включить переключатель Создать документ и выбрать шаблон. + См. вопрос 11, там про шаблоны

43. Серийные документы. Работа с ассистентом слияния. Формирование серийных документов.

В MS Word возможны создание и печать однотипных писем и конвертов с разными адресами, отличающихся текстом приветствия и реквизитами получателей. Такие документы одинакового содержания, рассылаемые различным адресатам, называют серийными.

Процесс создания серийных документов включает три этапа:

1. создание основного документа;

2. создание источника данных (базы данных с индивидуальными реквизитами получателей);

3. слияние основного документа и источника данных.

Основной документ содержит неизменную часть серийного документа, оформленную как обычный текст, и специальные поля слияния, замещаемые при слиянии на данные, индивидуальные для каждого получателя.

Источник данных содержит индивидуальные данные (например, адреса, названия организаций, имена получателей). Источник данных можно создать вручную, а можно воспользоваться уже готовым.

Слияние основного документа и источника данных - создание экземпляров серийного документа для каждого адресата. Во время слияния на место полей слияния подставляются их значения из источника данных.

Для создания серийных документов нужно выполните команду главного меню: Сервис ► Письма и рассылки ►Слияние. Откроется Мастер слияния, которые «поведет» по этапам процесса создания серийных документов.

Первый этап– выбор типа создаваемых документов. Выберите нужный тип документа (письма, электронное сообщение, конверты, наклейки, каталог) и нажмите ссылку Далее, находящуюся внизу области задач.

Второй этап – выбор основного документа. Выберите в разделе «Выбор документа» документ, который будет основным документом: текущий документ, шаблон или существующий документ. Нажмите ссылку Далее.

Третий этап – создание источника данных. Для выбора получателей можно воспользоваться готовым источником данных (Использование списка или Контакты Outlook) или создать новый (Создание списка).

Для создания нового источника данных нажмите ссылку Создать…В окне «Новый список адресата» настройте список полей, создайте записи и если необходимо выполните сортировку или поиск записей.

Четвертый этап– добавление в документ полей слияния. Для этого щелкните по ссылке «Другие элементы». Откроется диалоговое окно «Добавление поля слияния». Выберите нужное поле и щелкните по кнопке Вставить. Поле слияния будет вставлено в тест документа в место расположения курсора.

Пятый этап– просмотр документов, полученных путем слияния основного документа и источника данных

Шестой этап – завершение слияния. Можно осуществить печать полученных документов, отправку документов по факсу или по электронной почте, выполнить слияние в новом документе. Для осуществления слияния в новом документе нужно нажать ссылку «Изменить часть писем». После этого откроется окно «Составные новые документы», в котором выберите необходимые записи из источника данных (все, текущую запись, записи из выбранного интервала) и нажмите на кнопку OK.

Ассистент слияния – спец. модуль для подготовки большого кол-ва писем одного содержания разным адресатам.

44. Основные правила верстки. Правила набора текста. Приемы редактирования текста, исправление типовых ошибок.

Основные правила набора текста.

Заголовки располагают над текстом по центру или от левого края.

Заголовок допускается выделять прописными буквами.

Переносы и сокращения слов в заголовках не допускаются.

Точка после заголовка не ставится. Если заголовок из нескольких предложений, то точка НЕ ставится только в конце последнего предложения.

Большие заголовки делятся по смыслу на несколько сток.

В отличие от заголовка подзаголовок принято писать не прописными, а строчными буквами.

Точка после подзаголовка также не ставится.

После знаков препинания пробел

Не исп. Пробел и табуляцию для создания абзацев и колонок

Не исп. Пустую строку для создания интервалов и перехода на другую страницу(только отбивкой)

Заголовок на одной странице с текстом (если в конце – не менее трех строк, если вначале не на первой – не менее четырех)

Перед и после скобок пробелы, внутри их нет.

Число не должно отрываться от единицы измерения, также как и ФИО

В Российской типографике допускаются 2 типа кавычек: Типографские кавычки «» или кавычки-лапки. В русской типографике открывающие кавычки лапок ставятся снизу, а закрывающие сверху. Кавычки нельзя отделять пробелами от слов, они набираются тем же шрифтом, что и текст.

Существует 3 вида черточек: Дефис - соединить 2 части слова, перенос. Дефис никогда не отбивается пробелами. Полудлинное тире-вводится кодом alt 0150, его длина равна половине кегля, используется, как знак минуса. Тире-вводится кодом alt 0151. Знак пунктуации, вокруг ставятся пробелы, кроме тире, стоящего между точкой с запятой. Тире не может стоять в начале строки, если это не начало абзаца.

Межсловные пробелы внутри одной строки и в смежных строках при текстовом наборе не должны резко различаться между собой. Нормальный пробел между словами должен быть равным полукегельной. Увеличение пробела при выключке (доведении строки до установленного формата) допускается до 3/4 кегельной, а уменьшение - до 1/4 кегельной с округлением до целого числа пунктов. Не допускаются совпадения пробелов между словами в трех или более рядом стоящих строках (так называемые "коридоры") по вертикали или косой. Неразрывный пробел соединяет части слова, которые не должны оказаться на разных строках. В Worde-ctrl, shift, пробел. В ИнДизайне из меню команд-ctrl, alt, x.

Существуют определенные требования к качеству работы дизайнера, макетировщика или верстальщика. Единообразие – один из главных критериев качественной верстки. Это означает, что дизайнер должен составить определенные нормы верстки для данного издания и следовать им на протяжении всей работы.

