Контрольные вопросы:

1. Понятие «документ».

2. Понятие «информация».

3. Понятие «информационные ресурсы».

4. Понятие «документирование».

5. Документ и управление.

6. Система документов и управление.

7. Документационное обеспечение управления.

8. Международный стандарт на управление документацией.

Глава 1.2. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления

1.2.1. Основные виды документной деятельности

1.2.2. Информация в управленческой деятельности

1.2.3. Управление документацией

1.2.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения

1.2..1. Основные виды документной деятельности

На ранних этапах становления и развития сферы управления, науки, техники, равно как и других отраслей человеческой деятельности, работа с документами входила в число вспомогательных операций для лиц, занятых в этих сферах. Но постепенно объем подобного рода операций увеличился настолько, что вызвал необходимость выделения специальных профессиональных групп для их выполнения. В результате работа, связанная с созданием, обработкой, хранением, распространением документов, стала обособляться в отдельную отрасль профессиональной документной деятельности. Так появились делопроизводители, библиотекари, переводчики, архивариусы и многие другие подобного рода профессии.

Со временем произошла институционализация информационно-документационной сферы. Появился целый ряд специальных социальных институтов, занимающихся исключительно упорядочением информационного пространства, оптимизацией и направлением движения информационных потоков, обеспечением сохранности накопленных информационных ресурсов или, иначе говоря, созданием, распространением, хранением, поиском, организацией использования документов.

На современном этапе документная деятельность представляет собой сложно-структурированную систему.

В ней выделяют четыре основных направления:

- непосредственная работа с документами, осуществляемая практическими сотрудниками (делопроизводителями, секретарями, архивистами, библиотекарями и т.д.) на предприятиях, в учреждениях, организациях;

- административно-управленческая деятельность, регулирующая работу документоведов-практиков. Ею занимаются руководители соответствующих организаций, учреждений, предприятий, а также руководители их специализированных структурных подразделений (общие отделы, канцелярии, отделы кадров и т.п.);

- научная деятельность, ориентированная на разработку теоретических проблем и рационализацию практики работы с документами.

Ее осуществляют, главным образом, ученые вузов, работающие на кафедрах документоведческого профиля, а также сотрудники специализированных научно-исследовательских институтов (например, ВНИИДАД), ведущие специалисты крупных архивов, библиотек, центров научно-технической информации;

- информационно-методическая деятельность, направленная на внедрение в практику результатов научных исследований и передового опыта работы с документами.

Она выполняется, в частности, сотрудниками научно-методических отделов архивов, библиотек. Важное место в этой работе занимают специализированные журналы документоведческого профиля («Делопроизводство», «Секретарское дело» и др.).

Документная деятельность включает всю совокупность действий, связанных с документом от момента его создания до утилизации или организации постоянного хранения и дальнейшего использования.

Важнейшими видами документной деятельности являются:

•Производство документов;

•Обработка документов;

•Хранение документов;

•Поиск документов;

•Использование документов.

В основе системы организации и технологии работы с документами лежат научные принципы и методы, а также огромный практический опыт, накопленный за многие сотни лет документной деятельности в различных сферах и разных странах. Это обусловило формирование и развитие не только специализированных учреждений, учебных заведений соответствующих профессий, специальностей и специализаций, но и появление целого ряда прикладных документоведческих дисциплин, ориентированных на разработку оптимальных методов работы с теми или иными конкретными видами документов и системами документации.