Учетные регистры.

Отражение хозяйственных операций в документах не дает возможности проследить связь их в систематическом порядке. Поэтому возникает необходимость первичные, а также и свод­ные документы регистрировать в определенной последователь­ности. А для этого требуются специальные регистры.

Учетные регистры — это специальные таблицы в виде карто­чек, книг, ведомостей (сводных листов — машинограмм), маг­нитных лент, магнитных дисков, дискет и других машинных носителей учетной информации.

Различные авторы по-разному дают определение учетным регистрам. Так, М.Ш. Вейсман (1962 г.) пишет: «Книги, карточ­ки и свободные листы, на которых делают учетные записи, на­зывают учетными регистрами».

А.Л. Быкова (1962 г.) дала определение учетным регистрам как совокупности специально разграфленных листов бумаги, приспособленных для регистрации бухгалтерских проводок и записей (разноски) по счетам.

Учетные регистры являются одним из важнейших средств осуществления бухгалтерского учета.

Применение тех или иных учетных регистров обусловлено объемом и спецификой учитываемых объектов, количеством хозяйственных операций, способом их регистрации и обработ­ки. Записи в учетных регистрах могут быть подробными и со­кращенными.

По внешнему виду учетные регистры уже названы — это кни­ги, карточки, ведомости, магнитные носители (магнитные ленты, диски, дискеты и др.).

По графлению книги, карточки и листы имеют разную форму. В зависимости от порядка размещения дебетовых и креди­товых записей могут быть двусторонними (большей частью кни­ги) и односторонними. Односторонние регистры бывают раз­личной формы в зависимости от содержания учитываемых в них хозяйственных операций:

- контокоррентной формы регистры;

- регистры количественно-суммовой формы;

- регистры количественно-сортового учета;

- многоколончатой формы;

- регистры с линейной записью;

- регистры шахматной формы.

Контокоррентной формы учетные регистры применяют при учете расчетных операций.

Регистры количественно-суммовой формы применяют для учета всякого рода материальных ценностей.

Регистры количественно-сортового учета открывают (отводят) по каждому номенклатурному номеру материальных ценностей. Из этой формы вид­но, что в регистрах подобного типа можно вести учет по сортам, ответственным за сохранность лицам, местам хранения в коли­чественном выражении и в целом по предприятию в количе­ственном и денежном выражении.

Регистры многоколончатой, или многографной, формы ис­пользуют для аналитического учета затрат по статьям, связан­ным с выпуском продукции, выполнением конкретных видов работ или оказанных услуг. В связи с этим строение такого типа регистров исходит из необходимости получения данных по каждой статье калькуляции.

Карточки количественного учета предназначены для учета товарно-материальных ценностей на складе. Такого типа карточки заполняют материально ответствен­ные лица на основании первичных документов по движению конкретного наименования материалов.

Учет наличия и движения материалов в них ведут только количественный. На каждое наименование открывают отдель­ную карточку. Контроль за сохранностью карточек обеспечивается путем регистрации в специальном журнале, который ведут в бухгалтерии.

Карточки находятся в специальной картотеке в порядке, ко­торый определяется спецификой учитываемых объектов. Так, карточки складского учета хранятся в картотеке с разделителя­ми по названию субсчетов, а внутри субсчетов по возрастанию номенклатурных номеров материалов.

Книги в настоящее время используют в тех случаях, если перечень учитываемых объектов незначителен.

Ведомости (свободные листы) открывают для ведения и обоб­щения однородной учетной информации. Например, ведомость начисления амортизации (износа) основных средств за отчет­ный период. Ведомости хранят в отдельной папке.

Учетные регистры классифицируют на карточки, книги и ведомости — по внешнему виду.

По строению учетные регистры классифицируют по трем признакам: параллельного размещения, последовательного раз­мещения и комбинированного размещения бухгалтерских за­писей.

Параллельный способ строения учетных регистров заключа­ется в том, что размещение записей во время их регистрации по дебету и кредиту на одной позиции, если даже регистр по стро­ению может быть в виде одно-, двусторонней и многографной таблиц.

