Мастера

Мастера предоставляют пошаговые инструкции по созданию документов. Мастера автоматизируют процесс создания документов по спецификации. Процесс заключается в том, что пользователь последовательно отвечает на вопросы и делает выбор из возможных вариантов. Мастера можно использовать как для создания документа, так для создания шаблонов, в которых будут зафиксированы конкретные ответы на вопросы мастера. Запуск мастера аналогичен созданию документа. Шаблоны мастера содержат слово “Мастер” в своем названии. Их значки украшены стилизованным изображением магического жезла. Для создания нового документа с помощью мастера выберте команду Файл/Создать, вкладку с нужным типом документа мастера. В окне Просмотр появится образец. Переключатель группы Новый документ должен стоять в позиции Документ.

Шаблоном называется специальный вид документа, представляющий основные средства форматирования создаваемого документа.

Шаблон включает в себя ряд элементов:

• текст или форматирование, которые одинаковы в каждом документе определенного типа

• стили

• элементы автотекста

• макрокоманды

• панели инструментов

• набор меню и горячих клавиш

Шаблон можно считать пустым документом с заданными свойствами, который “наклады-вается” на создаваемый документ (или на основе которого строится новый документ). Причем задаются как свойства собственного документа, так и свойства и способы работы с документом. Наличие шаблона облегчает создание, редактирование и оформление содержимого однотипного документа.

Лекция № 1_2

СТИЛИ

Стиль как элемент шаблона предназначен для внешнего оформления содержимого документа и его абзацев как структурной основной единицы документа. Стиль имеет имя, задавая которое пользователь задает определенный набор параметров форматирования содержимого абзацев, собранных вместе. В Word встроено 75 стилей, пять являются основными, а шесть - стили символов, остальные – стилями абзацев.

Стиль – это набор форматирующих команд, сохраняемый под своим именем для многократного использования.

Стили упрощают задачу создания и форматирования документа, облегчают изменение видов документа, обеспечивают согласованность представления отдельных частей документа, экономят время на процесс форматирования. Список доступных стилей зависит от шаблона, выбранного в момент создания документа, они перечислены в окне списка Стиль панели инструментов Форматирование. По умолчанию в новых документах, основанных на шаблоне Normal, использует стиль Обычный, текущий стиль виден в окне Стиль. Список Стиль показывает стиль текста в точке вставки или стиль выделенного текста, если текст форматирован более чем одним стилем, то список Стиль (на панели инструментов) пустой. В стиле Обычный установлены основные параметры формати-рования: шрифт, размер шрифта, выравнивание по левому краю, одинарный межстрочный интервал, шаблон Normal кроме стиля Обычный содержит стили для списков, оглавления, заголовков и т.д. Выбор другого шаблона может изменить параметры форматирования.

Возможности стандартных стилей шире, чем просто форматирование. При работе с большим количеством стилей выведите на экран полосу стилей, отображающего для каждого абзаца на левом поле имя его стиля, использкя команду Сервис/Параметры вкладка Вид. Двойной щелчок на имени стиля в полосе отображает диалоговое окно Стиль, необходимое для быстрого применения стиля. Word использует два типа стилей:

- стили символов включают только установки форматирования символов, доступные в диалоговом окне Шрифт, применяются к выделенному тексту или слову, на котором стоит курсор. Форматирование новым стилем будет добавлено к тем установкам, которые уже сделаны для данного текста;

- стили абзацев включают форматирование символов всего абзаца, установку табуляции, расположение абзаца, обрамление и заливку, язык, используемый для проверки орфографии, для выделенных абзацев внутри которого находится курсор, если стиль абзаца содержит форматирование символов, оно применяется ко всему абзацу.

Применение стилей

Стили применяют во время ввода текста или к выделенному тексту, накладывая их командой Формат/Стиль, панели инструментов Форматирование или с клавиатуры.

Сначала курсор устанавливайте в начале действия нового стиля либо выделяется текст или абзацы для форматирования новым стилем. Для форматирования одного абзаца курсор устанавливается внутри него команда Формат/Стиль. В открывшемся диалоговом окне Стиль в списке Список выбирается нужный элемент, в списке Стили – нужный стиль, кнопка Применить. В процессе создания или переопределения стиля ему можно назначить комбинацию клавиш для быстрого ввода и применения, входит Alt. Комбинации клавиш не должны конфликтовать со встроенными в Word макросами.

