18. Загальні поняття про первине спостереження й облікові документи. Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» про облікові документи.

Первине спостереження – це процес виявлення, вимірювання та реєстрації господарських процесів та явищ.

Результати первинного спостереження повині бути обов’язково відображені у первиних документах відповідно до ст. 9 Закону України про БО та фінансову звітність в Україні. Відповідно до цього закону первиний документ – це документ який відображає зміст господарської операції та підтвердження її здійснення.

19. Бухгалтерські документи, їх роль і значення

Значення первиних документів полягає в наступному:

1. Забезпечення доцільності та законості здійснення господарської операції

2. Забезпечення цільового використання фінансового та матеріальних ресурсів

3. Є основним доказом при розгляді судових справ.

20.Класифікація документів

Класифікування документів – процес упорядкування або розподілу документів за класами (розрядами). Основні ознаки класифікації за інформаційною складовою документа – зміст документа; ступінь узагальнення інформації; тип знаків, використаних для запису інформації; призначення для сприйняття інформації людиною; канал сприйняття знаків, ступінь поширення інформації; спосіб запису інформації тощо.   Документи поділяють за такими основними ознаками:за назвою -  наказ, протокол, статут, акт, довідка;¨     за походженням -  службові та особисті;за місцем складання - внутрішні та зовнішні за напрямком - вхідні та вихідні;за формою - типові, трафаретні, індивідуальні;  за способом фіксації - письмові, графічні, акустичні,фото- та  кінодокументи; за стадіями створення - оригінали та копії; за терміном зберігання - тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;  за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо. В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп:  організаційна – положення, правила, статути, інструкції;розпорядча – розпорядження, постанови, накази;довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо; з кадрових питань (по особовому складу) – заяви про працевлаштування,  автобіографії,  резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо;офіційно-особисті документи - пропозиції, заяви та скарги громадян,  розписки та доручення.

21 Вимоги до змісту структури і оформлення документів

Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

назва документа (форми);

дата і місце складання;

назва підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції;

одиниця виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:

ідентифікаційний код підприємства чи особи;

номер документа;

підстава для здійснення операції;

дані про документ, що засвідчує особу;

інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку. Такі документи, як правило, є причиною ретельного вивчення органами перевірки і контролю і накладення штрафних санкцій.

До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;