3. Сценарий бизнес-процесса формирования товарного ассортимента

В предыдущем разделе нами определена организационная структура, объект и предмет исследования в рамках отдела маркетинга ЗАО «ТАНДЕР». Теперь стоит задача определения логики процесса оценки предпочтений покупателей и использования этих данных при формировании товарного ассортимента. Для этого обратимся к сценарию бизнес-процессов.

Сценарий бизнес-процесса оценки предпочтений покупателей и формирования ассортимента будем представлять с помощью диаграммы потоков работ.

WFD (Work Flow Diagram - Диаграммы потоков работ, Диаграммы алгоритмов) [6] используются при описании бизнес-процессов нижнего уровня. Этот стандарт описывает не только статическую картину бизнес-процесса, но и логику взаимодействия. Он включает логические операторы, события начала и окончания процесса, а также элементы, показывающие временные задержки, а также использует графическое описание информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов. С его помощью можно описывать любые сценарии действий, последовательности выполнения работ. Каждый сценарий сопровождается описанием процесса и может быть использован для документирования каждой функции. Отличительной особенностью WFD - диаграммы является то, что стрелки между операциями бизнес-процесса обозначают потоки или временную последовательность выполнения работ.

WFD-диаграмма сценария бизнес-процессов оценки предпочтений покупателей и формирования ассортимента в отдела маркетинга ЗАО «ТАНДЕР» показана на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 – Сценарий бизнес-процессов оценки предпочтений покупателей и формирования ассортимента в отделе маркетинга ЗАО «ТАНДЕР»

Введем пояснения к приведенной диаграмме (см. таблицу 1.1)

Таблица 1.1 – Детализация сценария бизнес-процессов

Код	Действие	Исполнитель	Требования к срокам/ период	Документация	Следующее действие/условие
					Условие перехода	Действие
1	Определение списка товаров	Руководитель группы планирования	-/1 раз в полугодие	-	-	Ознакомление с опытом других магазинов, изучение доступных товаров, отбор
2	Формирование общего ассортимента	Категорийный менеджер	1 неделя /1 раз в полугодие	Общий ассортимент	Получен список рекомендуемых товаров от Руководителя группы планирования / Получены замечания по составленному ассортименту	Отбор товаров, выгодных с точки зрения реализации, категоризация, составление ассортимента/ корректировка ассортимента в соответствии с замечаниями
3	Проверка на недочеты	Руководитель группы планирования	1 день/ 1 раз в полугодие	Общий ассортимент	Получен общий ассортимент	Проверка ошибок, недочетов, выделение замечаний по составлению ассортимента
4	Утверждение общего ассортимента	Руководитель группы планирования	1 день/ 1 раз в полугодие	Общий ассортимент	В полученном ассортименте недочетов не выявлено	Принятие ассортимент
5	Создание сезонного ассортимента	Категорийный менеджер	30 минут/ ежедневно	Сезонный ассортимент	Утвержден общий ассортимент/ закончен рабочий день и проведен анализ предпочтений/найдены недочеты	Выбор товаров для следующей закупки / выбор с учетом предпочтений/ корректировка
6	Проверка на недочеты	Заведующий	10 минут/ 1 раз в день	Сезонный ассортимент	Получен сезонный ассортимент	Проверка ошибок, недочетов, выделение замечаний по составлению
7	Утверждение ассортимента	Заведующий	10 минут/ 1 раз в день	Сезонный ассортимент	В полученном сезонном ассортименте недочетов не выявлено	Принятие сезонного ассортимента
8	Организация закупок	Категорийный менеджер	-/ ежедневно	-	Утвержден сезонный ассортимент, начался новый рабочий день	Технологический процесс организации закупок
9	Продажа товаров	Магазин Магнит-косметик	-/ежедневно	-	Начался рабочий день	Реализация товаров, заказанных Категорийным менеджером
10	Учет продаж	Магазин Магнит-косметик	5 минут/ежечасно	Кассовая книга	Продан товар, начался новый рабочий час	Внесение сведений о проданных товарах в кассовую книгу
11	Анализ продаж	Категорийный менеджер	15 минут/ ежедневно	Отчет по объемам реализации	Закончились продажи товаров	Выборка из кассовой книги сведений по объему реализации каждого вида товаров из ассортимента
12	Планирование следующего дня	Категорийный менеджер	15 минут/ежедневно	Отчет по объемам реализации	Проведен анализ продаж, выделены объемы реализации каждого товара	Выборка из текущего сезонного ассортимента товаров, реализованных в достаточных объемах

Из таблицы 1.1 следует следующая картина относительно сценария бизнес-процессов оценки предпочтений покупателей и формирования ассортимента в отделе маркетинга ЗАО «ТАНДЕР».

Раз в полугодие Руководитель группы планирования изучает тематические статьи, знакомится с литературой, обменивается опытом с коллегами из других магазинов и выбирает перечень товаров, из которых в течение всего полугодия будет составляться ежедневный ассортимент в магазинах «Магнит-Косметик».

После определения перечня товаров, Категорийный менеджер в течение одной недели представляет Руководителю группы планирования общий ассортимент, содержащий только те продукты из предложенного перечня, продажа которых будет экономически целесообразной, а сами товары востребованы и безопасны для клиентов.

Сформированный общий ассортимент в течение дня проверяется на предмет ошибок, несоответствий с целью выделения замечаний и улучшения.

Если есть недочеты, то ассортимент отправляется на корректировку Категорийному менеджеру, который опять в течение максимум 1 недели должен устранить замечания и представить новую версию.

Если замечаний в полученной версии ассортимента не обнаружено, то Руководитель в течение одного дня утверждает его, печатая на бланке и заверяя подписью и печатью.

Имея на руках общий ассортимент, Категорийный менеджер приступает к составлению сезонного ассортимента – перечня товаров, входящих в общий ассортимент, которые будут реализованы в новый рабочий день. На это отводится порядка получаса, а сам процесс повторяется ежедневно в конце рабочего дня.

Затем идет процедура утверждения сезонного ассортимента, аналогичная утверждению общего ассортимента, однако занимающая меньше времени. 10 минут против 1 дня.

С началом нового дня Категорийный менеджер начинает заказ товаров согласно сезонного ассортимента, процесс повторяется ежедневно и длится весь рабочий день.

Товары реализуются Магазином Магнит-косметик, который в конце каждого рабочего часа предоставляет кассовую книгу, внося данные о выполненных за час продажах.

По окончании продаж (закрытии зала) Категорийный менеджер приступает к анализу продаж. Взяв кассовую книгу он в течение 15 минут занимается составлением отчета по объемам реализации – неформального документа, содержащего объемы реализации каждого товара из сезонного ассортимента.

Имея на руках отчет по объемам реализации, Категорийный менеджер планирует следующий день, исключая товары, проданные в минимальных количествах из сезонного ассортимента, заменив их соответственно аналогами из общего. На это отводится 15 минут. После чего возвращаемся к пункту 5 – создание сезонного ассортимента.

Выводы по рассмотрению сценария. Детальное изучение процессов объекта исследования в моей работе показывает, что есть ошибки в плане распределения обязанностей. В частности, анализом продаж занимается Категорийный менеджер, тратя 30 минут на обработку кассовой книги вместо более тщательного составления товарного ассортимента. Далее применим математическое моделирование, чтобы оценить количественные характеристики предметной области и выявить узкие места исследуемого бизнес-процесса.