Для копирования стилей символов используются также кнопка Копировать формат на панели инструментов Стандартная. При этом выделяется текст или символ абзаца, содержащий копируемое форматирование, кнопка Копировать формат, выделяется текст, подлежащий форматированию новым стилем. Для многократного копирования эта процедура выполняется с двойным щелчком на кнопке. Прекращение копирования производится от кнопки Копировать формат еще раз. Удаление стиля символов и возврат к форматированию символов по умолчанию, соответствующему стилю абзаца, осуществляется посредством выделения текста или установки курсора в слове, форматирование которого нужно удалить, и клавиш Ctrl+пробел.

Создание стилей

Стиль абзаца создается по образцу или на основе существующего стиля. Стили хранятся вместе с документом или шаблоном. У каждого стиля должно быть уникальное имя. При именовании стилей рекомендуется учитывать, что:

• имя стиля может содержать до 255 символов

• имя стиля может содержать пробелы, запятые, псевдонимы

• используют прописные и строчные буквы, в именах стилей учитывается регистр

• недопустимы в имени стиля: обратный слеш (\), фигурные скобки, точка с запятой

Стиль по образцу создается с помощью панели инструментов Форматирование, сначала форматируется абзац-образец, курсор оставляется внутри абзаца-образца, выделяется полное имя текущего стиля в списке Стиль панели инструментов Форматирование, вводится имя создаваемого стиля, появится новое имя стиля. новый стиль будет выделен как текущий для абзаца-образца.

При создании стиля с помощью клавиатуры также форматируются абзац-образец и в нем устанавливается курсор, выбирается команда Формат/Стиль, кнопка Создать в диалоговом окне Стиль, где в поле Имя вводится имя нового стиля, в раскрывающемся списке Стиль выбирается тип создаваемого стиля, затем ся кнопка Формат и из списка параметров формата выбирается нужный. Этот шаг повторяется столько раз, сколько нужно включить установок форматирования, для применения нового стиля к текущему выделенному абзацу используется кнопка Применить, кнопка Закрыть позволяет выйти из диалогового окна без применения нового стиля. Создание стиля на основе существующего стиля дает возможность получить семейство сходных стилей на базе одного основного. Это осуществляется выбором команды Формат/Стиль и нажатием кнопки Создать. В поле Имя вводится имя нового стиля, в раскрывающемся списке Основан на стиле указывается имя стиля, на базе которого создается новый стиль, для добавочного форматирования нового стиля выбирается любая из опций формата.

Задание порядка следования стилей

По умолчанию Word назначает для каждого стиля следующим стилем его самого, так что нажатие клавиш Enter распространяется стиль дальше, иногда это мешает. Для создания следования одного стиля за другим выбирается команда Формат/Стиль, нажимается кнопка Создать для нового стиля. При модификации существующего стиля он выделяется в списке и нажимается кнопка Изменить. В раскрывающемся списке Стиль следующего образца выделяется стиль, который нужно задать в качестве следующего.

Копирование стилей

При необходимости в использовании стилей документа или шаблона в другом документе или шаблоне, производят копирование стилей из любого документа или шаблона в другой документ или шаблон. При совпадении копируемого стиля документа или шаблона, куда происходит копирование, копируемый стиль подменит старый, новые копируемые стили добавятся к старым. Для копирования стилей из документов или шаблонов выбирается команда Формат/Стиль, кнопка Организатор, в диалоговом окне Организатор кнопка Открыть файл для открытия документа или шаблона, чтобы копировать стили. Выбирается нужный документ или шаблон в диалоговом окне Открытие документа, кнопка Открыть, выделяется стиль или группа стилей для копирования в списке Из или В, кнопка Копировать.

Изменение стилей

Модифицировать можно любой стиль, некоторые способы изменения стиля: переопределение стиля за счет изменения старых или добавления новых характеристик, удаление или переименование стиля, упрощение применения стиля осуществляется посредством применения псевдонима.

Удаление стиля.

После удаления стиля связанный с ним текст приобретет форматирование стилем Обычный. Встроенные стили удалить нельзя. Для удаления стиля следует выбрать команду Формат/Стиль, в списке Стили выделить удаляемый стиль, нажать кнопку Удалить. Для удаления нескольких стилей рекомендуется нажать кнопку Организатор в диалоговом окне Стиль, выделить удаляемые стили и кнопка Удалить.

