1.2..2. Информация в управленческой деятельности
Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.
Управление любым предприятием – это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (схема 10.2).
Схема 1.2..2. Общая структура документационного обеспечения управления
Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.
Информация может быть классифицирована по ряду позиций, в частности:
- по назначению (одноцелевая, связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении нескольких разнообразных проблем);
- по возможности хранения (фиксируемая информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, о чем свидетельствуют наскальные надписи и рисунки, не фиксируемая информация используется в момент получения: она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);
- по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника и систематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших процессы предварительной «очистки» и систематизации, позволяющих решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);
- по полноте информация может быть частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией);
- по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).
Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.
Существующие на сегодняшний день определения информации применительно к человеческому обществу выражаются в виде:
• сведений, запечатленных в организмах результатах отражения движения объектов материального мира и являющихся одной из форм проявления информации;
• сообщений, образуемых организмами в целях обмена сведениями с другими организмами, представляющих собой другую форму проявления информации.
Нетрудно заметить, что каждое из рассмотренных определений является всего лишь частным случаем одного из двух ранее рассмотренных классов информации: внутренней (структурной) и внешней (оперативной) соответственно.
Мы живем в информационном мире. Все, что мы видим, слышим, помним, знаем, переживаем, – это различные формы информации. Совокупность сведений становится знанием лишь после интерпретации их субъектом и включения их в свою информационную модель окружающей действительности. Следовательно, информацию в широком смысле можно определить так же, как совокупность знаний об окружающем нас мире. В таком понимании информация является важнейшим ресурсом научно-технического и социально-экономического развития общества.
Под информационными ресурсами в широком смысле понимается вся накопленная человечеством информация об окружающей нас действительности, зафиксированная на материальных носителях, обеспечивающих ее хранение и передачу во времени и пространстве между различными потребителями для удовлетворения их потребностей.
В отличие от материального и энергетического ресурсов, информационный ресурс не уменьшается при потреблении, а накапливается со временем, сравнительно легко и просто с помощью технических средств обрабатывается, хранится и передается на значительные расстояния.
В зависимости от потребителя информационные ресурсы могут быть государственными, информационными ресурсами предприятия (организации) и конкретного индивидуума.
Информация, содержащаяся в государственных информационных системах, а также иные имеющиеся в распоряжении государственных органов сведения и документы являются государственными информационными ресурсами.
Под информационной системой понимается совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. Таким образом, в жизни общества информация проявляется в форме сведений и сообщений (содержащих эти сведения), предназначенных для их доставки и обмена между элементами социума, которые при этом вступают в информационные отношения.
Под информационными отношениями понимаются регулируемые правом общественные отношения, возникающие в процессе взаимодействия субъектов в целях удовлетворения их интересов в обладании необходимой информацией, передаче части имеющейся информации другим субъектам, а также в сохранении в тайне оставшейся части информации.
Интересы, возникающие в социуме и связанные с информацией, подразделяются на три основные группы:
1. Интересы человека – обусловливаются необходимостью адаптации к условиям существования в природной и социальной среде и заключаются в обладании требуемой для этого информацией, обмене информацией с одними людьми и сохранении в неизвестности для других людей части имеющейся информации. Последнее обстоятельство обеспечивает определенную степень независимости человека от других лиц, повышает комфортность его существования;
2. Интересы общества – обусловливаются необходимостью поддержания общественной стабильности, обеспечения лучших условий жизни своих членов (граждан) и безопасности социального развития. Они заключаются в обладании институциональными социальными образованиями требуемой информацией, обмене информацией между членами социальных образований, сохранении в неизвестности для других лиц части информации, которой обладают члены данного социального образования. Это повышает устойчивость функционирования данного социального образования в условиях существования часто встречающегося конфликта его интересов с интересами других социальных образований;
3. Интересы государства – обусловливаются необходимостью эффективного выполнения функций по управлению делами общества, обеспечению безопасности его существования и развития. Эти интересы заключаются в обладании государственными органами определенной информацией, передаче части этой информации гражданам, социальным образованиям и сохранении в тайне для неуполномоченных лиц информации, разглашение которой может нанести вред выполнению функций государства.
Информация как объект правовых отношений в социуме классифицируется следующим образом:
1. Информация может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения.
2. Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).
3. Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется:
•на свободно распространяемую;
•предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;
•подлежащую предоставлению или распространению в соответствии с федеральными законами;
•запрещенную к распространению в Российской Федерации или распространение которой ограничено.
Кроме того, законодательством Российской Федерации могут быть установлены виды информации в зависимости от ее содержания или обладателя.
Поскольку регулируемые правом общественные отношения выражаются через информационные посредством фиксации юридических фактов в виде сообщений, именуемых документами, то предметом нашего дальнейшего рассмотрения является документ как частный случай сообщения.
Существующее определение: документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа).