Критерии единообразия верстки таковы:

1 Высота полос текста должна быть одинаковой, колонки газеты или страницы книги должны быть одинаковой высоты плюс-минус одна строка; это правило не касается последней страницы главы или раздела книги, если следующая глава начинается с новой страницы;

 2 Основной текст набран одинаковым шрифтом, недопустимо изменять кегль на разных страницах книги или в разных колонках газеты. В газетной верстке все статьи должны быть набраны шрифтом одной гарнитуры и одного кегля. Это не касается случаев, когда изменением гарнитуры или кегля создаются выделения;

3 отбивки и отступы различных элементов (таблиц, иллюстраций, подписей к ним) должны быть одинаковыми на протяжении всего текста;

4 Оформление таблиц, иллюстраций, цитат, заголовков и всех прочих элементов оформления должно быть одинаковым на протяжении всего издания.

Приводная верстка также является показателем качества выполненной работы. Приводной называется верстка, при которой совпадают строки на обеих сторонах бумаги так, что при печати на тонкой бумаге между строками не виден текст оборотной страницы. Строки должны совпадать по высоте в соседних колонках или на соседних страницах. Добиться приводной верстки можно, если размер иллюстраций, таблиц, заголовков кратен размеру строк. При необходимости отступы увеличиваются, чтобы выровнять последующий текст.

Приводной верстки практически невозможно добиться при использовании отступов между абзацами, т.к. они должны быть небольшими, чтобы не создавать впечатления разорванности текста, и не могут быть величиной в строку текста. В русской типографике отступы между абзацами используются редко, а приводная верстка имеет большое значение. В англо-американской же типографике отступы между абзацами применяются чаще, а приводная верстка – несущественный критерий правильности.

Приводность особо важна при верстке газет или изданий на тонкой бумаге. На плотной бумаге просвечивание строк практически исключено, и можно отказаться от приводной верстки, обращая, однако, внимание на согласование строк в соседних колонках или на соседних страницах.

Кроме требований к верстке, типографика содержит также описание типичных ошибок в оформлении текста. Не все являются грубыми, и в зависимости от характера издания (научное, академическое, популярное, периодическое) некоторые могут иметь меньшую важность или вообще игнорироваться.

Висячими строками называют первую или последнюю строку абзаца в том случае, когда остальной текст абзаца оказался на другой странице. Нельзя переносить последнюю строку абзаца на новую страницу и нельзя оставлять на предыдущей странице первую строку абзаца «в одиночестве».

В русской типографике достаточным количеством строк, которые можно оставить на странице или перенести на следующую, считается две. В зарубежной типографике существуют более сложные и жесткие правила, и многие программы верстки, как и Adobe InDesign, позволяют указать количество строк, которые можно отрывать от абзаца, и автоматически контролируют подобные ошибки.

Зарубежная типографика различает первую и последнюю строки абзаца. При отрыве от абзаца первой строки она называется widow (вдова), а последняя строка – orphan (сирота). Adobe InDesign и другие программы верстки позволяют отдельно настраивать контроль первых и последних висячих строк. Присутствие висячих строк в тексте является ошибкой, однако при верстке газет с этой ошибкой часто смиряются из-за нехватки времени. В остальных случаях дизайнер обязан устранить висячие строки. Достигнуть этого можно несколькими способами:

• за счет изменения ширины межбуквенных и межсловных пробелов, что позволяет увеличить или уменьшить объем абзаца, добавив или «сэкономив» строку;

• изменив интерлиньяж, что позволяет вытеснить или втянуть строку в полосу, колонку или страницу; этот способ считается нежелательным - разное межстрочное расстояние на соседних страницах, является ошибкой;

• за счет переноса абзаца целиком на новую страницу (в случае «повисания» первой строки); следствие такого исправления – разное количество строк на соседних страницах, что может быть скорректировано отдельно;

• сократив или увеличив объем текста на странице (изменение каких-либо оборотов в тексте, введение сокращений); этот способ не в компетенции дизайнера, такими изменениями ведает редактор.

Грубыми ошибками также считаются отрыв заголовка от текста раздела или разрыв заголовка на две страницы. Подобная ошибка настолько распространенная и груба, что программы верстки могут ее контролировать автоматически, как висячие строки. Большинство программ верстки позволяют запретить разрывать строки какого-либо абзаца или отделять абзац от следующих за ним строк.

Считается, что перед заголовком в разрыв текста на странице должно быть не менее трех строк (иногда это число увеличивают). Точно так же, если заголовок находится в конце страницы, после него должно быть не менее трех строк. Если эти условия нельзя выполнить, то заголовок должен начинаться на новой странице и иметь небольшой отступ от верхнего края поля набора.

Красоту и профессиональность верстки можно оценить также по следующим признакам:

1 отсутствие коридоров – совпадающих по горизонтали пробелов в соседних строках, которые отвлекают читателя при чтении и ухудшают читабельность текста

2 Правильное разнесение слов заголовка на разные строки (предлоги не должны отрываться от слов, тесно увязанные словосочетания должны быть в одной строке; в идеале каждая строка должна содержать осмысленный фрагмент текста). Крайне нежелательно использовать в заголовке переносы.

 3 Правильность переносов слов.

4 Количество переносов в соседних строках - подряд может быть не более трех строк с переносами;

5 Отсутствие разрыва слов на разные страницы при переносе (нежелательно, чтобы слово начиналось на одной странице, а заканчивалось на другой);

5 Отсутствие отрывов сокращения от цифр («1994» на одной строке, а «г.» на другой) и инициалов от фамилий (между инициалами и фамилией должны быть пробелы, но они не должны быть на разных строках).

Сайт, где еще можно откопать чего-нибудь: http://www.nnre.ru/kompyutery_i_internet/adobe_indesign_cs3/p5.php#metkadoc23

http://samoychiteli.ru/document7618.html