Переименование стиля

Переименование стиля не изменит связанный с ним текст, но изменит название стиля по всему документу. Стилю можно дать не только новое имя, но и псевдоним.

Псевдоним – это сокращенное имя или аббревиатура, которая быстро набирается в окне Стиль панели инструментов Форматирование. Стандартные стили не переименовываются, но им дают псевдонимы. Кроме того, нельзя использовать имя стандартного стиля как псевдоним для другого стиля. Переименование стиля или назначение ему псевдонима осуществляется командой Формат/Стиль, затем нажимается кнопка Изменить. В диалоговом окне Изменение стиля вводится новое имя в поле Имя. Для добавления псевдонима вводится запятая после имени и набирается псевдоним.

Переопределение стиля

Переопределение стиля отразится на всем тексте, связанном с этим стилем. Перед этой операцией следует отформатировать абзац, используемый в качестве образца для переопределяемого стиля и выделить его. В списке стилей на панели инструментов Форматирование выделяется имя текущего стиля. После нажатия клавиш Enter в диалоговом окне Переопределение стиля выбирается нужный вариант.

Переопределение стиля решается через меню. Для этого используется команда Формат/Стиль. В списке Стили выбирается стиль для переопределения, нажимается кнопка Изменить. В диалоговом окне Изменение стиля нажимается кнопка Формат и устанавливаются нужные параметры. Флажок Добавить в шаблон указывает на отражение этих изменений в шаблоне.

Пользователь может менять параметры форматирования стиля Обычный, который используется при создании документа на основе шаблона Normal. Эти изменения отражаются только в текущем документе. Изменение стиля Обычный достаточно ответственная операция, так как характеристики этого стиля используются в других стилях. Выбирается команда Формат/Стиль, выбирается шаблон Normal. Окно Стиль на панели инструментов форматирования показывает имя “Обычный”. Выбирается команда Формат/Стиль, нажимается кнопка Изменить. в окне Имя должен быть выделен стиль Обычный. в противном случае вводится это имя. Далее делаются нужные изменения форматирования с помощью списка Формат. В диалоговом окне Изменение стиля устанавливается флажок Добавить в шаблон для использования в шаблоне в дальнейшем.

Изменение постановок в стиле Обычный можно также сделать на основе образца. Выбирается команда Формат/Открыть и открывается документ, основанный на шаблоне Normal. Выделяется текст или курсор ставится внутри абзаца, форматированного стилем Обычный. С помощью меню Формат, панели инструментов или клавиатуры устанавливаются нужные параметры форматирования. После щелчка на окне Стиль панели инструментов Форматирование и нажатия клавиши Enter пользователь отвечает утвердительно на вопрос о переопределении стиля в выделенном образце. Далее выбирается команда Формат/Стиль. В диалоговом окне Стиль должен быть выделен стиль Обычный в списке Стили. Потом нажимается кнопка Изменить, устанавливается флажок Добавить в шаблон. При открытии документа Word копирует в него все стили присоединенного шаблона. При этом стиль шаблона может заменять одноименный стиль документа. Стили шаблона, отсутствующие в документе, копируются в документ, стили документа, отсутствующие в шаблоне, остаются без изменения. Для обновления стилей текущего документа при открытии команда Формат/ Шаблоны, в диалоговом окне Шаблоны и надстройки имя присоединенного шаблона отражается в поле Шаблон документа, установите флажок Автоматически обновлять стили документа.

Лекция № 2_1

ФОРМАТИРОВАНИЕ

Форматирование вручную

Надо переопределить форматирование, сделанное применением стиля, ручным форматированием, при этом учитите как ручное форматирование взаимодействует со стилями. Если было произведено ручное форматирование, а потом применялся стиль, содержащий установки той же категории, то параметры стиля “подавят” ручное форматирование. Если параметры применяемого стиля не имеют отношения к сделанным ранее вручную установкам форматирования, употребление стиля не повлияет на результаты ручного форматирования.

Некоторые установки форматирования символов работают как переключатели, например кнопка ПОЛУЖИРНЫЙ, на повтор, но если весь абзац полужирный, то применение стиля с полужирным написанием оставит абзац полужирным. Если для слова, форматированного стилем, нужно убрать все добавленное вручную форматирование, то курсор устанавливается внутри слова и нажимается сочетание клавиш Ctrl+пробел. Если нужно убрать все добавленное вручную форматирование для абзаца, форматированного с применением стиля нажимается клавиши Ctrl+Q.