Последовательный способ бухгалтерских записей предусмат­ривает двухуровневое строение учетных регистров.

Комбинированный вариант предполагает использование обо­их способов строения учетных регистров, в графах которых ука­зывают корреспонденцию счетов. Различное строение учетных регистров обусловлено не только их названием, но и объемом и степенью обобщения информации, формирующейся в учетных регистрах.

По характеру регистрации бухгалтерских записей учетные регистры бывают хронологические и систематические. Регистры, в которых записи осуществляют по датам документов и без их группировки по счетам бухгалтерского учета, называют хронологическими.

Учетные регистры, в которых записи хозяйственных операций делают в определенной системе, т.е. группируют по счетам бухгалтерского учета, называют систематическими.

Имеют место комбинированные учетные регистры, в которых сочетают использование хронологических и систематических записей.

Широкое применение находит в одном учетном регистр совмещение синтетического и аналитического учета с последующим отражением его итогов в конце месяца в систематическом учетном регистре, например в Главной книге.

Учетные регистры можно различать и по способу их заполнения — ручным или с использованием машинного вариант.

Техника учетной регистрации

Практикой организации бухгалтерского учета выработаны различные способы записи хозяйственных операций на основа­нии документов в учетные регистры. Техника учетной регистра­ции — весьма важный этап формирования достоверной и своев­ременной информации о происходящих хозяйственных процес­сах на предприятии, а также представление этой информации пользователям.

Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры называют разноской операций. Ее выполняют на основе разметки корреспондирующих счетов бухгалтерского учета.

Техника учетной регистрации весьма разнообразна. В зави­симости от формы бухгалтерского учета она имеет свои осо­бенности, однако содержит ряд этапов — общих для всех форм учета. Это - проверка и прием документов, обработка докумен­тов, разноска операций.

Проверка документов состоит из формальной, арифметичес­кой проверок и проверки по существу. Формальная провер­ка заключается в установлении наличия в документе всех обяза­тельных реквизитов. При этом одновременно тщательно прове­ряется ясность указания сущности операций, четкость оценки в натуральном и денежном измерителях, а также наличие подпи­сей лиц, ответственных за совершение операции.

Арифметическая проверка состоит в выяснении пра­вильности арифметических действий, имеющихся в документе: умножения количества на цену, сложения сумм при подсчете итога и т.п.

Проверка документов по существу состоит в опреде­лении законности произведенной операции, соблюдения дей­ствующих правил ее выполнения, соответствия ее плановым за­даниям, ее целесообразности и т.д.

При обнаружении в документе каких-либо недоработок, ошибок, дефектов работник учета должен вернуть его оператив­ному работнику для дооформления.

Только после проверки правильности документов работник учета принимает их от оперативного работника. При приеме в случае надобности выдается расписка лицу, сдающему докумен­ты. Так, заведующий складом, сдавая все документы на приход и расход материальных ценностей за день, получает расписку на копии сопроводительного реестра, при котором он отсылает эти документы в бухгалтерию; кассир, сдавая в бухгалтерию кассо­вые приходные и расходные документы, получает расписку в конце страницы кассовой книги, на которой эти документы за­регистрированы.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвер­гаются учетной обработке. Она необходима для подготовки до­кументов к записи в учетные регистры.

Обработка документов состоит из расценки, группировки и разметки.

Расценка документов представляет собой определение и про­ставление на документе денежного выражения оформленной им операции. В практической работе расценку часто называют так­сировкой.

Расцененные «протаксированные» документы группируют. Группировка документов заключается в подборе их в группы, однородные по своему содержанию. Подбирают группы кассо­вых документов, документов по приходу и расходу материалов, документов по продаже продукции и др. Внутри каждой из этих групп документы подбирают в более мелкие группы. Так, кассо­вые приходные документы подбирают по источникам поступле­ния денежных средств: с расчетных и валютных счетов, от деби­торов, подотчетных лиц и т.п.

Во многих случаях группировку первичных документов за­вершают составлением сводных документов, что облегчает учет­ную обработку полученных данных. Группировка первичных документов по ряду счетов синтетического учета нередко осу­ществляется путем составления специальных группировочных ведомостей. В дальнейшем документы подлежат разметке.

