IV Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Специалистами отдела по работе с обращениями граждан проверяется правильность оформления ответа, его соответствие требованиям к составлению ответов при рассмотрении обращений граждан (требования к составлению ответов при рассмотрении обращений граждан приведены в приложении № 1) и делается отметка о снятии обращений граждан с контроля в системе электронного документооборота и делопроизводства на платформе Lotus Domino/Notes с указанием результатов рассмотрения, заполняется форма регистрационно-контрольной карточки обращения гражданина, приведённая в приложении № 14.

При невыполнении установленных требований к ответу специалисты отдела по работе с обращениями граждан возвращают исполнителю ответ на доработку с указанием срока предоставления дополнительной информации, но не более 14 дней.

4.2. Контроль за исполнением обращений граждан в отделе по работе с обращениями граждан ведется по регистрационно-контрольным карточкам, которые хранятся в контрольной картотеке и с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства на платформе Lotus Domino/Notes.

Продление срока исполнения обращения, передача его от исполнителя к исполнителю, снятие обращения с контроля отмечается в системе электронного документооборота и делопроизводства на платформе Lotus Domino/Notes с указанием фамилии исполнителя и даты передачи ему документа.

Если специалистами отдела по работе с обращениями граждан обращение снимается с контроля, то на экземпляре регистрационно-контрольной карточки, которая хранится в секретариате Главы администрации, Первого заместителя Главы администрации, Заместителя Главы администрации, Руководителя аппарата администрации Бессоновского района, ставится подпись специалиста отдела по работе с обращениями граждан, с указанием даты снятия с контроля.

4.3. Отдел по работе с обращениями граждан 2 раза в месяц направляет напоминание об истечении срока рассмотрения обращений граждан в секретариат Главы администрации, Первого заместителя Главы администрации, Заместителя Главы администрации, Руководителя аппарата администрации Бессоновского района.

4.4. В случае если установленный срок ответа истек, специалист приемной граждан докладывает начальнику отдела по работе с обращениями граждан о нарушении сроков исполнителем. За подписью последнего в секретариат Главы администрации, Первого заместителя Главы администрации, Заместителя Главы администрации, Руководителя аппарата администрации Бессоновского района, ответственные за рассмотрение обращений, направляется повторное напоминание о нарушении сроков рассмотрения обращения.

4.5. Обращения граждан, которые требуют дополнительного рассмотрения, в соответствии с решением Главы администрации, Первого заместителя Главы администрации, Заместителя Главы администрации, Руководителя аппарата администрации Бессоновского района, рассматривавшими данное обращение, ставятся на дополнительный контроль.

При этом указываются причины продления сроков контроля, и направляется уведомление заявителю с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.

Специалист отдела по работе с обращениями граждан делает отметку о дополнительном контроле в регистрационно-контрольной карточке и в системе электронного документооборота и делопроизводства на платформе Lotus Domino/Notes.

4.6. Ответственность за состояние делопроизводства по работе с обращениями граждан в аппарате Администрации Бессоновского района возлагается на специалистов соответствующих приемных и отдел по работе с обращениями граждан.

4.6.1. Работники аппарата Администрации Бессоновского района, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем, за своевременность и полноту ответов заявителям по обращениям, находящимся у них на рассмотрении. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

4.6.2. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в аппарате Администрации Бессоновского района исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения в отдел по работе с обращениями граждан.

4.6.3. Ответственность за состояние работы с письменными и устными обращениями граждан в Администрации Бессоновского района возлагается на Первого заместителя Главы администрации, Заместителя Главы администрации.

4.6.4. Ответственность за соблюдение государственными гражданскими служащими установленного настоящим Регламентом порядка рассмотрения письменных и устных обращений граждан возлагается на Руководителя аппарата администрации Бессоновского района.

4.7. Анализ работы с обращениями граждан.

4.7.1. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан ежемесячно проводят анализ поступивших в адрес Главы и Администрации Бессоновского района устных и письменных обращений граждан по характеру, содержанию обращений, а также по социальному составу обратившихся.

4.7.2. Руководители структурных подразделений аппарата Администрации Бессоновского района ежеквартально анализируют и обобщают содержащиеся в поступивших обращениях граждан практические замечания, предложения, жалобы с целью своевременного выявления и устранения причин, вызвавших обращения по тем или иным вопросам.

4.7.3. Отдел по работе с обращениями граждан обобщает и анализирует вопросы, поставленные в обращениях граждан, и ежеквартально представляет соответствующую информацию Руководителю аппарата Администрации Бессоновского района.

4.7.4. Итоги работы с обращениями граждан учитываются при премировании специалистов аппарата Администрации Бессоновского района.