Автоформат

Автоформат анализирует документ в окне и принудительно применяет нужные стили к каждому абзацу, форматированному стилем Обычный или Основной текст. Автоформат производит следующие действия:

• использует свои правила форматирования для поиска и форматирования элементов, как заголовки, основной текст, списки, верхние и нижние индексы, адреса, заключительные части писем.

• удаляет лишние символы абзацев

• заменяет прямые кавычки на парные (“ ”) и апострофы (“) – на однозначные кавычки

• заменяет (С), (r), (TM) значками авторского права, зарегистрированного торгового знака и торгового знака

• заменяет *, -, другие символы, используемые для элементов списка на символ маркера

• учитывает горизонтальные отступы, вставленные с помощью клавиши Tab

Если пользователь отформатировал часть текста, Word доведет работу до конца. Автоформат проверит согласованность форматирования всего документа и тем самым улучшит его вид. Применяемые стили Word берет из шаблона, назначенного документу.

Для автоформатированного выделенного текста команда Формат/Автоформат, при необходимости отформатировать весь документ установите курсор в месте документа, кнопка Параметры в диалоговом окне Автоформат позволяет определить, какие изменения будут произведены. После автоформатирования в диалоговом окне Автоформат можно принять все изменения, отказываться от всех изменений, просмотреть изменение одно за другим и принять /отказаться от каждого, подключить стиль из другого шаблона, если результат не устраивает, то можно отменить сделанные изменения .

Для запуска автоформатирования используют кнопку Автоформат на панели инструментов Стандартная. Опция Просмотр изменений - недоступна, но работает отмена изменений. Для автоформатирования с помощью клавиатуры курсор устанавливается внутри документа, подлежащего форматированию, или выделяется нужный текст, после чего нажимаются клавиши Ctrl+K. Опция Просмотр изменений недоступна. Изменение правил автоформатирования командой Сервис/ Параметры, вкладкой Автоформат.

Библиотека стилей

Каждый шаблон содержит набор стандартных стилей, большая часть которых доступна во всех шаблонах Word. Просмотр и изменение вида документа путем переключения к соответствующим стилям другого шаблона осуществляется командой Формат/Библиотека стилей. Для документа в активном окне, стили которого нужно изменить. выбирается команда Формат/Библиотека стилей, устанавливается нужный переключатель в группе Просмотреть, выделяется шаблон для просмотра. Можно вывести список шаблонов из другой папки, Word скопирует стили из выбранного шаблона и в текущий документ. Шаблон не подменяется, подменяется только определение стиля в текущем документе. Все стили, имеющиеся в новом шаблоне , но отсутствующие в исходном шаблоне документа, будут добавлены в документ. Стили, уникальные для документа не подвергнутся изменению.

СОЗДАНИЕ И СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Работа с документом

При создании документа видите пустое окно для ввода, курсор расположен в верхнем левом углу окна, ниже курсора- горизонтальная черта – маркер конца документа. При вводе текста символы появляются слева от точки вставки, которая смещается по мере ввода текста, Enter нужно только для нового абзаца или для вставки строки.

При вводе в режиме вставки текст добавляется к существующему документу между существующими словами. В режиме замены текста новый текст вводится поверх существующего. Для переключения из режима вставки в режим замены символов нужно нажать клавишу Insert на клавиатуре или дважды щелкнуть по индикатору ЗАМ в строке состояния в нижней части экрана. Чтобы вернуться в режим вставки нужно нажать клавишу Insert второй раз. Если строка состояния не выведена на экран и вам необходимо, чтобы она появилась. Нужно выполнить Сервис/Параметры вкладка Вид.

Работа с несколькими документами

В Word можно работать с несколькими документами одновременно. Каждый создаваемый или открываемый документ размещается на экране в своем собственном окне.Одно из преимуществ работы с несколькими документами одновременно заключается в легкости копирования или перемещения текста из одного в другой, что упрощает создание двух различных версий одного базового документа или заимствование из существующего документа при построении нового. При работе с несколькими документами можно переключаться с одного на другой в режиме полного экрана или разместить их на экране так, чтобы видеть по крайней мере часть каждого из них. В любой момент можно сделать один документ активным.

