Риски периода внедрения

Основные факторы успеха при внедрении информационных систем управления предприятием являются:

• Понимание необходимости внедрения интегрированных автоматизированных информационных систем;

• Понимание основ построения интегрированных автоматизированных информационных систем;

• Готовность к выделению квалифицированных ресурсов;

• Готовность к четкой организации проекта обследования и внедрения;

• Готовность к внедрению со стороны предприятия;

• Готовность к изменениям.

Понимание основ построения интегрированных автоматизированных информационных систем. Прежде чем приступать к внедрению автоматизированных информационных систем; руководящий состав предприятия должен ознакомиться с основными теоретическими принципами управления, заложенными в качестве функциональной базы. За последнее десятилетие ведущими мировыми компаниями наработаны теоретические модели деятельности предприятий самых различных направлений бизнеса (торговые, дистрибьюторские, производственные, добывающие). Выделены и сформированы основные требования к функциональным подсистемам, реализующим процессы управления финансами, производством, снабжением, сбытом, проектными работами, техническим обслуживанием. Формализована и программно реализована логика процессов планирования, учета и контроля. Без предварительной теоретической подготовки руководству предприятием часто сложно сделать вывод о том, что понимать под эффектом от внедрения, где его ожидать и каким образом добиваться достижения эффективного внедрения.

Готовность к выделению квалифицированных ресурсов. Внедрению автоматизированных информационных систем; в особенности на промышленных предприятиях всегда сопутствует реорганизация существующих процессов деятельности. Слово «реинжиниринг» у многих вызывает идиосинкразию, так как часто связывается с попытками внести дополнительную путаницу в существующий беспорядок. Но не нужно с самого начала ставить задачу глобального преобразования всего предприятия из-за внедрения новых информационных технологий управления.

Прежде всего, следует сформировать работоспособную, квалифицированную и инициативную команду, способную к восприятию и приложению на практике перспективных технологий. По мере анализа и документирования процессов деятельности, использования инструментов моделирования, тесного общения с руководством предприятия и согласования необходимых изменений, процесс «реинжиниринга» может пройти относительно безболезненно и постепенно, не вызывая катастрофического отторжения новаций у руководителей среднего звена и исполнителей. Руководство предприятия должно осознавать, что уровень квалификации и способности сотрудников, привлекаемых к внедрению, будет непосредственно влиять на окончательный результат. Чем серьезнее отношение руководства к подбору персонала, тем большую отдачу от внедрения они получат.

Готовность к четкой организации проекта обследования и внедрения. Внедрение АИС осуществляется в рамках специально организованного проекта со следующими основными стадиями:

• обследование предприятия;

• выверка и формирование основной нормативно-справочной информации;

• описание и оптимизация процессов деятельности предприятия по направлениям, подвергающимся автоматизации;

• настройка системы на процессы деятельности предприятия и подстройка процессов деятельности под основные требования системы;

• проведение опытной эксплуатации;

• внедрение в промышленную эксплуатацию;

• сопровождение промышленной эксплуатации.

Совершенно очевидным является тот факт, что без строгой организации проекта и планомерного выполнения необходимых работ, добиться успешного внедрения невозможно. Любые инициативы, предполагающие долгосрочную реализацию задуманного, требуют:

• формирования структуры управления проектом;

• определения регламента контроля хода и качества реализации;

• планирования и выделения ресурсов;

• четкого ведения проектной документации;

• своевременной реакции на отклонение от графика и принятия, необходимых мер по устранению недостатков.

Принимая во внимание необходимость использования результатов обследования и внедрения на предприятии в течение продолжительного периода времени, команда сотрудников, привлекаемая к проекту, с самого начала должна активно заниматься выполнением всех работ с целью накопления опыта и приобретения знаний по организации системы управления для последующего эффективного использования и сопровождения АИС. Делегирование выполнения проекта силам только нанимаемых консультантов может дать только промежуточные положительные результаты, выраженные в отчетах, рекомендациях и мероприятиях по обучению, полагаться на полноценное внедрение системы при таком подходе -заранее обрекать себя на провал .

