Створення нової бази даних

Після завантаження Microsoft Access з'являється вікно (рис.1), за допомогою якого можна створити нову базу даних, використати майстер баз даних для створення нового додатку на основі одного з шаблонів або відкрити базу, яка існує.

Під час роботи з СУБД Microsoft Access можна створити нову базу даних за допомогою команди меню Файл - Создать базу даних (інструмент ). У вікні діалогу Создание на вкладинці Общие можна обрати позицію Новая база данных і натиснути кнопку Ок для створення нової порожньої бази даних або на вкладинці Базы даних обрати один із зразків баз даних для створення бази із використанням майстра.

Створення таблиць у режимі таблиці

Режим таблиці використовується для створення пустих таблиць. Якщо у списку у вікні Новая таблица обрано Режим таблицы, відкривається таблиця, яка нагадує електронну таблицю - можна вводити данні різних типів (текст, числа, дати, за виключенням формул), змінювати ширину стовпців, форматувати дані і т. ін.

При вводі даних у рядок в області виділення запису з'являється маркер запису, що змінюється. Для переходу до полів таблиці використовуються клавіші управління курсором, клацання кнопкою миші, клавіша Таb для переходу від стовпчика до стовпчика.

Для знищення стовпця потрібно клацнути на будь-якому місці стовпця й виконати команду Правка - Удалить столбец або виконати команду Удалить стоблец контекстного меню. Щоб вставити новий стовпчик між існуючими, слід клацнути у колонці, перед якою треба виконати вставку, подати команду Вставка - Столбец. Для переміщення стовпця його необхідно виділити й перетягнути у нове місце.

СУБД Microsoft Access надає стовпцям стандартні імена: Поле1, Поле2 і т. д. Для перейменування стовпця необхідно двічі клацнути по заголовку стовпця і ввести нове ім'я або скористатись командою Формат - Переименовать столбец.

Щоб зберегти таблицю можна виконати команду Файл - Сохранить, скористатись кнопкою Сохранить на панелі інструментів або зачинити вікно таблиці. У відповідь на запит СУБД можна створити ключове поле (у таблицю додається поле з іменем Код і спеціальним типом Счетчик). У випадку, якщо як ключ повинно використовуватись одне або декілька полів таблиці, на запит про створення ключового поля необхідно відповісти Нет, а після створення таблиці визначити ключові поля у режимі конструктора.

Створення таблиці у режимі конструктора

Конструктор таблиць надає ряд додаткових можливостей для створення, настроювання таблиць. Для створення таблиці у режимі конструктору слід у вікні діалогу Новая таблица, що з'явиться після натиснення кнопки Создать на вкладинці Таблицы, обрати спосіб створення таблиці - Конструктор і натиснути кнопку Ок.

У вікні роботи зі структурою таблиці у режимі конструктору в поле Имя слід ввести імена атрибутів записів. При визначені імен полів можна використовувати букви будь-якого алфавіту, цифри, знак підкреслення. Неприпустимим є використання у іменах полів символу "пробіл". Праворуч від введеного імені поля у чарунці стовпця Тип данных з'являється кнопка зі стрілкою вниз, що вказує на наявність списку, що розчиняється. У стовпці тип даних слід визначити тип значень поля, що створюється. Характеристика типів даних подана:

Можливі значення типів даних	Використання
Текстовый	Алфавітно-цифрові дані
Поле МЕМО	Алфавітно-цифрові данні, речення, абзаци, тексти
Числовой	Числові дані
Дата/время	Дати і час
Денежный	Дані про грошові суми, які зберігаються з 4 знаками після коми
Счетчик	Унікальне довге ціле, яке генерується Access при створенні кожного нового запису
Логический	Логічні дані(Використовується для збереження значень Істина і Неправда, Так і Ні)
Поле объекта OLE	Малюнки, діаграми, фрагменти таблиць і інші об'єкти OLE з різних додатків Windows

У стовпчику Описание можна ввести пояснювальний текст для кожного з полів. При виборі поля в запиті, у режимі таблиці чи формі СУБД Access виводить його опис у рядку стану.

Після того, як обрано тип даних, у нижній частині вікна конструктору можна визначити властивості кожного активного поля. Набір значень властивостей змінюється в залежності від обраного типу даних поля, деякі значення властивостей встановлюються за замовчуванням.

