Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова»

ФАКУЛЬТЕТ ПРИКЛАДНОЙ БАКАЛАВРИАТ

Кафедра информационных технологий

Контрольная работа

по дисциплине «Управление офисом»

Тема «Службы офиса, их задачи и функции»

Выполнил – Студент III курса

Заочного отделения

ФПБ 34 группа

Королев Андрей Павлович

Проверил:

К.э.н., ст.преподователь

Мангушева Ляйля Сайяровна

Москва 2015

Содержание

Введение 3

Офис – как неотъемлемая часть организации 5

Основные функции офиса 8

Документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера 13

Заключение 17

Список литературы 18

Введение

Управление офисом – составная часть менеджмента, отражающая его новые направления, связанные с изучением проблем ведения современного бизнеса и организации в нем управленческих процессов.

Офис – особый вид организаций, оказывающих различные услуги в сфере управления и других сферах.

Процесс управления офисом представляет собой комплекс разнообразных операций, выполняемых в определённой последовательности и обеспечивающих реализацию основных функций управления предприятием. Этот процесс определённо базируется на операциях, имеющих в своей основе организационно-административный, аналитико-конструктивный и информационно-технический характер.

Организационно-административная деятельность предполагает служебно-коммуникационные, распорядительные, координационные и контрольно-оценочные действия, свойственные, как правило, труду руководителя.

Аналитико-административная деятельность лежит в основе процесса подготовки и принятия решений и составляет содержание труда специалистов офиса.

Информационно-техническая деятельность составляет документационные, учётные, счётные, вычислительные и коммуникационно - технические операции, выполняемые техническими исполнителями..

Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы.

Таким образом цель данной работы заключается в исследовании службы офиса, их задач и функций.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач:

• Рассмотреть офис-менеджмент как разновидность управленческой деятельности;

• Описать офис – как неотъемлемую часть организации;

• Проанализировать основные функции офиса;

• Рассмотреть документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера.

Объектом работы является офис. В качестве предмета работы выступил процесс управления офисом.

Теоретической основой исследования послужили труды известных зарубежных и отечественных ученых.

Офис – как неотъемлемая часть организации

В переводе с английского слово office означает:

1. служба, место, должность, пост;

2. нахождение у власти, на посту;

3. ведомство вообще, и в т.ч. предприятие, организация, учреждение;

4. отдел, бюро, управление как структурный элемент предприятия, осуществляющий административные функции;

5. контора, канцелярия;

6. служебное помещение, кабинет;

7. служащие;

8. обязанность, долг, функция;

9. сведения;

10. служба при доме при офисе.

Менеджмент management можно перевести не только как классическое управление, заведование, но и следующим образом:

1. правление, дирекция, администрация в качестве органа коллегиального управления предприятием;

2. умение справляться с работой;

3. бережное, чуткое отношение к людям в данном случае - к персоналу¹.

Менеджер - manager – это:

1. управляющий, заведующий, руководитель, администратор, директор;

2. управляющий имуществом;

3. в некоторых случаях - лицо, уполномоченное заниматься организационными вопросами, вести переговоры и т.п.

Если следовать изложенному выше то, офис-менеджер - office-manager - это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия но не структурного подразделения вообще.

Образно говоря, офис-менеджер - это хозяин офиса, начальник штаба, первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия организации, учреждения . 6 Офис-менеджмент представляет собой один из видов управленческой деятельности.

Руководитель офиса относится к категории основного состава руководителей организации (предприятия). Он подчиняется непосредственно руководителю организации (предприятия) и го статус равен статусу его первых заместителей. Основными его задачами являются руководство и контроль финансово-хозяйственной деятельности офиса с целью обеспечения максимальной эффективности организации².

Работа руководителя офиса регламентируется (в зависимости от масштабов деятельности) уставом, положением или должностной инструкцией.

На должность руководителя офиса назначается лицо, отвечающее установленным квалификационным требованиям. Эту должность предпочтительно занимает лицо с высшим профессиональным образованием и стажем работы и стажем работы на руководящих должностях в коммерческих структурах.

Руководитель офиса в пределах своих функций имеет следующие должностные обязанности:

• Осуществление руководства всеми видами работ в офисе;

• Направление деятельности персонала офиса на достижение организационных целей;

• Обеспечение выполнения всех обязательств предприятия перед государством, поставщиками, заказчиками и банками;

• Обеспечение офиса квалифицированными специалистами, а также наилучшее использование их знаний и опыта, создание благоприятных условий труда;

• Обеспечение соблюдение законности деятельности офиса, активное использование правовых средств для совершения управления;

• Решение всех вопросов в пределах представленных прав и поручение выполнения отдельных производственно-хозяйственных функций другим должностным лицам – руководителям функциональных служб офиса.

Содержание труда руководителя офиса:

• Планирует работу коллектива исходя из общих задач,

• Определяет долю участия в выполнении работы каждого подразделения и подчинённых работников;

• Организует собственный труд и труд подчинённых по выполнению работ;

• Контролирует ход выполнения работы;

• Оценивает и стимулирует деятельность подчинённых³.

По данным обследований, продолжительность рабочей недели руководителя офиса может составлять от 60 до 80 (и более) часов, при этом его рабочее время распределяется следующим образом: запланированные заседания и встречи - 59%, незапланированные встречи - 10, работа с документами - 22, телефонные переговоры - 6, поездки и др. - 3%.

В процессе труда руководителя офиса особое и важное место занимает работа с информацией.

Приоритетные требования к руководителю офиса:

• Лидерство;

• Эффектность руководства;

• Видение перспектив;

• Достижение согласия;

• Предприимчивость;

• Гибкость в смене роли;

• Восприимчивость;

• Гибкий стиль;

• Способность к анализу;

• Решение проблем⁴.

Главными отличительными чертами офис-менеджмента являются - тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих планирование, организация, контроль, учёт и т.д., непосредственное личное взаимодействие офис-менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции - промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.

Также офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом предприятия.