Разметка документов представляет собой оформление кор­респонденции между счетами, вытекающей из данной опера­ции. В практической работе разметку называют контировкой.

Разметку документов производят различными способами. Различие способов разметки документов зависит от особеннос­тей применяемой формы бухгалтерского учета. Так, при мемо­риально-ордерной форме учета разметку документов делают путем составления по каждому документу или группе подобран­ных однородных документов мемориального ордера.

При журнально-ордерной форме учета разметку указывают в журнале-ордере, куда записывают операцию путем проставления суммы документа в колонках корреспондирующих счетов.

При окончании обработки документы направляют для запи­си операций в учетные регистры, что носит название разноски операций.

Разноска операций производится на основе разметки доку­ментов и содержания самих документов. Сначала операции за­писывают в регистры синтетического учета, затем операции раз­носят в регистры аналитического учета. При журнально-ордер­ной форме этот порядок является иным, так как записи сначала делают в журналы-ордера, большинство которых представляют собой комбинированные регистры аналитического учета, а за­тем уже в Главную книгу общим итогом за месяц.

Записи в регистры аналитического учета делают более под­робно, чем в регистры синтетического учета. О разноске опера­ций в учетные регистры на документах обязательно делают от­метки: или путем проставления «галочки», или посредством ука­зания страницы регистра, на которую записана данная сумма.

В конце месяца во всех регистрах подсчитывают итоги записей всех операций. Затем составляют оборотные ведомости, используемые, прежде всего в самом аппарате бухгалтерского учета для сверки записей синтетического и аналитического учета между собой.

В тех регистрах, где это необходимо, выводится сальдо на 1-е число следующего месяца. Сумма сальдо проставляется на следующей строке после записи итогов оборотов — в колонке «Дебет», если оно дебетовое, и в колонке «Кредит», если оно кредитовое.

По окончании года и составлении заключительного баланса учетные регистры заключают путем подведения итога по каждо­му счету и проставления сальдо на противоположную сторону. Это делается с целью «сбалансирования» итогов, т.е. получения равных сумм в дебете и кредите.

В новом отчетном году учетные регистры открывают в точ­ном соответствии с данными баланса на 1 января текущего года записью сальдо, выведенного в регистрах за истекший год.

Способы выявления и исправления ошибок в документах и учетных регистрах

При сверке учетных записей, а также при проверке учет­ных данных во время инвентаризации, при сличении записей в регистре с содержанием документа могут обнаружиться те или иные ошибки.

Ошибки в учете могут быть допущены как при составлении документов, так и при осуществлении записей в учетные регис­тры. Характер ошибок бывает различный — простые описки при записи цифр, ошибки в разноске, т.е. запись не в надлежащий счет или не в ту колонку, арифметические ошибки или ошибки в разметке (неверное указание в корреспонденции счетов). Всякая ошибка, обнаруженная в учете, должна быть исправлена. В практике бухгалтерского учета выработано много ориги­нальных приемов проверки и выявления часто встречающихся ошибок. При большом числе записей в учетных регистрах ши­роко используют два приема: пунктировку и выборку.

Пунктировка состоит в том, что проверенные суммы пунктируют «галочкой» или точкой. В результате пунктировки проверяющий видит, какие суммы им уже проверены и где мо­жет быть скрыта не найденная им ошибка. В некоторых учет­ных регистрах проставлению знака пунктировки отводится спе­циальная графа, колонка, которую так и называют «отметка» или «галочка».

Выборку применяют в тех случаях, когда необходимо найти ошибки, приводящие к расхождениям между данными синтети­ческого и аналитического учета.

Суть этого приема в том, что на отдельном листе бумаги делают выборку из аналитических счетов по статьям или суб­счетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выбор­ки по каждой статье или субсчету и сравнивают с соответствую­щими данными синтетического счета. Это и позволяет устано­вить, по какому субсчету или статье допущена ошибка.

