- •Оглавление
- •Глава 2 .Анализ практики документооборота на предприятии. 17
- •Введение.
- •Глава 1. Документооборот как элемент учетной политики, его содержание и организация.
- •1.1.Содержание документооборота.
- •1.2.Документооборот как элемент учетной политики.
- •1.3.Организация документооборота.
- •Глава 2 .Анализ практики документооборота на предприятии.
- •2.1 Схема движения и технология обработки документов на оао комбината «Марс».
- •2.2.Графика документооборота по предприятию
- •Заключение.
- •Список использованной литературы
2.2.Графика документооборота по предприятию
Утверждено приказом № 129 от 15 декабря 2010 г.
Руководитель Андреева М.Ю.
Наименование документа |
Создание документа |
Проверка документа |
Обработка документа |
Передача в архив |
||||||||||||
количество экземп- ляров |
ответственный за выписку |
ответстве ный за офо- мление |
ответ- ствен- ный за испол- нение |
срок испол- нения |
ответ- ствен- ный за про- верку |
кто представляет |
поря- док пред- став- ления |
срок пред- став- ления |
кто исполняет |
срок исполнения |
кто исполняет |
срок передачи |
||||
Требование |
2 |
цех |
бухгалтерия |
склад |
ежедневно (до.. часов) |
бухгалтерия |
1 экз. - цех 2 экз. - склад |
при от чете при реестре |
ежедневно (до.. часов) |
бухгалтерия |
ежедневно |
бухгалтерия |
по истечении квар тала |
Приказ № 129 от «15»декабря 2010 г.
Приказываю:
Для нормальной работы фирмы и правильной организации документооборота всем ответственным лицам сдавать отчеты по своей деятельности согласно утвержденному графику.
1. Заместитель генерального директора:
- до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения генеральным директором подрядные договоры с заказчиками и генподрядчиками, а также с субподрядчиками;
- до 5-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру подписанные Акты о приемке выполненных работ формы N КС-2 и Справки о стоимости выполненных работ и затрат формы N КС-3;
- до 10-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру утвержденные подрядные договора;
2. Исполнительный директор:
- ежедневно сдает генеральному директору на визирование полученные счета по приобретению материально-производственных ресурсов; еженедельно сдает генеральному директору отчет о работе фирмы;
- до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения генеральным директором договоры и контракты с поставщиками строительных материалов и оборудования, трудовые договоры с новыми сотрудниками, договоры о материальной ответственности и другие документы;
- до 10-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру документы на сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца.
3. Главный бухгалтер:
- до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет об уплаченных налогах;
- до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о налоговых платежах, необходимых к уплате в следующем отчетном периоде;
- до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о выданных подотчетных суммах;
- до 10-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о движении денежных средств в кассе фирмы;
- до 10-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о движении денежных средств на расчетном счете.
4. Прораб:
- ежедневно сдает исполнительному директору заявки на приобретение необходимых строительных материалов, инструментов, хозяйственного инвентаря;
- еженедельно сдает генеральному директору отчет о результатах строительного процесса;
- до 5-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру табель рабочего времени;
- до 5-го числа каждого месяца сдает в производственно-технический отдел форму N М-29, а в бухгалтерию - материальный отчет.
Исполнители (прорабы, мастера, табельщики, работники бухгалтерии, снабжения, кладовщики, подотчетные лица и др.), получив выписку из графика документооборота, создают и представляют документы, относящиеся к сфере их обязанностей. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
Наличие графика документооборота не только способствует взаимодействию информационных систем строительной организации, но и является одним из доказательств наличия системы внутреннего контроля. Кроме того, график рационального документооборота способствует оптимизации числа подразделений и числа исполнителей, влияющих на качество учетно-аналитической информации, и, как показывает практика, улучшает всю учетную и контрольную функции системы управления строительным бизнесом.
Статический график документооборота
первичных учетных документов
N п/п |
N фо рмы |
Наимено вание документа |
Количество Экземпля ров |
Срок исполне ния |
Сроки пере дачи в бухгалтерию другими подразделе ниями |
Сроки Архив ного хране ния |
Примечание |
|||||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|||||||||||
По учету труда и его оплаты |
||||||||||||||||||
1 |
1-Т |
Приказ (распоря жение) о приеме работника на работу |
1 |
Не позднее первого рабочего дня вновь принимаемого работника |
3 дня с мо мента приема – копия |
75 лет Минус воз раст |
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику (ам)под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54а) |
|||||||||||
2 |
Т-2 |
Личная кар точка работника |
1 |
После приема работника на работу; при наличии изменений |
Исполня ются и хранятся в отделе кадров |
75 лет минус воз раст |
|
|||||||||||
3 |
Т-3 |
Штатное расписание |
1 |
Ежегодно не позднее 25 декабря предыдущего года; при внесении изменений |
Исполня ются и хранятся в отделе кадров |
75 лет минус возраст |
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица |
|||||||||||
4 |
Т-6а |
Приказ (распоря жение) о предостав лении отпуска работникам |
1 |
При Предостав лении отпуска работнику, но не позднее чем за 3 дня до его начала |
На следу ющий день пос ле расчета отпускных, копия на следую щий день после подписа ния |
75 лет минус возраст |
Составляются работ ником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2), лицевом счете (форма N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику |
|||||||||||
5 |
Т-54а |
Лицевой счет (свт) |
1 |
При приеме на работу; затем ежегодно |
Заполня ются работни ком бухгал терии |
75 лет минус возраст |
|
|||||||||||
По учету кассовых операций |
||||||||||||||||||
6 |
КО-1 |
Приходный кассовый ордер |
1 |
Ежедневно при движении наличных средств по кассе |
На следующий день после проведения вместе с отчетом кассира |
5 лет |
Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе |
|||||||||||
7 |
КО-2 |
Расходный кассовый ордер |
1 |
То же |
То же |
5 лет |
Выписывается работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3). В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна |