Регламентация бизнес-процесса

Описание процесса «как есть»

Подробная методика работ по описанию процессов в среде ARIS содержится в «Соглашения по моделированию». Ответственный за бизнес-процесс выполняет следующие действия (при необходимости – осуществляются консультации с Отделом бизнес-процессов): Собирает и изучает имеющуюся документацию, относящуюся к бизнес-процессу. Проводит интервью с участниками бизнес-процесса; На основании собранной документации и результатов интервью разрабатывает модели бизнес-процесса «как есть». Согласует модели с Отделом бизнес-процессов. Согласует модели с начальниками подразделений-участников процесса. Результатом выполнения работ являются модели бизнес-процесса «как есть». Работы должны быть выполнены с временными ограничениями согласно плана работ по бизнес-процессу.

Разработка показателей результативности бизнес-процесса

После разработки модели бизнес-процесса «как есть» Ответственный за бизнес-процесс выполняет следующие действия (при необходимости – осуществляются консультации с Отделом бизнес-процессов): Осуществляет сбор и изучение используемых аналитических, управленческих отчетов и прочих документов, в которых могут использоваться показатели результативности бизнес-процесса. Осуществляет выбор/разработку показателей результативности бизнес-процесса. Стандартное количество показателей на каждый бизнес-процесс – 3 шт. В случае если процесс является масштабным и есть необходимость увеличить количество показателей – допускается выделить 3 основных и до 2-х дополнительных показателей (после согласования с Ответственным за утверждение определяются окончательный состав показателей). По каждому показателю определяет: 1)Расчетную формулу;

2)Источники информации для расчета;

3)Период расчета показателя (не должен превышать 1-го квартала);

4)Ответственный за сбор данных по показателю;

5)Перечень должностей, которым передается рассчитанное значение показателя;

6)Фактическое значение показателя.

Если вводится новый показатель, т.е. который не существовал ранее и как его рассчитывать не известно, то в плане внедрения необходимо запланировать мероприятие по разработке соответствующей методики расчета. Таких показателей должно быть не больше 2-х на бизнес-процесс. Согласует показатели результативности с Отделом бизнес-процессов, Начальниками подразделений-участников процесса. Утверждает показатели результативности у Ответственного за утверждение. Результатом выполнения работ является перечень показателей результативности бизнес-процесса. Работы должны быть выполнены с временными ограничениями согласно плана работ по бизнес-процессу.

Определение целевых значений показателей результативности бизнес-процесса

После разработки показателей результативности бизнес-процесса Ответственный за бизнес-процесс выполняет следующие действия: Проводит анализ стратегических целей, связанных с данным бизнес-процессом, и на основе этого формирует предложения к целевым значениям показателей. Согласует предложения к целевым значениям показателей с Начальниками подразделений-участников процесса. Утверждает целевые значения показателей у Ответственного за утверждение. Результатом выполнения работ являются целевые значения по каждому показателю. Работы должны быть выполнены с временными ограничениями согласно плана работ по бизнес-процессу.

Формализация проблем бизнес-процесса

После утверждения целевых значений показателей Ответственный за бизнес-процесс выполняет следующие действия (при необходимости – осуществляются консультации с Отделом бизнес-процессов): Проводит опрос основных участников бизнес-процесса, получателей результата процесса с целью выявления проблем в выполнении процесса. Проводит анализ отклонения фактических значений показателей от целевых (в случае их наличия) и выявляет причины этого. Фиксирует полученные данные в виде перечня проблем бизнес-процесса. Согласует перечень проблем с Отделом бизнес-процессов. Согласует перечень проблем с начальниками подразделений-участников процесса. Результатом выполнения работ является перечень проблем бизнес-процесса. Работы должны быть выполнены с временными ограничениями согласно плана работ по бизнес-процессу.

Разработка регламента бизнес-процесса «как должно быть»

На основе моделей процесса «как должно быть» и в соответствии с «Приложением 1 Требования к регламенту бизнес-процесса» Ответственный за бизнес-процесс выполняет следующие действия (при необходимости – осуществляются консультации с Отделом бизнес-процессов): Разрабатывает (после разработки специальных средств автоматического формирования регламентов из системы ARIS суть этого действия сведется лишь к доработке автоматически полученного регламента) регламент бизнес-процесса. Согласует регламент процесса с Отделом бизнес-процессов. Согласует регламент процесса с начальниками подразделений-участников процесса. Результатом является регламент бизнес-процесса «как должно быть». Работы должны быть выполнены с временными ограничениями согласно плана работ по бизнес-процессу.