4.2 Функциональные возможности проектируемой системы

Процесс управления отгрузкой продукции и оформления первичной документации складывается из ряда этапов. Рассмотрим подробнее все эти операции в контекстефункционала проектируемой информационной системы:

Анализ наличия свободного транспорта. Выполняется автоматически. Информация становится доступной сразу же после въезда автомашины на территорию

Анализ загруженности производственных мощностей. Для выполнения анализа достаточно вызвать соответствующее диалоговое окно системы, чтобы показать ранее отправленные под загрузку, но еще не отгруженные автомашины с группировкой по отгрузочным площадкам.

Оформление заданий отгрузочным терминалам. Факт оформления товарно-транспортной накладной в автоматизированной системе одновременно является оформлением задания соответствующему отгрузочной площадке. При оформлении ТТН диспетчер в соответствии с рекомендациями системы выбирает площадку, на которую собирается отправить машину. Для заполнения ТТН диспетчеру нужно лишь ввести несколько значений в поля формы ввода

• Номер машины и ФИО водителя

• Количество продукции

• Номер службы сбыта

Все остальные поля заполняются автоматически из 1С: Предприятие, функционирующей в отделе.

Передача заданий отгрузочным площадкам Выполняется автоматически сразу же после записи оформленной товарно-транспортной накладной в базу данных информационной системы службы сбыта.

Контроль выполнения заданий. Выполняется автоматически. Выполненное задание после отгрузки сразу же уходит из очереди на соответствующей отгрузочной площадке и попадает в архив отгрузки

Оформление комплекта первичной документации. Печать комплекта документов выполняется автоматически сразу же после завершения отгрузки на отгрузочной площадке. Диспетчеру нужно лишь поставить свою подпись и печать

Выдача пропусков на вывоз продукции для службы безопасности. Выполняется автоматически сразу же после завершения отгрузки на отгрузочной площадке. При неполной загрузке или по желанию диспетчера может дополнительно осуществляться автоматический выездной весовой контроль.

Управление обслуживанием клиентов в проектируемой системе осуществляется в разрезе договоров на поставку продукции, заключенных предприятием со своими заказчиками. Все заключенные договора автоматически загружаются из 1Св технологическую базу данных с указанием следующих основных реквизитов:

• Наименование заказчика продукции и грузополучателя

• Номер и дата заказа

• Скидка на продукцию и транспортные услуги по данному заказу относительно базового прайс-листа

• Дата завершения заказа (для заказов с фиксированной датой завершения заказа)

• Спецификация заказа, включающая в себя перечень и количество заказанной продукции

• Адреса, по которым будет осуществляться доставка продукции

• Прочие параметры заказа, влияющие на его обработку системой (контроль остатка, учет неполной загрузки автотранспорта и.т.п.)

• ФИО менеджера, оформившего заказ

По мере исполнения заказа система автоматически меняет информацию о нем в базе данных. Для каждой строки спецификации отображаются количество отгруженной продукции, сумма отгруженной продукции, на специальной вкладке "Отгрузки" можно видеть все выполненные по данному заказу отгрузки с указанием реквизитов товарно-транспортных накладных.

По окончании отгрузки всего заявленного количества продукции или по истечении срока действия заказа он переносится из перечня действующих заказов в архив заказов, где хранится в течение времени, заданного в системе для хранения архивов.

После ввода информации о заключенном договоре в базу данных заказ становится доступным для выполнения отгрузок. По мере необходимости в получении продукции клиент регулярно делает сменные заявки на получение продукции по договору.

По каждой сменной заявке клиента сотрудником предприятия вводится следующая основная информация:

• Заказ, на основании которого сделана заявка

• Наименование продукции из спецификации заказа, которую необходимо отгрузить

• Дата, на которую подана заявка

• Количество продукции

• Адрес, по которому будет выполняться доставка

• Почасовой план отгрузки в соответствии с производственными мощностями и необходимым клиенту графиком поставки продукции

• Дополнительные отметки и примечания, характеризующие заявку клиента

По окончании ввода в систему информации о заказе, формирования сменных планов начинается исполнение этих заявок диспетчерами в соответсивии с приоритетами заявок, наличием свободного транспорта и.т.п. По мере отгрузки информация о выполнении сменных планов постоянно корректируется: уменьшается остаток продукции, который необходимо отгрузить, увеличивается количество отгруженной продукции, а также отображается ход исполнения часовых заявок. После исполнения всей сменной заявки ее статус меняется и дальнейшая отгрузка по ней становится недоступна.

В процессе исполнения заявки или после ее окончания может возникать ситуация, когда по той или иной заявке требуется изменить количество продукции. В этом случае диспетчер оперативно корректирует заявку, основываясь на текущей производственной ситуации (загрузке производственных мощностей, наличии свободного транспорта и.т.п.).

Одним из путей повышения эффективности работы диспетчерской службы предприятия по обслуживанию заявок клиентов на отгрузку продукции является функционал информационной системы службы сбыта, реализующий набор методов оценки текущей производственной ситуации на отгрузочных площадках и в очередях транспорта, ожидающего погрузки. В перечне функций для диспетчерской службы заложен нимальный набор функций для отображения общей картины (размеры очередей на терминалах, складывающиеся из оформленных заявок на отгрузку, текущие остатки по заявкам клиентов, рассчитанные на основании выданных накладных и.т.п.).

Для анализа текущих очередей транспортных средств в системе предусмотрена соответствующая функция. В окне, вызываемом из главного меню, диспетчер в любой момент может увидеть количество неотгруженных заявок на каждом из терминалов. По каждой из заявок отображается только основная информация (накладная, номер заказа, продукция, количество, номер автомашины, ФИО водителя). Таким образом, диспетчер в любой момент может оценить равномерность загрузки терминалов и при необходимости перенести любой из заявок на любой отгрузочный терминал. На основании длительности предыдущих отгрузок за текущую смену, интервалов подачи транспорта под загрузку система может отображать ориентировочное время ожидания погрузки для любой из машин, находящихся в очереди. По окончании отгрузки очередь на терминалах автоматически пересчитывается. Таким образом, в любой момент времени имеется возможность оценить загрузку производственных мощностей одним нажатием кнопки мыши.