#18

Запити надають широкі можливості для вибору, сортування та обчислень з використанням даних однієї або декількох таблиць. Після виконання запита на вибірку, який обирає інформацію з таблиць і інших запитів бази даних, Microsoft Access створює тимчасовий набір даних, що містить обрану інформацію. У більшості випадків з набором даних можна працювати як з таблицею - можна переглядати, обирати, друкувати, оновлювати інформацію. Однак, на відміну від реальної таблиці, цей набір записів реально не існує в базі даних. СУБД Access створює набір записів з даних таблиць лише під час виконання запиту, тому інформація в запиті є актуальною, відбиває останні зміни даних. При зміні даних у запиті, Access вносить зміни у таблиці, на основі яких запит було побудовано.

Для створення запиту потрібно у вікні бази даних активізувати вкладинку Запросы, скористатись кнопкою Создать, обрати спосіб створення запиту - Конструктор. СУБД Access відкриє вікно нового запиту у режимі конструктору і виведе на екран вікно діалогу Добавление таблицы. Це вікно дозволяє обрати таблиці і запити, які будуть базовими для нового запиту.

Вікно конструктору запитів поділено на дві частини (рисунок 8). У верхній частині містяться списки полів базових таблиць або запитів, у нижній - бланк QBE (від Query Bу Example - запит за зразком), у якому виконується вся робота по створенню запита. Кожний стовпчик бланка відповідає певному полю запита. Поля запиту можуть належати до однієї таблиці, декількох таблиць, бути такими, що обчислюються.

Перший рядок бланка QBE Поле служить для вибору полів, які повинні знаходитись у запиті.

Перш ніж обирати поля з базових таблиць, запитів необхідно визначити зв'язок між таблицями, якщо він не був визначеним попередньо командою Сервис - Схема данных. Access відображає зв'язок у вигляді лінії, яка поєднує первинний ключ однієї таблиці з відповідним полем іншої.

Вибір полів для запиту доцільно виконувати шляхом перетягування відповідних полів зі списків полів базових таблиць, запитів у верхній частині вікна конструктору запитів у рядок Поле бланку QBE. У другому рядку бланку QBE виводиться ім'я таблиці, запита - джерела даних.

Рядок бланку QBE Сортировка дозволяє встановити сортування по зростанню або по убуванню.

Прапорці у рядку Вывод на экран відповідають за вивід полів у наборі записів. За замовчуванням СУБД Access виводить на екран усі поля, що містяться у бланку QBE. Однак, деякі поля включаються у запит лише для визначення умови вибору потрібних даних, виводити у запиті їх необов'язково.

Для введення умов вибору використовується рядок Условие отбора та рядки или. Введення умов відбору у запиті виконується по аналогії з визначенням умов на значення для полів таблиці. Для вибору записів з конкретним значенням деякого поля слід ввести вираз у рядок умов для даного поля. У виразах можна використовувати оператори порівняння (=, <, <=, >, >=, <>), In, Between, Like, логічні оператори And і Or, числові, текстові (визначаються у подвійних дужках) значення, значення типу дата (заключаються у символ числа #).

Запит на вибірку може бути також параметричним. У параметричному запиті умова на вибірку деяких значень не визначається заздалегідь у бланку QBE, а вводиться у спеціальному вікні діалогу, що з'являється при відкритті запиту. Таким чином, користувач кожного разу може визначити таку умові відбору, яке відповідає його теперішнім потребам у інформації. Повідомлення, яке з'явиться у вікні діалогу, слід ввести у бланку QBE в рідку Условие отбора у квадратних дужках. Дані, які будуть введенні у вікні діалогу, Access буде вважати умовою відбору значень того, у колонці якого введено запит до користувача.

У запитах на вибірку можна також створювати поля, що обчислюються. Можна виконати обчислення з будь-якими полями таблиць і зробити вираз новим полем у наборі записів. Щоб створити нове поле, що обчислюються, необхідно у пусту чарунку рядка Поле бланку запиту ввести ім'я поля, поставити двокрапку, ввести вираз для обчислення значення поля запита.( Сума: [Ціна]*[ Кількість])

#19

Іноді користувача цікавлять не окремі записи таблиць, а підсумкові значення по групам даних. Створення підсумкового значення починається зі створення запиту на вибірку даних. У запиті на вибірку не повинно бути зайвих полів, у запит слід включити лише ті поля, по яких буде здійснюватися групування даних або їх обробка.