Готовность к внедрению со стороны предприятия. Следует подчеркнуть, что руководство предприятия должно быть заинтересованно в формировании квалифицированных специалистов по информационной поддержке процессов управления предприятием. Формирование такого коллектива возможно при одном условии - организация и выполнение внедрения осуществляется самим предприятием. Необходимо четко разделять виды деятельности:

• консультационное сопровождение внедрения автоматизированных информационных систем;

• непосредственно внедрение автоматизированных информационных систем.

Консультационное сопровождение внедрения подразумевает в основном обучение и консультации по вопросам настройки, особенностей применения и использования системы для решения конкретных задач на этапе обследования и внедрения. Консультационное сопровождение выполняется нанимаемыми консультантами и руководителем проекта со стороны внешнего поставщика.

Непосредственным внедрением (моделирование процессов деятельности, осуществление опытной эксплуатации и перевод в промышленную эксплуатацию) должны заниматься сотрудники команды от предприятия. Это является принципиально необходимым по причине временного характера работы консультантов. В процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую систему, но и, что не менее важно, профессионально подготовленных людей, способных самостоятельно и эффективно эксплуатировать и сопровождать АИС. Подготовленные сотрудники должны стать реальной опорой руководителей предприятия различного уровня ответственности.

Готовность к изменениям. Внедрение автоматизированных информационных систем; всегда сопровождается привнесением изменений, как в структуру предприятия, так и в процессы деятельности. Такие изменения не должны проводиться с потерей качества управления, поэтому предлагаемые изменения обосновываются и согласовываются с руководством предприятия. Основным критерием изменений является их целесообразность с точки зрения процесса в целом.

К рискам периода внедрения информационных систем можно отнести: плохо подготовленную документацию; неотлаженность системы в целом; срыв финансирования и т.д.

Нужно помнить, что - покупка устаревшей системы снизит удовлетворенность сотрудников, негативно скажется на атмосфере в компании, станет препятствием для развития бизнеса, приведет к неоправданному росту расходов на ИТ в долговременной перспективе. Устаревшие системы требуют более высоких затрат на СУБД, поскольку количество лицензий на покупку серверной операционной системы (ОС) и СУБД зависит от количества одновременно работающих пользователей. Есть несколько причин, почему устаревшие системы до сих пор находят спрос, — это и технология продаж, и магия зеленых цифр на черном мониторе, но в первую очередь это политика и отсутствие процедуры выбора.

Для правильного выбора информационной системы необходимо привлекать консультантов, которые хорошо знают системы, предлагающиеся на рынке. Чтобы сделать осознанный выбор, необходимо в общем случае рассмотреть более десятка различных систем, несколько компаний интеграторов и вариантов внедрения. Знание систем (технических и функциональных характеристик), компаний интеграторов (менеджмент, выполненные проекты, культура, система качества и т. д.) позволяет не только сократить время выбора информационных систем, но и повысить качество оценки и сравнения.

Семинарское занятие по теме «Управление эксплуатацией и сопровождением ИС»

Деятельность IT-менеджера ФПР по управлению эксплуатацией ИС и ее сопровождением. Понятие горячей линии, «скорой помощи». Распространение левых версий. Работа IT-менеджера ФПРБ по поддержанию информационной системы в рабочем состоянии, проблемы эксплуатации и сопровождения ИС.

