Розділ II Доба «електронного» документа

2.1. Розвиток та історія

Першими носіями інформації були матричні носії. Їх поява відносять до кінця X I X століття. Матричні носії відтворювали кодовану інформацію на спеціальних таблицях - матрицях (програмуючих різні фізичні стану - пробивання, магнітні імпульси). Матричні носії інформації поділяють на машиночитаних і человекочітаемие. Вони характеризуються великим обсягом інформації та значними розмірами [4].

До матричним носіям інформації відносяться:

1) Перфокарта - картка з цупкого паперу, на якій проставляються отвори. Перфокарти зберігалися тимчасово і, у міру виконання господарських завдань, знищувалися. У 1897 році з'явилися перші машинні перфокарти. Вони застосовувалися для обробки анкет першої Всеросійської перепису населення. Масив з 122 мільйонів карт (за кількістю переписаного населення) обробляли 110 електричних рахункових агрегатів американської фірми "Холлеріт". ¹ Незважаючи на те, що результатів перепису довелося чекати вісім років, вони є дуже цінним і досить достовірним джерелом.

2) Перфострічки. Їх стали використовувати ще з XVIII століття для управління ткацьким процесом в друкарських набірних машинах, а в другій половині XIX століття - для передачі повідомлень по телефону.

Таким чином, за допомогою отворів на папері або стрічці висловлювали весь зміст архівних документів. Цей процес був дуже тривалим, трудомістким і включав безліч етапів.

У 1920 роки - з'явилися перші ручні перфокартотекі - засоби малої механізації. Пошук в найпростіших системах здійснювався шляхом пропускання металевої спиці через отвір, що відповідало потрібного поняттю крізь масив перфокарт.

До засобів великої механізації ставилися лічильно-перфораційні машини. [5]

Механізація до 1950-х років стосувалася в основному діловодства та відомчих архівів. Застосування засобів малої механізації було епізодичним і обмежувалося використанням матричних носіїв інформації та ручних перфокартотек, лічильно-перфораційних пристроїв.

Одним з перших сховищ машинозчитуваних документів став архів Науково-дослідного інституту аерокліматологіі. Інститут був створений в 1943 році як Центральний Науково-дослідний гідрометеорологічний архів (ЦНІГМА) з метою механізації обробки даних метеорологічних спостережень, які збиралися у вигляді польових книжок, таблиць, синоптичних карт в технічних архівах територіальних управлінь гідрометеорологічної служби (УГМС). При інституті було створено машинно-лічильна фабрика.

У 60-ті роки відбувається подальший розвиток матричних носіїв інформації. Для швидкого пошуку документів застосовуються поєднані карти. Було поставлено питання про можливість створення повнотекстових баз даних - пошукових систем, які дозволяли б отримувати доступ відразу до тексту документа, а не до його пошуковим даним.

Для інформаційних пошуків починають застосовувати плівкові та оптичні носії інформації - мікрокарти і рулонна мікроплівка. Вони представляли собою мікрофіш або мікрофільм, на якому вторинна інформація позначається у вигляді різних комбінацій чорних і білих прямокутників, зменшених шляхом мікрофотокопірованія. Для зберігання плівки потрібно в 200-250 разів менше обсягу, ніж для зберігання перфокартотекі.

У цей період відбувається еволюція носіїв. Магнітні носії - носії, в яких інформація фіксується намагнічуванням спеціальних дисків, барабанів, магнітних стрічок, замиканням суворо визначених ділянок системи електроланок. До змішаних типів носіїв ставилися кінострічки з мікрофільмів, мікрофільмовие картки, барабани та диски з мікрофільмів.

З еволюцією технічного забезпечення пов'язане поширення електронно-перфораційних машин, застосування ЕОМ. Серійне виробництво ЕОМ почалося ще в 1950 роки. Перші радянські ЕОМ - МЕСМ (1953); БЕСМ (1953); "Стріла" (1953). Американські - "УНIВАК" "(1951); IBM-701 (1953). ² В період з 1950 по 1970 роки змінилося п'ять поколінь ЕОМ, які пройшли еволюцію від лампових машин до машин з мікросхемами. [6]

У 1950-1970 роки відбувається повсюдне створення АСУ (автоматизовані системи управління) на рівні підприємства, республіканському та галузевому рівні. До 1975 року загальнодержавні галузеві АСУ охопили всі союзні і союзно-республіканські міністерства і відомства.

