3.2. Оригінал та копія «електронного» документа

Оригіналом електронного документа вважається електронний екземпляр документа з обов'язковими реквізитами, в тому числі з електронним підписом автора 3 . За загальним правилом, встановленим ст. 7 цього Закону, якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією і реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну чинність. Законом передбачена також можливість нотаріального завіряння електронних документів (але поки такий порядок законодавчо не врегульовано). [8]

Оригіналом ми звикли називати перший і одиничний екземпляр документа. Копією вважають документ, який повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки (або їхню частину). При цьому копія не має юридичної сили, якщо лише її не завірено відповідно до встановленого порядку.

Оригінал документа, складеного на папері, усім знайомий. Він містить будь-яку інформацію, завірену власноручними підписами уповноважених осіб і "мокрими" печатками. Прикладами оригіналу можуть бути різні торговельні документи (сертифікати, ліцензії, страхові поліси тощо), які нікому не переуступаються, а передаються в їхній оригінальній формі. Інформації, що міститься в оригіналі, інші сторони довіряють більше, ніж копії.

Паперову копію будь-якого документа можна отримати шляхом переписування, перемальовування оригіналу або шляхом його ксерокопіювання, що вимагає додаткових зусиль з боку особи, яка створює копію, або наявності спеціальних технічних засобів. Копію паперового документа легко відрізнити від оригіналу за певними зовнішніми ознаками.

Що стосується електронного документа, то електронні засоби дозволяють без зусиль копіювати документи, і для цього не потрібно мати спеціальні технічні або електронні засоби, крім тих, на яких електронний документ створений та записаний. З цим пов’язана проблема ідентифікації оригіналу та копії електронного документа. Якщо усвідомлювати оригінал як засіб, на якому інформація записана вперше, то адресат завжди одержує копію електронного документа. У зв’язку з цим уявлення про оригінал і копію в електронному середовищі трохи відрізняється від звичайного.

Думок із приводу трактування оригіналу і копій електронного документа вже склалося дуже багато. Одні експерти стверджують, що для електронного документа поняття "копія" та "оригінал" не мають сенсу, тому в принципі їх розрізнити неможливо. Інша концепція полягає в тому, що при визначенні виду документа істотне значення має дата його виникнення: спочатку виникає оригінал, а всі інші документи, які виникли на його основі, вважаються копіями.

Відповідно до Правил UNCITRAL, документ визнається оригіналом, якщо є достатня впевненість у цілісності інформації, починаючи відтоді, коли вона вперше створена в остаточній формі у вигляді електронного документа або іншим способом. Іншими словами, Правила UNCITRAL визнають оригіналом будь-який документ, якщо тільки він зберігає цілісність інформації первинно створеного електронного документа. Таке трактування трохи відрізняється від звичної інтерпретації оригіналу паперового документа, де оригінал може бути лише в одному примірнику, а повторні його екземпляри називаються або дублікатом 2, або копіями.

Український законодавець називає оригіналом електронного документа його електронний екземпляр з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора (ст. 7 Закону про ЕД). Тут ми спостерігаємо послідовність законодавця у його вимозі наявності в електронному документі обов’язкових реквізитів. При цьому український законодавець "уникає" питання фіксації часу первинного створення електронного документа. Якщо в міжнародній практиці дата виникнення електронного документа підлягає фіксуванню, і всі інші документи, створені на його основі, потім порівнюються з ним, то український законодавець не уточнює, з чим порівнювати згодом створені екземпляри електронного документа. Всі електронні документи з обов’язковими реквізитами й електронним цифровим підписом вважаються оригіналами незалежно від часу створення. Законодавець також підкреслює, що у разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа (ст. 7 Закону про ЕД).

У разі такого стану справ порушення на будь-якому етапі обігу цілісності 3 раніше створеного документа може ввести в оману адресата, що вважатиме отриманий електронний документ істинним. Кабмін виправив цей недолік законодавця, випустивши Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу (постанова КМУ від 26.05.2004 р. №680). Кабмін пропонує всім охочим скористатися послугою фіксування часу - процедурою, що полягає у засвідченні наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу шляхом додавання до нього або логічного поєднання з ним позначки часу (див. нижче).

Послуги фіксування години надаються акредитованими центрами сертифікації ключів або центрами сертифікації ключів.

Таким чином, автор електронного документа, підписант або посередник мають можливість зафіксувати на визначену дату наявність електронного документа, щоб можна було у разі необхідності переконатися у його цілісності.

Оригінал електронного документа повинен давати можливість довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством (абзац 4 ст. 7 Закону про ЕД). Перевірка цілісності електронного документа здійснюється шляхом перевірки електронного цифрового підпису (ст. 12 Закону про ЕД). Відповідно до Інструкції №20/5, нотаріуси перевіряють цілісність електронного документа шляхом перевірки електронного цифрового підпису. Проте лише один підпис не може бути доказом того, що документ не зазнав змін з моменту його створення. Наприклад, відповідно до Правил UNCITRAL, критерієм оцінки цілісності є аналіз на предмет того, чи залишилася інформація повною і незмінною (за винятком додавань будь-яких індосаментів і будь-яких змін, що виникають при нормальному процесі передачі, збереження і відображення на екрані).

Якщо за наявності безлічі ідентичних електронних документів кожний з них вважається оригіналом, то постають запитання, що ж тоді буде його копією. Закон про ЕД встановлює, що електронна копія електронного документа засвідчується в порядку, встановленому законом. Через те, що незавірена копія не має юридичної чинності (незалежно від того, паперова вона чи електронна), у разі необхідності мати електронну копію електронного документа варто звертатися до нотаріуса. Як уже згадувалося, Інструкція №20/5 передбачає засвідчення нотаріусами електронного цифрового підпису документа.

Відомо, що електронний документ може бути роздрукований, і у зв’язку з цим знову постає проблема ідентифікації роздрукованого на папері електронного документа. Закон про ЕД відповідає на це запитання таким чином. Якщо автор створює ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, то кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону про ЕД).

Також варто врахувати, що за Законом України від 09.04.99 р. №595-XIV "Про обов’язковий примірник документів" до видів документів, віднесених до обов’язкового примірника, належать такі їх види, як електронні видання. Зокрема, виробники документів повинні доставляти обов’язковий безоплатний примірник видань Книжковій палаті України, національним, у тому числі спеціалізованим, всеукраїнським бібліотекам, Верховній Раді України, Президентові України, Кабінету Міністрів України, органам виконавчої влади в галузі інформації, на які покладено функцію державної реєстрації засобів масової інформації та ведення Державного реєстру видавців, виготівників і розповсюджувачів видавничої продукції.