При управлении эксплуатацией и сопровождении информационной системы необходимо проверить на эффективность и сбалансированность существующую организацию, т.е. структуру и качество управления в области ИС. При этом должны исследоваться следующие аспекты: эффективность существующей организации обработки информации;

• сотрудничество с пользователями (связи, заказы на развитие, сервис для пользователей и их обучение, вид и объем сервисных услуг);

• организационное расчленение области систем информации (развитие и эксплуатация ИС и обеспечение пользователей);

• планирование и администрирование данных;

• развитие применения информационных систем (образ действий, методы и инструменты для анализа, дизайна, программирования, тестирования и технического обслуживания, выдача приоритетов для развития информационных систем);

концепция приобретения, внедрения и обслуживания компонентов технических и программных средств;

• мероприятия по обучению работников сферы обработки информации; объем и качество документации;

вид и объем кратко-, средне- и долгосрочного планирования и контроля в области обработки информации;

• вид распределения ресурсов программных средств по конечным пользователям;

• объем и качество защищенности, в том числе от катастроф.

Документация по анализу ИС на предприятии содержит:

• общий обзор имеющихся ИС и их ресурсов:

• раздельное представление всех систем с одинаковой степенью детализации, а также интегрированное или агрегированное представление и результаты их сравнения;

• общий обзор использования ресурсов ИС: центры тяжести их деятельности, а также связанные и свободные мощности;

• описание сильных и слабых сторон ИС и предложения по их улучшению: имеющиеся в наличии ИС и их ресурсы, развитие и обслуживание ИС, эксплуатация ИС и обслуживание пользователей, а также планирование и организация ИС;

каталог идей и намерений для будущих стратегий в области ИС.

Эффективное использование ресурсов необходимо на любом уровне ИС, будь то рабочее место рядового работника или глобальная система. Одним из путей повышения эффективности использования ИР (информационные ресурсы) является интенсификация. Определение сути этого понятия применительно к технологиям обработки информации и предоставления информационно-вычислительных услуг не является тривиальным в силу специфики сферы. В качестве критериев эффек­тивности ИР рассматриваются:

• использование по времени;

• использование по мощности.

В основе любой ИС лежит совокупность приложений, отражающих ее ресурсы и представляющих непосредственный интерес для ее владельца и пользователей. Именно приложения составляют базу информационной системы, а не компьютеры, сети и программы, роль которых на самом деле вторична: если бы можно было получить желаемые услуги как-то иначе (если это можно представить), то никто не стал бы создавать ИС. Однако иногда ИС выглядит как совокупность элементов технологического назначения, переход от которых к приложениям не всегда эффективен и очевиден. При этом технология может быть определена как процесс преобразования исходных продуктов (материалов, сырья) в требуемые с использованием определенного набора инструментов, оборудования и других ресурсов: материальных, интеллектуальных, финансовых. Технология состоит из этапов (операций), на каждом из которых должны быть определены их результаты и предусмотрены все необходимые ресурсы. С этих позиций формирование ИТ(информационные технологии) мало чем отличается от технологических процессов в других производствах. Ясно, что отсутствие или недостаток какого-либо ре­сурса задерживает или вообще делает невозможным выполнение этапа или всего процесса в целом. В то же время избыточные ресурсы снижают эффективность. В связи с этим при формировании технологии достаточно часто возникают и должны решаться оптимизационные задачи.

В качестве примера можно рассмотреть задачу обоснования варианта архитектуры одной из частей ИС, при этом рассматриваются два варианта технологии. Первый - на основе технологии «файл-сервер» предполагает наличие клиентского приложения, реализующего задачу, и файл-сервера, предназначенного для хранения и обеспечения доступа пользователей к общим файлам системы. Пусть данный вариант уже применен на предприятии, что определяет и наличие опыта у специалистов. Недостатки данного варианта: низкая производительность из-за напряженного сетевого трафика, высокие требования к пропускной способности сети и производительности клиент­ских мест, трудность масштабирования ввиду сложности согласованного наращивания ресурсов, низкие защищенность системы от несанкционированного доступа и надежность.