Для размещения на экране всех открытых документов нужно нажать Окно\Расположить все. Можно перемещать их или менять размер, используя обычные методы Windows. Чтобы перейти из одного полноэкранного окна в другое выбрать Окно, где перечисляются все открытые файлы, и выбрать имя файла или клавиши Ctrl+F6.

Сохранение документов

После сохранения файла на диске его можно сохранить под тем же именем или сохранить копию под другим именем, можно установить режим, при котором Word автоматически сохраняет предыдущую копию файла при каждом новом сохранении (Сервис/Параметры/Сохранение). Сохранение документа осуществляется командой Файл/Сохранить, клавишей Shift+F12 или кнопкой Сохранить, Word назначит файлу расширение DOC. Для сохранения файла под новым именем команда Файл/Сохранить как. Файл, созданный в Word, можно сохранять в других форматах, что позволяет переносить документ на компьютере, где Word не установлен.

Создание папки.

По мере возрастания числа файлов надо создать на диске папки командой Файл/Сохранить как, кнопка Создать новую папку, имя до 256 знаков включает пробелы.

Сохранение в форматах других приложений

Сохранение файла в формате, отличном от Word команда Файл/Сохранить как (F12), выбор формата файла из списка Тип файла, припишет к имени файла расширение.

Закрытие документа

Для закрытия документа команда Файл/Закрыть или кнопка Закрыть, или дважды по значку в верхнем левом углу окна документа, если после последнего сохранения сделаны изменения, Word дает возможность их сохранить.

Лекция № 2_2

РЕДАКТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

Режим работы с документом

Режим просмотра документа команда Вид или комбинацией клавиш или кнопками управления режимов просмотра, которые расположены слева от полосы прокрутки.

Таб. Изменение режима просмотра

Комбинация клавиш	Кнопка	Режим просмотра
Alt+Ctrl+N Alt+Ctrl+P Alt+Ctrl+O	Обычный режим Режим разметки Режим структуры	Обычный Разметка страницы Структура

Перемещение внутри документа осуществляется при помощи клавиш управления курсором или при помощи полос прокрутки, “Бегунок” показывает положение отображаемого экрана относительно всего документа. В режиме разметки страницы в нижней части вертикальной полосы прокрутки появляются две кнопки, позволяющие листать страницы целиком, рядом с бегунком появляется номер страницы.

Переход по номеру страницы

Для перехода на страницу с номером команда Правка/Перейти, если документ уже разбит на страницы, можно перейти не только к определенной странице, но и к разделу, строке, сноске, закладке, таблице, рисунку, формуле или объекту.

Переход по закладке

Закладка служит для разметки определенного места в документе. Переход к конкретной закладке производится командой Правка/Перейти или F5.

Выделение и удаление текста

Общий принцип, характерный для приложений Windows: сначала выделение с помощью мыши или с клавиатуры, потом выполнение. Для эффективного выделения текста используют область выделения – пустую область слева от основного текста, попадая в область, указатель мыши принимает форму стрелки. Для удаления текста, выделите его, затем клавиша Del или Backspace или комбинация этих клавиш с Ctrl.

Перенос слов

Слова при переносе разбиваются на части дефисом, три типа дефиса: необязательные, обычные и неразрывные. Команда Сервис\Расстановка переносов автоматически расставляет необязательные переносы по всему документу, чтобы сделать видимыми необязательные переносы дефисы, выберите Сервис\Параметры и откройте вкладку Вид.

Отмена правки

Команду Правка\Отменить выполнятся сразу же после того, как совершена ошибка, чтобы отменить последнюю операцию редактирования, можно воспользоваться клавишами Ctrl+Z или Alt+Backspase. Для отмены или повтора нескольких последних операций используется стрелочка рядом с кнопкой Отменить или Повторить.

Перемещение, копирование и связывание текста или графики

Средство связывания текста или графики внутри документа или с другим документом, при изменении исходного материала его копия меняется автоматически. Фрагмент текста или графики, к которому применены команды перемещения и копирования, загружаются в специальную область памяти, называемую БУФЕРОМ ОБМЕНА, он хранит содержимое с помощью команды копирования или перемещения. Перемещение выделенного текста команда Правка/Вырезать (Правка/Копировать), курсор в то место, куда нужно переместить текст, и выбор команды Правка/Вставить.

