Тема 3.4.Функция контроля

3.4.1.Содержание контроля. Объективная основа контроля – учет и анализ

Функция контроля представляет собой действие по оценке готовности к процессу достижения целей, выявлению отклонений хода процесса достижения целей от запланированного и констатацию факта и степени достижения цели.

Для осуществления функции контроля необходимо иметь объективную основу – информацию, которая формируется в процессе отчетности исполнителей различного уровня. Такую информацию менеджер может почерпнуть из планов и отчетов, используя организованный учет. На основе данных учета оценивается готовность к процессу достижения целей, состояние хода процесса, и выявляются отклонения от желаемого состояния.

Примеры планово-отчетной информации:

• Ресурсные планы

• Фактический расход ресурсов

• Планы производства

• Фактические показатели по производству: объемы, качество

• Календарные планы

• Фактические сроки выполнения мероприятий

Оценка состояния осуществляется на основе сопоставления плановых и фактических показателей. На основе оценки выявляются отклонения. Далее выполняется анализ, в процессе которого выявляются причины отклонений и принимается решение о регулировании – корректирующих воздействиях на процесс.

3.4.2. Виды контроля

По времени осуществления:

• Предварительный: цель – определение готовности к осуществлению деятельности

• Текущий: цель – обнаружить отклонения

• Заключительный: цель – информация о факте и степени выполнения задачи

По масштабам:

• Полный

• Выборочный

По форме:

• Внешний

• Внутренний

Тема 3.5. Функция регулирования

3.5.1.Содержание регулирования

Функция регулирования представляет собой действие по выработке корректирующих мер по устранению выявленных в процессе контроля отклонений. В задачу регулирования входит также актуализация (обновление) плановых заданий, нормативов, стандартов, технических условий и регламентов.

3.5.2. Виды регулирования

Регулирование может быть:

• Реактивным: направлено на сглаживание отклонений

• Упреждающим: направлено на разработку и осуществление мер по предотвращению отклонений

3.5.3.Технология регулирования

Чаще всего отклонения от запланированного хода процесса достижения целей имеются и могут быть определены причины этих отклонений. Это значит, что менеджер может действовать в двух направлениях:

• Устранить отклонения. Для этого менеджер разрабатывает корректирующие воздействия, которые заключаются в изменении внутренних переменных: совершенствование технологии, кадровые перестановки, изменение структуры управления и т.п. Могут иметь значение и внешние воздействия, например, низкое качество поставляемого сырья или комплектующих изделий, несвоевременность и некомплектность поставки и т.п. Действие этих факторов менеджер может устранить, например, сменив поставщика.

• Пересмотр стандартов. Стандарты не должны быть слишком высокими или слишком низкими. В первом случае, когда достижение стандартов требует полного истощения сил, возникают коллизии в отношениях между менеджерами и подчиненными. Заниженные стандарты сначала воспитывают у сотрудников «чувство победителя» (какие мы молодцы, выполнили план), а потом становится ясно, что план занижен, и выполнить, или даже перевыполнить его может каждый, особо не утруждаясь. Такое положение также демотивирует сотрудников.

3.5.3. Обратная связь

Функции контроля и регулирования формируют в процессе управления обратную связь.

Обратная связь характеризует законченность процесса управления. Процесс неуправляем, если отсутствует обратная связь.

Целеполагание

Планирование

Организация

Регулирование

Контроль

Обратные связи

Раздел 4. Связующие (фоновые) функции менеджмента

Тема 4.1 Функция разработки решения

4.1.1.Сущность и типология управленческих решений

Решение в менеджменте – вывод об осуществлении конкретных действий, закрепленный в сознании субъекта, объекта управления, в управленческих документах

Функция разработки управленческого решения – действие, направленное на формирование вывода об осуществлении конкретных действий.

Функция разработки управленческого решения является универсальной для всех общих функций менеджмента. Управленческие решения сопутствуют формированию целей, планированию, организации, контролю и регулированию.

Требования к управленческому решению:

• Целевая направленность

• Обоснованность

• Иерархическая субординация

• Адресность

• Директивность

• Своевременность

Решения могут классифицироваться по различным признакам. Наиболее существенными с точки зрения практического менеджмента являются следующие признаки:

Степень определенности ситуации:

• Решения в условиях определенности

• Решения в условиях риска

• Решения в условиях неопределенности

Степень структурированности задачи:

• Слабо структурированные (нестандартные, непрограммируемые)

• Хорошо структурированные (программируемые, алгоритмические)

Способ обоснования:

• Интуитивные

• Основанные на суждении (привлечение своего и чужого опыта)

• Рациональные (выполнение расчетов, построение моделей)