Тема 8 организация документооборота на предприятиях

8.1. Схема и график документооборота.

8.2. Хранение и уничтожение первичных доку­ментов.

8.3. Ответственность за нарушение правил хра­нения документов.

8.4. Защита текущей информации.

8.1. Схема и график документооборота

Часть бухгалтерского дела, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Процесс движения документов, начиная от их составле­ния, приемки и обработки и заканчивая сдачей их на хра­нение в архив, принято называть документооборотом.

Таким образом, документооборот - движение до­кументов в организации по информационным техноло­гическим цепочкам (создание или получение их от дру­гих предприятий, принятие к учету, обработка, вклю­чая передачу в архив), регламентируемое графиком и да­ющее возможность проинформировать всех заинтересо­ванных лиц, довести до них принятие решения.

График документооборота является важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим созда­ние стройной системы организации бухгалтерского уче­та в организации. Он является средством обслуживания рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности. Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает:

• ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;

• выполнение работ в соответствии с планом инди­видуального распределения обязанностей, то есть каж­дый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;

• выполнение работ, установленных планом распре­деления обязанностей;

• выполнение работ в течение установленной продол­жительности рабочего дня.

График документооборота, как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финан­совой деятельности, обеспечивает:

• своевременное составление и представление бух­галтерской и статистической отчетности в установлен­ные адреса;

• своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организацией.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразде­лением предприятия, учреждения, а также всеми испол­нителями с указанием их взаимосвязи и сроков выпол­нения работ.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особен­ностей организации, ее структуры и структуры управле­ния, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета (централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т.п.

Документооборот может быть:

- входящим (документы поступают от других организаций);

- исходящим (документы предназначены для вне­шних пользователей);

- внутреннего назначения (документы для собствен­ных нужд).

8.2. Хранение и уничтожение первичных учетных документов

Главный бухгалтер организации обеспечивает со­хранность первичных учетных документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), форм бухгалтерской отчетности, налоговых расче­тов (налоговых деклараций), оформление и передачу их в архив.

Данные документы должны храниться до их переда­чи в архив организации в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответ­ственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сей­фах, металлических шкафах или специальных помеще­ниях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Чтобы можно было быстро найти нужные докумен­ты, необходима их систематизация, т.е. группировка документов в дела. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или учас­тку деятельности, помещённые в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Толщина каждого дела не должна превышать 80-40 мм - это около 300 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

Бухгалтерская документация в основном группиру­ется по хронологии. Документы группируются по меся­цам, но можно и за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца. Квитанции, накладные и другие ана­логичные документы группируются в порядке последо­вательности их номеров.

От того, насколько грамотно проводилась работа по группировке и описанию документов дел, зависит со­хранность документов.

По окончании года в конце номенклатуры дел заменя­ется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

Сроки хранения бухгалтерских документов регла­ментируются:

- в течение четырех календарных лет деятельности налогоплательщика по налоговому законодательству;

- не менее 5 лет по требованиям бухгалтерского учета.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтер­скую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственно­го архивного дела, но не менее 5 лет.

В соответствии с Перечнем типовых управленчес­ких документов, образующихся в деятельности орга­низаций, с указанием сроков их хранения, утвержден­ным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000 г., установлены следующие сроки хране­ния бухгалтерских документов:

• отчетов по налогам: годовых - постоянно; квар­тальных - 5 лет; месячных - 1 год;

• бухгалтерских отчетов и балансов организаций: сводных годовых - постоянно; годовых - постоянно; квартальных - 5 лет; месячных - 1 год;

• первичных документов и приложений к ним, за­фиксировавших факт совершения хозяйственной опера­ции и явившихся основанием для бухгалтерских запи­сей (кассовых, банковских документов, корешков бан­ковских чековых книжек/ордеров, табелей, извещений банков и переводных требований, актов о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанций, ко­решков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.) - 5 лет;

• синтетических, аналитических, материальных счетов бухгалтерского учета - 5 лет;

• бухгалтерских учетных регистров (Главной книги, журналов-ордеров, разработочных таблиц и др.) - 5 лет;

• оборотных ведомостей - 5 лет;

• перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, - «До замены новыми»;

• образцы подписей материально ответственных лиц - «До минования надобности»;

• книги, журналы, карточки учета: ценных бумаг - постоянно; договоров, контрактов, соглашений (кредит­ных, хозяйственных, операционных) - 5 лет; основных средств (зданий, сооружений) - 5 лет; расчетов с орга­низациями - 5 лет; приходно-расходных кассовых до­кументов (счетов, платежных поручений) — 5 лет; по­дотчетных лиц - 5 лет; исполнительных листов - 5 лет; депонированной заработной платы - 5 лет; довереннос­тей - 5 лет.

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого приказом руководителя созда­ются постоянно действующие экспертные комиссии. В состав экспертной комиссии входят наиболее квалифи­цированные специалисты основных структурных подраз­делений. Председатель комиссии - один из руководящих работников организации. Приказ может иметь следую­щую форму.