Для обчислення підсумкових значень необхідно натиснути кнопку Групповые операции на панелі інструментів конструктора запитів або виконати команду меню Вид - Групповые операции. До бланку QBE буде додано рядок Групповая операция. СУБД Access використовує настанову Группировка у рядку Групповая операция для всіх полів у бланку QBE. У цьому випадку записи по кожному полю групуються, але підсумкові значення не визначаються. Щоб отримати підсумки по кожній групі треба замінити настанову Группировка за допомогою списку, що розчиняється, на конкретну підсумкову функцію. СУБД Access дає змогу використовувати для обчислення значень по групах такі основні підсумкові функцій:

Sum	-	обчислює суму усіх значень визначеного поля в кожній групі, використовується лише для полів з числовим або грошовим типом даних
Avg	-	обчислює середнье арифметичне усіх значень даного поля у кожній групі
Min	-	повертає найменше значення, яке знайдено у полі всередині кожної групи
Max	-	повертає найбільше значення, яке знайдено у полі всередині кожної групи
Count	-	повертає число записів у кожній групі
First	-	перше значення поля у кожній групі
Last	-	останнє значення поля у кожній групі
StDev	-	обчислює стандартне відхилення усіх значень даного поля у кожній групі
Var	-	обчислює дисперсію значень даного поля у кожній групі

У підсумкових запитах, як і у запитах на вибірку, можна визначати умови відбору, спосіб сортування і т. ін.

СУБД Access підтримує особливий тип підсумкових запитів - перехресні запити. Перехресні запити дозволяють побачити значення, що обчислюються, у вигляді перехресної таблиці, яка нагадує зведену електрону таблицю.

Для побудування перехресного запиту необхідно створити підсумковий запит, виконати команду меню Запрос - Перекрестный або за допомогою списку, що розчиняється, Тип запроса змінити тип запиту на Перекрестный. До бланку QBE буде додано рядок Перекресная таблица. У цьому рядку для кожного поля перехресного запиту можна обрати одну з чотирьох настанов:

Заголовки строк	-	у перехресній таблиці буде стільки рядків, скільки груп створено за значенням даного поля (скільки різновидів значень поля існує), настанову слід визначити хоча б для одного поля запиту
Заголовки столбцов	-	у перехресній таблиці буде стільки колонок, скільки груп створено за значенням даного поля (скільки різновидів значень поля існує), настанову слід визначити хоча б для одного поля запиту
Значение	-	поле буде використовуватись для обчислення значень по групах, підгрупах, у рядку Групповая операция для даного поля обов'язково повинна бути обрана одна з підсумкових функцій, настанову потрібно визначити хоча б для одного поля запиту
Не отображается	-	використовується для полів запиту, які не вживаються для створення перехресного запиту

#20

Форми є основним засобом організації інтерфейсу користувача у СУБД Microsoft Access. Форми створюються з різними цілями:

1. Для введення, виводу і редагування даних. Це найбільш розповсюджений спосіб використання форм. Форми забезпечують вивід на екран даних таблиць або запитів у обраному вигляді, що спрощує внесення змін, добавлення і знищення даних.

2. Друкування інформації. Хоча для друкування інформації найчастіше використовується такий потужний інструмент СУБД Access як звіти, можна надрукувати інформацію, яка міститься у формах.

3. Управління ходом виконання додатків. Щоб автоматизувати вивід певних даних або виконання деякої послідовності дій, можна створити форми для роботи з макросами або процедурами Visual Basic for Application.

4. Виведення повідомлень. Форми використовуються також для подання допоміжної інформації про роботу додатків або про дії, що виконуються.

5. Для створення нової форми слід активізувати вкладинку Формы у вікні бази даних, скористатися кнопкою Создать, визначити джерело даних для форми - таблицю або запит, а також обрати один з п'яти майстрів: Мастер форм, Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная, Автоформа: табличная, Диаграмма і Сводная таблица.

6. Майстри Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная, Автоформа: табличная створюють форму відповідного типу, використовуючи настанови за замовчуванням. Майстр Диаграмма будує форму з діаграмою і супроводжує користувача на усіх етапах визначення і настроювання діаграми. Майстер Сводная таблица створює форму з об'єктом Microsoft Excel і показує, як використовувати можливості зведеної таблиці для подання підсумкових даних у додатках Access.