Разбивка на страницы

По умолчанию Word разбивает документы на страницы после изменения документа, определяет сколько текста поместится на страницу и вставляет разрыв страни-цы. В любом месте документа можно вручную вставить жесткий или принудительный разрыв страницы, выглядит как жирная пунктирная линия со словами Разрыв страницы по центру экрана. Вставить принудительный разрыв с помощью клавиш Ctrl+Enter либо выбрав команду Вставка/Разрыв, удалить принудительный разрыв клавишей Del.

Поиск и замена

Команда Правка/Найти находит и выделяет текст, форматирование, стиль или специальный символ, команда Правка/Заменить во всем документе производит замену.

Проверка орфографии

Средство проверки орфографии Word находит в документе слова, которых нет ни в основном, ни в специальных или вспомогательных словарях. Средство проверки орфогра-фии может предложить несколько вариантов правильного написания. Если включено средство автоматической проверки орфографии, то неправильно выделенные слова сразу при вводе подчеркиваются красной волнистой чертой. В строке состояния значок в виде открытой книги с красным крестиком, означает, что в документе есть орфографические ошибки, выключить автоматическую проверку орфографии, команда Сервис/Параметры, вкладка Орфография.

ФОРМАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА.

Существует форматирование страниц, разделов, абзацев и символов.

Формат символов включает в себя параметры, как шрифт, цвет текста и фона, верхний и нижний индексы, верхний и нижний регистры, малые прописные буквы, подчеркивания и интервалы между словами. Установка этих параметров команда Формат/Шрифт или можно использовать панель инструментов Форматирование.

Абзац – это фрагмент текста, который завершен нажатием клавиш Enter, для абзацев существуют параметры форматирования (выравнивание, отступы, интервалы, линии рамки, заливка), установка параметров команда Формат/Абзац. Форматирование абзаца воздействует на весь абзац, но оно как бы хранится в символе абзаца, которым заканчивается абзац, если удалить один из этих символов, то предшествующий ему текст становится частью последующего абзаца.

Установка табуляции

Работа с табуляцией: установить позиции табуляции (тип табуляции, расположение позиций табуляции), иначе используются по умолчанию позиции табуляции, затем при вводе текста нажимать Tab для перемещения курсора к следующей позиции табуляции. Установка и удаление табуляции команда Формат/ Табуляция.

Разделы

В режиме разметки установки форматирования действуют на весь документ. Word позволяет распространять установки форматирование уровня разметки страниц не на весь документ, а на отдельные его части-разделы. По умолчанию документ имеет один раздел. В обычном режиме просмотра разрыв раздела отображается как двойная пунктирная линия со словами Разрыв раздела делят документ на разделы. Вставка разрыва команда Вставка/Разрыв, удаление раздела клавиша Del.

Форматирование страницы

К форматированию страницы относятся: установка полей, размера бумаги, ориентация страницы, создание колонтитулов. Поля –это области, примыкающие к четырем краям листа бумаги, между которыми располагается основной текст. Способы изменения поля: команда Файл/Параметры страницы или с помощью линейки. Установка различных полей в разных частях документа, необходимо разделить на разделы и указать размеры полей, применяя их либо к текущему, либо к выделенному разделу. Установка формата бумаги и ориентации страницы для всего документа или для отдельного раздела.

Колонтитулы

Колонтитулы содержат информацию, которая повторяется на каждой странице документа, можно разместить колонтитулы где угодно на странице, создать колонтитул команда Вид/Колонтитул, в колонтитул можно включать текст, графику, номера страниц, дату и время, поля, символы, ссылки, файлы, кадры, рисунки и т.д.

Лекция № 3

ТАБЛИЦЫ В ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТАХ.

Word имеет мощные средства работы с таблицами, которые предоставляют удобные возможности манипулировать колонками.

Таблица представляет собой совокупность ячеек, расположенных в строках и столбцах, которые можно заполнять произвольным текстом или графикой.

Ячейкой называется прямоугольная область на пересечении столбца и строки. Отдельная ячейка может рассматриваться как обычный документ: доступны операции ввода, редактирования, форматирования текста. При вводе текста ячейка растягивается по вертикали, но ширина ячейки не изменяется.