В бухгалтерском учете могут быть ошибки, являющиеся след­ствием неправильного составления корреспондирующих счетов. Такие ошибки можно обнаружить при просмотре корреспон­денции счетов или в результате знакомства с экономическим содержанием операций. Для исправления таких ошибок необ­ходимо обращаться непосредственно к данным документов, на основании которых были сделаны ошибочные записи.

Различным формам учета свойственны свои характерные для них приемы проверки правильности и полноты учетных запи­сей и выявления ошибок.

Так, при мемориально-ордерной форме вначале сверяют итоги регистрационного журнала с итогами оборотов по дебету и кре­диту всех счетов Главной книги. Затем по данным аналитиче­ских оборотных и сальдовых ведомостей проверяют совпадение показателей синтетического и аналитического учета.

При журнально-ордерной форме учета характерным и спе­цифичным является сверка итоговых записей в журналах-орде­рах с данными первичных документов.

Исправление ошибок осуществляют различными способами в зависимости от их характера и момента обнаружения. Наибо­лее распространенные способы исправления ошибочных запи­сей:

- корректурный,

- «красное сторно»,

- дополнительные записи,

- обратных проводок,

- переноса сумм со счета на счет.

Корректурный способ исправления ошибок применяют при описках или арифметических ошибках, допущенных в докумен­тах или учетных регистрах, т.е. когда ошибка носит частный характер, сделана в одном регистре и обнаружена до окончания записей и подсчета оборотов за отчетный месяц.

Корректура состоит в зачеркивании ошибочной записи и, в случае надобности, в надписывании над зачеркнутым правильной записи. При этом зачеркивание ошибочной записи делают одной чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочесть. Исправляя неверно написанные суммы, необходимо зачеркивать полностью всю сумму, хотя неверной в ней была лишь одна цифра.

Одновременно с этим на полях соответствующей строки за подписью лица, сделавшего исправление, должна быть сделана оговорка «исправлено».

При ведении учета по журнально-ордерной форме этим спо­собом исправляют ошибки в журналах-ордерах до подсчета в них месячных итогов, т.е. до записи их в Главную книгу.

При ведении учета по мемориально-ордерной форме пользу­ются корректурным способом тогда, когда допущена ошибка при разноске операций по счетам в Главной книге или при записи в регистрационный журнал и обнаружена до составления баланса и представления его в соответствующие органы.

Способ «красное сторно» состоит в том, что при обнаруже­нии ошибки в корреспонденции между счетами составляют сна­чала новую контировку, в которой повторяют ошибочную кор­респонденцию и сумму ошибочной записи красным цветом, что означает вычитание указанной суммы из итога оборотов. Таким образом, эта вторая (исправительная) бухгалтерская запись пол­ностью аннулирует первую (ошибочную). Затем составляют еще одну бухгалтерскую запись, в которой указывают правильную корреспонденцию счетов, в результате ошибка оказывается ис­правленной.

Таким образом, достоинством исправления ошибок спосо­бом «красное сторно» являются: сохранение в счетах правиль­ных итогов оборотов и сохранение правильной корреспонден­ции между счетами.

Способ дополнительных записей применяют в тех случаях, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах, в синтетическом и аналитическом учете или затрагивает коррес­понденцию счетов, или выявлена после подсчета итогов.

На дополнительные бухгалтерские записи (проводки) состав­ляют специальные документы бухгалтерского оформления.

При журнально-ордерной форме учета ошибку, обнаружен­ную в журнале-ордере после подсчета итогов за месяц, но до записи их в Главную книгу, исправляют путем дополнительной записи на основании справки бухгалтерии. Для исправлений в журналах-ордерах имеются строки и графы за итогами.

Если ошибка выявлена после записи итогов журнала-ордера в Главную книгу, то исправление вносят и в журнал-ордер, и в Главную книгу.

При ведении учета по мемориально-ордерной форме для исправлений способом дополнительных записей составляют мемориальный ордер. Его регистрируют в регистрационном журнале. А затем записывают по счетам синтетического и ана­литического учета.

Способ обратных проводок применяют для исправления не­правильных записей по счетам. Заключается он в том, что для исправления ошибочной бухгалтерской записи делают запись с обратной корреспонденцией счетов.

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *