4. Информационные системы, применяющиеся на предприятии

Современный бизнес предполагает автоматизацию под ключ. Трудно представить предприятие, на котором ведется вручную управленческий, регламентированный, налоговый учет. На большинстве предприятий используются те или иные типовые решения различных фирм по автоматизации различных видов учета.

В настоящее время на рынке существует достаточно большое количество программных продуктов по автоматизации предприятий в сфере общественного питания. Все они, как правило, имеют свои особенности, преимущества и недостатки. 

Среди основных задач, которые должна решать фронт-офисная система в классическом ресторане можно выделить:

• учет продаж;

• повышение качества и скорости обслуживания гостей;

• контроль действий персонала;

• централизованное управление меню и прейскурантом;

• получение аналитической отчетности. 

Наиболее популярные фронт-офисные системы в настоящий момент:  «RKeeper», «Эксперт», «1С-Рарус: Ресторан (фронт-офис)», «1С-Рарус: РЕСТАРТ», «TillyPad XL», фронт-офисные системы компании «РСТъ». 

В сети ресторанов Costa Coffee применяются такие фронт-офисные системы как R-Keeper,TimeKeeper,Crunch Time.

R-Keeper – это современная полнофункциональная компьютерная система для организации высокотехнологичного кассового обслуживания для предприятий сфер обслуживания различной формы (классический ресторан, кафе, фаст–фуд, развлекательный центр и т.п.).

Это инструмент для контроля зала, складского учета и учета рабочего времени, отличный помощник для финансового менеджмента.

Она позволяет решить множество проблем, повседневно возникающих при работе в баре, бистро, кафе и ресторане. Многофакторный анализ позволит снизить себестоимость производства за счет эффективного управления товаропотоками и оптимального использования человеческих ресурсов. Система подходит для малых и больших ресторанов, позволяет эффективно управлять ресторанами корпорации.

R-Keeper легок в изучении и требует минимальной подготовки.

Наиболее ощутимые результаты достигаются по следующим направлениям:

• Максимальная скорость и простота работы персонала при обслуживании клиентов, что достигается минимальными затратами времени на оформление заказа и организацией сервис-печати в барах и кухнях

• Исключаются ошибки расчетов, поддерживается документальность операций на всех уровнях

• Наличие надежной системы защиты от несанкционированного доступа, использующей современные средства идентификации и разделением полномочий на программном уровне

• Осуществление статистических расчетов по продажам

• Создается база данных, которую могут использовать программы по учету движения продуктов на производстве, расчету зарплаты персонала и т.д. 

Система R-Keeper работает на нескольких кассовых аппаратах, называемых станциями, объединенных в локальную вычислительную сеть.

 Станции по своему назначению и функциональным возможностям разделяются на четыре вида:

• Станция кассира

• Станция официанта

• Станция бармена

• Станция менеджера

Основные понятия системы 

1. Структура меню. Меню ресторана представляет собой иерархическую древовидную структуру, очень удобную для работы.

2. Модификаторы. В системе предусмотрена возможность учитывать пожелания гостя при приготовлении блюда и сообщать их при составлении заказа на кухню или в бар.

3. "Горячие" клавиши. - это клавиши на клавиатуре рабочей станции, с помощью которых осуществляется быстрый ввод блюда в счет или вызов на экран содержимого группы блюд. Использование "горячих" клавиш значительно сокращает время оформления заказа.

4. Сервис-печать. Система осуществляет автоматическое сообщение заказа в соответствующее подразделение производства.

5. Категории блюд. Все блюда разбиваются на категории, объединенные по какому-нибудь признаку. Это дает дополнительную возможность проведения анализа работы ресторана с использованием отчетов по реализации блюд по категориям.

6. Авторизация доступа к системе. Ключем доступа персонала в систему является индивидуальный код, хранящийся на магнитной карте или электронной таблетке. Такую карту или таблетку должен иметь каждый работник ресторана, работающий с кассовой системой.

Система TimeKeeper, предназначенная для автоматизации учёта и планирования рабочего времени персонала, позволяет оптимизировать графики работы сотрудников. К достоинствам данной системы следует отнести её связь с системой R-Keeper, благодаря чему можно оценить степень потребности ресторана в персонале и скорректировать график.

Основные функции системы:

Операции отдела кадров:

- приём сотрудников

- увольнение сотрудников

- перевод на другую должность или в другой отдел

- повышение

- информация обо всех сотрудниках (в том числе и уволенных)

Задание нормативов для каждой категории сотрудников:

- минимальная и максимальная продолжительность рабочего дня

- количество рабочих дней в неделе

- минимальный перерыв между сменами

- время перерывов в зависимости от продолжительности рабочего дня

- режимы регистрации в случае опозданий, выходов ранее графика, выходов вне графика и т.д.

Составление графиков работы персонала:

- определение графика работы для конкретной категории сотрудников, должности, смены

- составление индивидуальных графиков сотрудника

- построение сводных графиков всего подразделения

Ведение учёт отработанного рабочего времени:

- приход и уход сотрудников отмечается в системе путём регистрации карты персонала

- построение сводного табеля сотрудников на основе данных о фактически отработанном времени

- построение индивидуального табеля сотрудника

Построение отчётов:

- отчёт по отработанному времени (информация о фактически отработанных часах; используется для расчета зарплаты сотрудников)

- отклонение от графиков

- сравнение графика с табелем (отражает переработки и недоработки)

Net-Chef (Нет Шеф) - продукт компании Crunch Time, размещенный в глобальной сети Интернет и используемый ресторанами в повседневной работе. Этот программный продукт был специально разработан для работы в ресторанном бизнесе. Использование единой базы данных позволяет пользователям Net-Chef быстро добавлять и обрабатывать информацию в режиме реального времени. Net-Chef позволяет пополнять запасы продукции, проводить инвентаризацию, получать и согласовывать получение товаров, анализировать себестоимость и предоставлять обширную возможность бюджетирования и отчетности.

В программе Crunch Time используется следующая схема учета хранения продукции в ресторане:

В ресторане существует единственное место хранения товара (ЕДИНЫй СКЛАД), где хранится продукция, в него поступает продукция из других ресторанов (трансферы) или на прямую от поставщиков (заказ поставщику), в нем производится регулярный подсчет продукции (инвентаризация), а также проводятся корректировки количества продукции (списания) и списания товаров проданных через кассу (POS).

Контроль бухгалтерской информации, а так же финансовых показателей оценивается по ресторану в целом.