Создание таблиц

Таблицу можно создать в любой части документа, может размещаться на нескольких страницах, ее можно поместить в кадр и менять ее размер и положение на странице, можно назначить таблице название и определить ее заголовок таким образом, что при переходе таблицы на новую страницу заголовок будет автоматически появляться наверху новой страницы. Способы создания таблиц:

- команда Таблица/Вставить таблицу, в диалоговом окне Вставка таблицы задаются параметры новой таблицы;

- кнопка Мастер, которая открывает доступ к мастеру таблицы, пошагово создаем таблицу, далее команда Таблица/Автоформат, чтобы выбрать один из предопределенных макетов оформления таблицы. Работа с таблицей выполняется с использованием кнопок: Вставить таблицу на стандартной панели инструментов и Вставить лист Excel;

- преобразование текста в таблицу команда Таблица/Преобразовать в таблицу. Для преобразования текст должен иметь разделители: знак конца абзаца, символ табуляции, запятую или любой знак, который отделяет содержимое ячеек одной строки.

Редактирование таблиц

Необходимо внести в таблицу изменения: переместить или скопировать ячейки, вставить новые строки или столбцы для размещения дополнительного текста или иллюстраций, приходится настраивать высоту строк и ширину столбцов. Редактировать содержимое ячейки можно с помощью тех же приемов, как для редактирования текста или графики в документе. Сначала надо выделить нужные ячейки, строки или столбцы с помощью мыши или команд Таблица/Выделить строку, Таблица/Выделить столбец, Таблица/Выделить таблицу.

Перемещение и копирование ячеек, строк и столбцов

1. Перемещение и копирование ячеек, строк и столбцов с помощью мыши:

• выделить требуемые символы, ячейки, строки и столбцы

• переместить указатель мыши в выделенную область, так чтобы указатель мыши принял форму стрелки, направленную вверх и влево

• для перемещения нажмите и удерживайте левую кнопку мыши; для копирования нажмите и удерживайте Ctrl, а затем нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.

• переместите курсор в то место, где должны появиться перемещаемые или копируемые ячейки, отпустите левую кнопку мыши, указатель мыши имеет вид стрелки с серым прямоугольником внизу. При копировании и перемещение ячейки, строк и столбцов используется команды контекстного меню: Вырезать, Копировать, Вставить.

2. Перемещение и копирование с помощью контекстного меню:

команды Вырезать, Копировать, Вставить аналогичны, что и в обычном тексте. При копировании ячеек команда Вставить становится командой Вставить ячейки и вставляет ячейки именно как ячейки таблицы. Если копируется целая строка или столбец ячеек, то команда Вставить становится командой Вставить строки или Вставить столбцы соответственно. Если вставить ячейки в область, которая не является таблицей, то она становится таблицей. Если ячейки вставляются в уже существующую таблицу, то таблица расширяется так, чтобы все вставляемые ячейки поместились. Для использования этих приемов можно выделить символы, ячейки, строки и столбцы, которые нужно переместить или скопировать. Для перемещение выберите команду Правка/Вырезать или нажмите кнопку Удалите в буфер на панели инструментов. Кроме того, можно выбрать команду Вырезать в контекстном меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши. Для копирования команда Правка/Копировать или кнопка Копировать в буфер. Затем поместите курсор в то место, где должны появиться перемещаемые или копируемые ячейки и выполните команду Правка/Вставить или кнопка Вставить из буфера.

Изменение ширины столбца

1. Изменение ширины столбца с помощью мыши.

Установите указатель мыши на правой стороне столбца. При этом указатель примет вид двойной вертикальной черты с маленькими стрелочками. Перетащите указатель мыши (влево, чтобы уменьшить ширину, вправо, чтобы увеличить ширину). Если в столбце имеются выделенные ячейки, то изменение ширины коснется только выделенных ячеек. Изменить ширину столбца можно также с помощью горизонтальной линейки, которая появляется только при установки режима просмотра разметки документа. Каждый столбец таблицы имеет соответствующий ей маркер на горизонтальной линейке. Ширину столбца можно настроить, перетаскивая этот маркер.

2. Изменение ширины столбца с помощью меню.