7. Якщо у вікні діалогу Новая форма обрано Мастер форм, на наступному кроці майстра необхідно обрати поля базової таблиці (запита), які будуть виводитись у формі, з використанням кнопок /вибір одного поля базової таблиці, запита/, /вибір усіх полів джерела даних/, /відміна вибору поля/, /відміна вибору всіх полів/. Далі можна обрати зовнішній вигляд форми, стиль оформлення, ввести заголовок форми.

8. Щоб поліпшити зовнішній вигляд форми, що створена за допомогою майстра, її можна розчинити у режимі конструктору і внести потрібні зміни.

Створення форм у режимі конструктору

Для створення нової форми у режимі конструктору потрібно у вікні діалогу Новая форма обрати спосіб створення - Конструктор. Після вибору конструктору СУБД Access відкриє вікно форми у режимі конструктору і виведе на екран панель інструментів.

У новій формі обов'язково відображається область даних, що використовується для моделювання основної частини форми, у якій виводиться вміст полів джерела даних. Моделювання вмісту форми виконуються шляхом розташування в формі приєднаних елементів управління - полів для виведення даних з базової таблиці, запита і надписів для виведення імен полів. Розміщення у формі приєднаних елементів управління спрощується при використанні списку полів. Він розчиняється за допомогою команди меню Вид - Список полей або інструменту Список полей . Щоб створити приєднаний елемент управління за допомогою списку полів, необхідно обрати відповідне поле у списку, перетягти його при натиснутій лівій кнопці миші в область даних. Далі можна змінювати розмір елементів, переміщувати їх, форматувати.

Якщо бажано добавити у форму заголовки і зауваження, слід подати команду меню Вид - Заголовок/примечание формы. У заголовку та області зауважень до форми можна створювати надписи. Для цього слід скористатись інструментом Аа Надпись на панелі елементів. Вивести панель елементів у вікні конструктору форм можна командою Вид - Панель элементов. Панель елементів містить кнопки, за допомогою яких можна помістити у форму об'єкти різних типів: поля аb|, прапорці, перемикачі, малюнки, лінії, прямокутники і т.ін.

Форма, кожний її розділ і елементи управління мають властивості, значення яких можна встановити за допомогою вікна властивостей. Щоб відкрити вікно властивостей використовуються команда меню Вид - Свойства, команда Свойства контекстного меню, інструмент Свойства . Вікна властивостей вміщують від 30 до 70 елементів управління, які розташовані на вкладинках. Якщо деяка властивість має список припустимих значень, то вона визначається за допомогою списку, що розчиняється. Властивості можна використовувати для зміни кольору фону, символів, визначення фонового малюнку і т. ін.

#21

Звіти є найкращим засобом подання інформації з бази даних у вигляді друкованого документу .

Для створення нового звіту у вікні бази даних слід активізувати вкладинку Отчеты, скористатися кнопкою Создать, у вікні діалогу Новый отчет обрати спосіб створення звіту - Мастер отчетов і джерело даних - запит або таблицю.

При роботі з майстром звітів потрібно визначити параметри об'єкта, що створюється, відповідаючи крок за кроком на запитання СУБД.

На першому кроці потрібно обрати поля базового запиту, таблиці, які повинні виводитися у звіті. Вибір здійснюється з використанням кнопок /вибір одного поля базової таблиці, запита/, /вибір усіх полів джерела даних/, /відміна вибору поля/, /відміна вибору всіх полів/.

Далі потрібно визначити рівні групування даних. Для цього обираються поля і використовуються кнопки , . Ознаки груп слід визначити у такому порядку: спочатку обирається поле, за яким у звіті потрібно створювати групи, далі поле, на основі якого будуть створені підгрупи у групі і т.д. За допомогою кнопки Группировка у вікні Интервалы группировки можна визначити умови групування для кожного поля, за яким здійснюється групування (рисунок 14). Спосіб групування визначається для кожного поля, можливі способи групування залежать від типу полів. Для полів з типом даних текстовий можна визначити групування по кожному окремому значенню поля (Обычный), по першим від 1 до 5 символів, для полів з числовим типом даних - по окремих значеннях, по діапазонах значень з кроком 10, 50, 100, 500, 1000, для полів типу Дата/Час - по роках, кварлалах, місяціх, тижнях, днях і т.д.

На наступному кроці роботи з майстром можна визначити порядок сортування даних всередині груп по убиванню або зростанню . За допомогою кнопки Итоги можна обрати підсумкові функції для кожного поля з числовим або грошовим типом даних. Майстер звітів дещо обмежує можливості користувача, тому що дає змогу застосувати лише функції: Sum - обчислення сум значень у групах, підгрупах, Avg - визначення середнього значення, Min, Max - визначення мінімального і максимального значень.