Это определение недостаточно полно и адекватно существующим реалиям, поскольку за его рамками остались некоторые весьма важные свойства документа как сообщения.
При разговоре по телефону сообщением является непрерывное изменение во времени звукового давления, отображающее не только содержание, но и интонацию, тембр, ритм и иные свойства речи. При передаче движущихся изображений в телевизионных системах сообщение представляет собой изменение во времени яркости элементов изображения.
Таким образом, сообщение представляет собой кодированный эквивалент события, зафиксированный источником информации и выраженный с помощью последовательности условных физических символов (алфавита), образующих некоторую упорядоченную совокупность.
Передача сообщений (следовательно, и информации) на расстояние осуществляется с помощью какого-либо материального носителя (бумаги, магнитной ленты и т.д.) или физического процесса (звуковых или электромагнитных волн, электрического тока, являющихся также материальными носителями). Физический процесс, отображающий (несущий) передаваемое сообщение, называется сигналом.
Следовательно, в настоящее время существуют два принципиально отличных (относительно системы восприятия человека) вида носителей сообщения (документа): предмет и процесс – и соответственно два направления защиты: традиционная защита носителя сообщения (документа) и новое направление – защита информационных технологий как процессов обработки электронных сообщений (документов).
Главной характеристикой предмета в качестве носителя сообщения (документа) является неизменность его параметров в течение длительного времени, что позволяет ему успешно выполнять функцию транспортировки во времени, т. е. хранения сообщения (документа). При передаче и обработке электронного сообщения (документа) оно существует в форме процесса, что позволяет ему более успешно выполнять функцию транспортировки информации в пространстве.
Поскольку технологии изготовления сообщений (документов) относятся к информационным, приведем существующее определение этого понятия.
Информационные технологии – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. Следовательно, в процессе изготовления электронного сообщения (документа) участвуют следующие объекты:
- компьютеры;
- данные (другие ЭС);
- сетевые (телекоммуникационные) средства ;
- информационные технологии.
Коренным отличием новых (цифровых, электронных) информационных технологий от традиционных аналоговых является то, что при изготовлении электронного сообщения (документа) отсутствует его привязка к конкретному (уникальному) носителю.
В первом приближении переменные, функцией которых является сообщение, могут быть заданы следующим далеко не полным перечнем:
1. Целевая направленность сведений, отраженных в сообщении, определяющая область их применения:
- научно-техническая информация;
- экономическая информация;
- управленческая информация;
- технологическая информация;
- производственная информация;
- юридическая информация;
- справочная информация;
- социальная информация;
- медицинская информация;
- прочая информация (в том числе художественная, религиозная, музыка, искусство, литература).
2. Содержание сообщения – различные сведения, отражаемые в сообщении и определяющие его прагматическую ценность.
3. Пространственно-временные характеристики сообщения – сведения о его местонахождении в определенный момент времени.
4. Языки (алфавиты, правила, способы, методы, алгоритмы, программы) преобразования информации (сведений и соответствующих им сообщений), в том числе при изменении носителя информации, устройств воспроизведения, фиксации, сбора, передачи, хранения, обработки, ввода-вывода сообщений:
• алфавит преобразования сведений в сообщения: буквы, цифры; символы иероглифических систем письменности;
• знаки – математические и химические, почтовые, картографические, железнодорожные и пароходные, метеорологические, астрономические, правил уличного движения, прочие системы специальных знаков и условных обозначений (знаки радиоэлектронных схем, технологических процессов и т. п.);
• преобразования: информации (сведений и сообщений) – кодирование-декодирование, транслитерация, ранскрибирование;
- носителей;
- технических средств;
- алгоритмов, программ, правил.
5. Устройства, обеспечивающие взаимодействие источника и приемника при приеме-передаче сообщений, а также их обработку:
- средства ручной обработки;
- оргтехника;
- кинофототехника;
- электронно-вычислительная техника;
- средства и каналы связи.
6. Способ сохранения (закрепления, записи) информации:
- тексты;
- графика (рисунки, чертежи, карты, изображения, видеоматериалы и т. п.);
- представление пространственных данных;
- аудиоинформация;
- аудиовизуальная информация;
- цифровая и аналоговая информация, записываемая различной регистрирующей аппаратурой;
- перфорация (от азбуки для слепых до кодовых комбинаций на перфоносителях) .
7. Носитель информации:
•бумажный носитель для традиционных средств полиграфии, печатающих устройств, перфолента, перфокарта;
•магнитные и магнитооптические носители – магнитная лента, магнитные диски, СД ROM, оперативная память;
•микрофильмовые носители и кинофотоматериалы – микрофильмы, микрофиши, фотоносители, киноматериалы;
•устройства отображения – табло для алфавитно-цифровой информации, экраны, самописцы;
•сигналы – переносчики сообщений, передаваемых по линиям связи.