Команда Таблица/Высота и ширина ячейки позволяет изменить ширину сразу нескольких столбцов или задать определенное численное значение ширины столбца. Перед выполнением команды необходимо выделить столбцы или ячейки. ширину которых нужно изменить. Word позволяет автоматически подогнать ширину таким образом, чтобы в ячейке помещался самый длинный текст. Выделить требуемые столбцы команда Таблица/Высота и ширина ячейки и в диалоговом окне Высота и ширина ячейки раскрыть вкладку Столбец и нажать кнопку Автоподбор.

3. Изменение высоты строки.

Команда Таблица/Высота и ширина ячеек, вкладка Строка. Изменить высоту строки при помощи вертикальной линейки, которая появляется при установке режима разметки документа. Каждая строка таблицы имеет соответствующий ей маркер на вертикальной линейке. Высоту строки можно настроить, перетаскивая этот маркер.

Редактирование структуры таблицы.

Изменение структуры таблицы удалением и добавлением ячеек, строк и столбцов, перед этим их необходимо выделить, команды Вставить и Удалить в меню Таблица меняются в зависимости от того, что выделено в данный момент.

Добавление столбцов происходит слева от выделенных столбцов, строк – сверху от выделенных строк командой Таблица/Вставить строки, Таблица\Вставить столбцы. Число добавляемых элементов определяется количеством выделенных строк или столбцов. Если выделена группа ячеек, то добавление группы ячеек командой Тавлица/Вставить ячейки производится со сдвигом существующих ячеек вниз или вправо. Удаление команда Таблица/Удалить ячейки, Таблица/Удалить строки в зависимости что было выделено.

Модификация таблиц

Нужно, чтобы текст или рисунок занимал сразу несколько ячеек таблицы. Word позволяет объединить несколько ячеек одной строки в одну ячейку, возможно только по горизонтали. Если выделить ячейки в нескольких строках, то объединение будет происходить в каждой строке отдельно. Чтобы объединить несколько ячеек строки в одну, необходимо выделить эти ячейки и выполнить команду Таблица/Объединить ячейки. Для разбиения ячеек выделите ячейку и Таблица/Разбить ячейку, в окне Разбить ячейки укажите количество столбцов. Для создания заголовков таблицы нужно выделить первую строку таблицы, если нужно последующие строки, которые должны быть использованы как заголовок таблицы, и затем выбрать команду Таблица/Заголовки.

Форматирование таблицы.

Форматирование содержимого ячеек позволяет:

• изменить шрифт командой Формат/Шрифт

• изменить отступы и интервалы командой Формат/Абзац

• добавить обрамление, заливку или цвет командой Формат/Обрамление и заливка.

Нумерация строк и столбцов.

Для добавления номера в ячейки или строки таблицы необходимо выделить ячейки, строки или столбцы, затем Формат/Список, открыть вкладку Нумерованный и из предложенных стилей выбрать подходящий. Для изменения предопределенного стиля нажмите кнопку Изменить и в диалоговом окне Изменение нумерованного списка измените параметры списка нумерации. Добавление номеров с помощью кнопки Нумерованный список на панели инструментов Форматирование.

Разбиение таблицы

Бывает нужным вставить абзац между строками таблицы. Чтобы вставить текст перед таблицей или между строками таблицы, нужно поместить курсор в строку таблицы ниже того места, куда нужно вставить текст, затем Таблица/Разбить таблицу.

Сортировка таблицы.

Данные в таблицах иногда должны быть упорядочены. Выделить таблицу, команда Таблица/Сортировка, тип сортировки определяет пользователь.

Вычисления в таблицах

Word позволяет складывать, вычитать, умножать и делить числа и другие вычисления. Вставлять формулы в ячейку можно с помощью команды Таблица/Формула. Формула начинается со знака =, содержит адреса ячеек, имена встроенных функций, числовые константы, знаки математических операций. Адреса ячеек состоят из буквы (имя столбца) и цифры (имя строки). Для переключения из режима просмотра адресов ячеек в режим просмотра результатов вычислений нужно поместить курсор в область таблицы и нажать Shift+F9. Если числа, которые участвовали в вычислениях, изменились, то для того, чтобы обновить результат вычислений, нужно выделить ячейку с формулой и нажать клавишу F9.

Встроенные средства вычислений целесообразно использовать когда:

• задача очень проста

• числовые данные расположены в строках или столбцах таблицы

• нужно вычислить математический результат, зависящий от чисел в таблице

• документ не должен быть связан с другими документами