4.5 Учет расчетов с подотчетными лицами

Выдача денег под отчет на расходы хозяйственные, а также связанные со служебными командировками, производится в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для вы­полнения служебного задания вне места постоянной работы.

Направление работников СПК «Бересни» в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) руководителя с выдачей командировочного удостоверения, в котором указывается место командировки, ее цель, фамилия, имя, отчество работника, его должность. На данном удостоверении должно быть четыре печати и подписи:

убыл в командировку – печать и подпись;

прибыл в командировку – печать и подпись;

убыл из командировки - печать и подпись;

прибыл из командировки - печать и подпись;

По данным командировочного удостоверения определяется число суток командировки. Кроме данного удостоверения командированному работнику в СПК «Бересни» из кассы по расходному кассовому ордеру выдается аванс на предстоящие расходы: оплата проезда туда и обратно, гостиницы, суточные.

Следует отметить, что работников, отбывающих в служебную командировку, в СПК «Бересни» регистрируют в специальных журналах.

По прибытии из командировки работник обязан в течение десяти дней представить отчет о командировке и в течение трех дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – в течение пятнадцати рабочих дней) он должен представить в бухгалтерию СПК «Бересни» авансовый отчет об израсходованных суммах. (Приложение 4) В этот же срок возвращается остаток неиспользованных средств.

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

командировочное удостоверение с заверенными печатью отметками о днях прибытия и выбытия из места командирования. Если работник отправлен в разные населенные пункты, отметки о днях прибытия и выбытия делаются в каждом пункте. Они заверяются печатью с наименованием подразделения организации, в функции которого входит засвидетельствование подписей должностных лиц. При отсутствии такой печати подпись лица, производившего отметки в командировочных удостоверениях, штампами организаций не допускается;

проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы [17, c. 249].

Авансовый отчет проверяется работником бухгалтерии и утверждается руководителем СПК «Бересни». После его утверждения он принимается к учету

В соответствии с Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 года, № 35, с изменениями и дополнениями от 22 февраля 2002 года № 23, работнику СПК «Бересни» возмещаются следующие расходы:

проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (максимально купейный вагон или каюта полулюкс);

суточные (однодневная командировка – 7500 рублей, многодневная – 15000 рублей);

квартирные (согласно счета гостиницы – максимально номер полулюкс). Если отсутствуют документы, подтверждающие проживание в гостинице, то оплачивается 3800 рублей ежедневно.

Если у работника по авансовому отчету должен быть остаток денежных средств, то он должен быть внесен в кассу по приходному кассовому ордеру Если этих денег у него нет, то сумма неиспользованного аванса удерживается из заработной платы работника в течение ближайшего месяца. Если работником в командировке был допущен перерасход денежных средств, который документально подтвержден, то эта сумма будет выдана работнику из кассы по расходному кассовому ордеру.

Учет расчетов с подотчетными лицами в СПК «Бересни» ведется на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По отношению к балансу данный счет активно-пассивный, по классификации – основной, расчетный. Дебетовое сальдо показывает наличие задолженности подотчетных лиц по выданным им авансам на начало и конец месяца. Кредитовое сальдо показывает наличие задолженности подотчетным лицам по суммам, причитающимся им по документально подтвержденному перерасходу. По дебету счета отражают выданные суммы в подотчет на предстоящие (хозяйственные, операционные) и на командировочные расходы, по кредиту — списанные долги с подотчетных лиц в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами, а также возврат неиспользованных сумм авансов [16, c. 142].

В виду того, что в СПК «Бересни» применяется автоматизированная форма бухгалтерского учета, то регистром аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами является машинограмма по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приложение 5 ). Далее, на основании данного регистра в СПК «Бересни» составляют бухгалтерский баланс.