Створення та впровадження АСУ сприяло розвитку нових способів документування, стимулювало розробку єдиної державної системи діловодства - ЕГСД (1966-73 рр..), Уніфікованих систем документації, стандартів з термінології, призвело до створення автоматизованих банків даних, що в свою чергу викликало лавиноподібне зростання кількості машиночитаних документів. Формується мережа архівів машинозчитуваних даних. Ці архіви створювалися в рамках відомчих систем: обчислювальні центри (ОЦ) на підприємствах та виробничих об'єднаннях, а також головні обчислювальні центри (ГОЦ) при міністерствах і відомствах. Відділи ВЦ, що зберігали машиночитаних документи (МЧД) називалися по різному: технічний архів, магнітотека, лентодіскотека, бібліотека машинних носіїв, довідково-інформаційний фонд. Створювалися архіву МЧД в області метеорології і аерокліматологіі, медичної діагностики, патентні фонди. Велика кількість машинозчитуваних документів утворилося у сфері органів науково-технічної інформації (НТІ).

У другій половині 70-х - першій половині 80-х років переважають магнітні носії інформації та ЄС ЕОМ, створюються міжархівних АІПС (автоматизовані інформаційно-пошукові системи), а також формуються теоретичні основи архівознавства машинозчитуваних документів. Були намічені основи класифікації, експертизи цінності, системи науково-довідкового апарату машинозчитуваних документів. Вивчалися праці зарубіжних архівістів - Дж. Роудса, Дж. Тестоні, Ч. Долара і ін

Вісімдесяті роки стали своєрідним рубежем у розвитку електронного документообігу. Комп'ютери швидко вдосконалювалися, а нове програмне забезпечення типу текстових процесорів і електронних таблиць, зробило їх доступними і корисними для широкого кола користувачів. З'явилися комбіновані, географічні, інформаційні, мультимедійні і т.п. комп'ютерні програми, в яких одночасно можна було здійснювати обчислення, проводити обробку текстової чи графічної інформації^. Документи, створені за таких програмах, були результатом складного взаємозв'язку записів різних форматів і першочерговим завданням тут є забезпечення схоронності даних документів.

Проте якщо на Заході усвідомили необхідність прийому на постійне (довгострокове) зберігання електронних документів, то в Росії з цього питання не було єдності думок серед архівістів та документознавців. Західна практика зберігання електронних документів показала, що рішення про те, які документи, де і в яких форматах постійно зберігати, коли здійснювати передачу на постійне зберігання повинні приймати при створенні документів. Але в Росії до електронних документів підходили з тими ж мірками, що й до паперової документації. При цьому не враховувалася принципова різниця між електронними і паперовими документами - залежність перших від мінливості технологічного середовища.

З кінця 1980-х рр.. виникла проблема визначення правового статусу електронного документа. Деякими архівістами було заявлено, що машиночитаних запису 1960-х - початку 1980-х рр.. не володіють юридичною силою, так як вони не мають загальноприйнятих атрибутів документів: печаток, підписів або інших форм встановлення автентичності.

Мікрокомп'ютерних революція виявилася настільки стрімкою, що багато що розробляються методики застарівали ще до опублікування. Наука слідувала за комп'ютерними технологіями, ставши їх заручницею. Досвід зберігання даних, отриманих на "великих машинах" (типу БЕСМ), виявився непридатний у нових умовах. І зараз можна говорити про те, що значна частина статистичних, народногосподарських і науково-технічних даних на магнітних носіях, що відклалися у відомчих архівах у 1970-1980-і рр.., Назавжди втрачена, тому що вони не були вчасно переведені на нові технологічні платформи . Якщо згаяти час, та ж доля очікує електронні документи, створені в 1990-і рр..

Таким чином, кінець 1980-х рр.. відзначений новим кризою електронних архівів, який призвів до перегляду багатьох положень архівної практики.

У 1980-і рр.. зберіганням машинозчитуваних документів займався Центральний державний архів науково-технічної документації (РГАНТД), розробка концепції централізованого зберігання МЧД була покладена на Центральний архів народного господарства СРСР (РГАЕ), підготував "Положення про порядок відбору, прийому на архівне охорону і видачі споживачам документів, створених засобами обчислювальної техніки ".