Второй вариант - на основе технологии «клиент-сервер» - предусматривает наличие сетевой среды, в которой клиент инициирует запрос к серверу, выполняющему запрос. Клиент - приложение, которое отвечает за ввод, отображение и предварительную обработку информации. Сервер - прикладная часть, кото­рая реализует основные функции системы: управление данными, разделение информации, администрирование и политику безопасности. Достоинствами данного варианта являются: высокая производительность, достигаемая за счет уменьшения сетевого трафика и возможности работы с базой данных наиболее мощной машины сети (сервера), умеренные требования к пропускной способности сети и производительности клиентской части системы, возможность наращивания производительности (масштабирование) системы, высокий уровень безопасности и надежности системы. Недостатком реализации этого варианта для данного предприятия является необходимость значительных финансовых вложений. По-видимому, обоснование варианта архитектуры ИС будет естественным на основе многокритериальной задачи принятия решений. Известно, что оптимальное решение принадлежит области компромиссов. Для выбора оптимального варианта следует задать смысл оператора оптимизации или выбрать схему компромисса. Здесь возможны различные варианты. Для корректного решения этой задачи нужно задать и определить достаточно много условий и параметров, характеризующих реальную си­стему и реальное предприятие: производительность сервера, пропускную способность сети, стоимость внедрения, безопасность, надежность и т.д. Если предприятию недоступны или крайне нежелательны ощутимые начальные финансовые затраты, необходимые для перехода на технологию «клиент-сервер» и связанные с ее внедрением, архитектура ИС (информационные системы)на основе «файл-сервера» будет оптимальной. Если такие затраты доступны и можно не принимать во вни­мание, что на предприятии уже применяется архитектура на основе «файл-сервера», вариант «клиент-сервер» может оказаться предпочтительнее. Интенсификация использования ЭВМ и других технологичес­ких средств и тем самым достижение высокой эффективности ИС могут быть обеспечены за счет увеличения доли полезного машинного времени (MB) в общем бюджете времени работы машин, поскольку представление о загрузке всех видов ресурсов по времени является естественным и позволяет в первом приближении оценить количественно эффективность их использования. При автономном использовании машин эти показатели эффективности вообще могут оказаться вполне адекватными. Вместе с тем по отношению к структуре фонда MB (Машино-времени) можно отметить единообразное отношение. Опираясь на приведенное или аналогичное описание условий выполнения производственных заданий, менеджер может вполне корректно обосновать различные производственные нормативы, а также требования к квалификации персонала. Создавать сложные промышленные информационные системы могут только крупные специализированные фирмы, инвестирующие значительные средства в разработку и тестирование программного продукта, документации, а также в рекламу. Причем они всегда должны учитывать себестоимость проекта, чтобы программный продукт не стал убыточным. Эта проблема обостряется, когда на рынке уже представлены аналогичные системы других фирм. Один из способов сокращения первоначальных вложений и снижения себестоимости - собственная технология создания прикладных информационных систем, позволяющая повысить качество и ускорить разработку ПО.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие существуют стратегии внедрения ИС и каковы их особенности?

2. Какие существуют проблемы внедрения ИС?

3. Какие перспективы реорганизации и реинжиниринга действующей системы управления?

4. Какие существуют методы преодоления сопротивления инновациям?

5. Как осуществляется организация бесконфликтного внедрения ИС?

6. Каковы проблемы выбора и контроля проекта по внедрению ИС?

7. Как IT-менеджер Фирмы –производителя управляет внедрением ИС?

1. ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ

Занятие №1. Риски выбора и закупки информационной системы

1 . Анализ требований фирмы потребителя к ИС. Анализ требований фирмы-производителя

2.Составление типовых проектов на этапах закупки \ разработки ИС.

Занятие № 2 Периоды внедрения и эксплуатации ИС

1. Составление типовых проектов на этапе внедрения ИС.

2. Работа в сети (Файл-сервер).

Занятие № 3 Оценка рисков

1. Оценка рисков и определение стоимостных затрат на каждом из этапов

проекта.

2.Работа в сети. (Клиент- сервер)

Занятие № 4 Управление производством

1. Критерии набора проекта с учетом характерных особенностей предприятия;

2.Работа в программе « 1С:Управление производством».