Далі можна обрати вигляд макета звіту, орієнтацію сторінки, стиль оформлення звіту і заголовку, ввести назву звіту. Найменування звіту повинно бути повним, тому що воно буде використовуватися не лише для визначення звіту у переліку об'єктів бази даних, а і при формуванні звіту.

Щоб сформувати звіт його треба розчинити.

Відредагувати структуру звіту, виконати форматування елементів, внести інші зміни у звіт, який створено за допомогою майстра, можна в режимі конструктору.

При створенні звіту в режимі конструктору користувач СУБД Access має широкі можливості для обробці, подання, форматування детальної та підсумкової інформації з бази даних. Вікно конструктору звітів схоже на вікно конструктору форм, воно містить область даних, панель елементів, список полів джерела даних. Управління виведенням цих елементів роботи здійснюється за аналогією з роботою з конструктором форм.

Процес створення звітів у РЕЖИМІ КОНСТРУКТОРУ можна поділити на такі основні етапи.

1. Виведення областей заголовку і зауважень до звіту виконується командою меню Вид - Заголовок/примечание отчета. У області заголовку звіту за допомогою інструмента Аа Надпись на панелі елементів створюється надпис, у якому міститься назва звіту. Область зауважень використовується для виведення інформації, яку слід розмістити наприкінці звіту, зазвичай це підсумкові дані по звіту в цілому.

2. Визначення порядку групування і сортування даних у звіті. Для встановлення порядку групування даних слід подати команду Вид - Сортировка и группировка або скористатись інструментом Сортировка и группировка . У вікні Сортировка и группировка (рисунок 16) у колонці Поле/выражение за допомогою списку, що розчиняється, потрібно обрати спочатку поля, по яких буде здійснюватися групування, а потім поля для сортування даних всередині групи. Для полів - ознак групування слід обрати настанову Да для властивостей Заголовок группы, Примечание группы. Такі поля будуть полічені спеціальним символом групування. У вікні діалогу для кожного поля можна обрати порядок сортування, спосіб групуванні і т.ін.

3. Визначення вмісту областей Заголовок группы… Зі списку полів слід перетягти у область елемент полі, на основі значень якого здійснюється групування. В області заголовку з'явиться приєднаний елемент управління - надпис з іменем поля джерела даних і поле для виведення вмісту базового запиту, таблиці. Можна приєднаний надпис виділити і знищити натисненням клавіші Delete.

4. Виведення областей верхнього та нижнього колонтитулів командою меню Вид - Колонтитулы. В областях колонтитулів буде друкуватися текст, який повторюється на кожній сторінці багатосторінкового документу. Це може бути номер сторінки, загальна кількість сторінок у документі, шапка таблиці звіту.

5. Моделювання інформаційного рідка в області даних. Поля, значення яких повинні виводитися в інформаційних рядках звіту, потрібно перетягти зі списку полів джерела даних у область даних. Приєднані до полів надписи можна виділяти і за допомогою буферу обміну переміщати у область заголовку звіту або в область верхнього колонтитулу. Таким чином можна прискорити створення шапки таблиці звіту. Якщо шапку бажано друкувати один раз на початку звіту, її створюють у області заголовку, якщо доцільним вважається виведення шапки на кожній сторінці, її слід створити у області верхнього колонтитулу. Надписи і поля слід розташувати у макеті звіту належним чином, відформатувати їх. Потрібно мінімізувати висоту області даних і інших областей, оскільки вона визначає висоту рядку в звіті.

6. Обчислення значень у рядку області даних. В якості значення властивості Данные елементу управління Поле, який створюється за допомогою інструменту ab|, можна задати вираз для виконання складних обчислень з використанням операторів (+, -, *, /, \, ^, MOD, &), полів джерела даних, значень.

Обчислення проміжних підсумків по групам. Для отримання підсумків по групам, підгрупам у область зауважень до групи слід перетягти зі списку полів ті елементи, що відповідають полям, за яким розраховуються підсумкові значення. Надписи елементів слід відредагувати (наприклад, визначити "Разом по даті реалізації"). Уміст полів потрібно відредагувати так, щоб у них знаходились формули з підсумковими функціями Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last і т.д.

#22