1.2.6. Унифицированные системы документации

В последней трети ХХ в. с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего, в сфере управления.

Вначале 1980-х гг. в СССР фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система ДОУ с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973. В общей сложности в СССР было разработано 16 УСД.

УСД (согласно стандартизованному определению) — это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности». (ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». ­ М., 1998.).

Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

УСД способствует:

— сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

— широкому использованию персональных компьютеров, поскольку унифи­цированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);

— упорядочению информационных потоков;

— сокращению количества документов;

— дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

— общероссийские;

— отраслевые (ведомственные);

— формы документов субъектов РФ;

— формы документов объединений, предприятий, организаций.

Контрольные вопросы:

1. Какова система документной деятельности и что она в себя включает?

2. Какое место занимают информация и документы в современной системе управления?

3.Дайте характеристику направлений документной деятельности:

- непосредственная работа с документами;

- административно-управленческая деятельность;

- научная деятельность;

- информационно-методическая деятельность.

4. Что понимается под управленческой информацией?

5. По каким позициям классифицируется информация?

6. Порядок обмена информацией?

7. Расскажите об уровнях управления документацией?

8. Каковы особенности управления архивной документированной информацией?

9. Роль Росархива в оказании государственных услуг в сфере архивного дела?

10. Назовите нормативно-методическую базу, регламентирующую основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов?

11. В чем заключается алгоритм поиска необходимой документированной информации?

12. Что представляет собой непосредственный поиск документов?

13. По каким признакам осуществляется поиск документов в ручных ИПС?

14. Каковы возможные варианты поиска документов в автоматизированных компьютерных ИПС?

15. Из каких этапов состоит поиск документированной информации?

16. Что является основой для построения поисковых систем?

17. Назовите классификаторы, получившие наибольшее распространение в ИПС?

18. Содержание контрольно-справочной картотеки?

19. В чьей компетенции находится выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы?

20.Что включает в себя система ОРД?

21. Из каких подсистем состоит ОРД?

22.Какие виды документов относятся к организационно-правовой документации?

23. Какие виды документов входят в подсистему распорядительной документации?

24. Какие виды документов входят:

— в систему плановой документации?

— систему информационно-справочной, информационно-аналитической?

— систему отчетной документации?

— кадровую информационно-документационную систему?

— систему научно-исследовательской документации?

— систему проектно-конструкторской документации?

— систему технологической документации?

— систему документов, связанных со сферой обслуживания и потребления, способствующая использованию технических средств?

— систему документов, фиксирующих информацию о природе как объекте человеческой деятельности?

— патентную документацию и стандарты?

25. Что понимается под УСД?

26. Форма закрепления результатов унификации документов.

27. Что составляет ядро УСД?