16. Организация электронной системы управления документооборотом.

Одной из функциональных подсистем КИС предприятия является электронная система управления документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.

Создаваемые в настоящее время электронные системы управления документооборотом должны отвечать основным требованиям КИС.

Масштабируемость. Желательно, чтобы системы электронного документооборота могла поддержать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определяется только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как «Sabase», «Oracle», «Informix» и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределительных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределительных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, в частности бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Успех деятельности компаний определяется тем, насколько хорошо в них управляют информацией: доходит ли она своевременно до тех, кому необходима. Платформа ЭСУД должна закладывать фундамент для построения на предприятии системы управления корпоративным содержанием, где все функциональные компоненты будут взаимосвязаны между собой. Платформа для управления включает в себя следующие основные функциональные компоненты:

• Всеобъемлющее управление содержанием;

• Полный жизненный цикл содержания;

• Создание приложений для управления содержанием.

Всеобъемлющее управление содержанием – это возможность управлять любым содержанием в любое время и в любом месте. Система должна поддерживать файлы всех известных форматов, в том числе мультимедийные, и позволять легко расширять эту поддержку на новые форматы. Возможно управление практически всеми типами знаний – документами, Web-содержанием, XML, графиком и мультимедийной информацией, фиксированным содержание (таким как отчеты и записи), информацией средств коллективной работы (сообщениями электронной почты, дискуссиями и др.). В ЭСУД должны быть заложены средства интеграции со многими популярными инструментами разработки содержания и управления всеми этапами его жизненного цикла, начиная с создания и распространения до архивирования и уничтожения в соответствии с регулирующими эти процессы нормами и корпоративной политикой.

Всеобъемлющее управление содержанием также подразумевает эффективное использование других компонентов корпоративной инфраструктуры, в частности операционных систем, средств программирования, систем управления реляционными базами данных, серверов Web-приложений, служб контроля доступа и корпоративных приложений типа ERP и CRM; ЭСУД может быть интегрирована со всеми этими системами. Платформа дает распределенное хранилище содержания, к которому можно обращаться в любое время, находясь в любой точке земного шара.

Платформа ЭСУД должна управлять содержанием с момента его создания или получения на всем пути к конечному пункту назначения. Маршруты и пункты назначения бывают различными, они зависят от задач, в числе которых публикация информации о продукции на Web-сайте, предоставление субподрядчикам технических спецификаций, донесение до места представлений сведений о новых инициативах по продажам или направление клиентам счетов. Разумеется, путь содержания может завершаться его архивированием или уничтожением.

Процессы создания и управления содержанием не менее важны, чем процессы публикации. Хотя различные приложения ориентированы на работу с определенными типами содержания, в них используется одинаковая модель управления его жизненным циклом. Согласно ей жизненный цикл содержания состоит из четырех основных этапов:

• создание и сбор;

• управление;

• распространение;

• архивирование.

В ЭСУД должны быть средства, необходимые на каждом из этих этапов, включая инструменты для коллективной работы и автоматизации деловых процессов.

Первоочередная задача системы управления содержанием – сбор из внутренних и внешних источников необходимого содержания и добавление его в корпоративное хранилище.

Хранилище содержания – основа системы управления содержанием в ЭСУД. Это безопасная среда хранения, которая обеспечивает организованный доступ к содержанию независимо от его источника и формата.

Способы распространения содержания в платформе Documentum могут быть двух типов:

• извлечение. В данном случае внешние системы или пользователи должны инициировать запрос через один из интерфейсов доступа к хранилищу, на основании которого система вернет требуемое содержание;

• публикация. Платформа ЭСУД на основании установленных бизнес-правил сама должна извлекать требуемое содержание и публиковать его на удаление сервера, файлохранилища, порталы, печать и т.д.

В настоящее время к хранению содержания, прежде всего, выдвигаются требования надежности, экономической эффективности и возможности расширения его объемов. Гибкая архитектура ЭСУД должна обеспечивать интеграцию с любой архивной системой и системой хранения данных. Поскольку хранилище ЭСУД основано на операционной системе и базе данных клиента, то ЭСУД должна работать со всеми хранилищами данных, к которым имеется доступ через интерфейс файлов системы, а также поддерживать все современные СУБД корпоративного уровня. В результате пользователям должны быть открыты преимущества всех инфраструктур хранения, в том числе JBOD, RAID, приводов CD, DVD, оптических лазерных дисков, ленточных накопителей, а также сложных сетевых систем хранения NAS и SAN. Кроме того, пользователям ЭСУД должны быть доступны системы хранения, представленные через собственные интерфейсы API, в частности ЕМС Centera – система адресного хранения содержания, обладающая высокой устойчивостью и безотказностью работы.

В соответствии с современными нормами, регулирующими работу с электронной информацией, содержание корпоративного хранилища должны быть классифицировано и надежно сохранено

17. Общая характеристика редакторов. Типы и возможности текстовых редакторов.

Текстовые редакторы — это программы для создания и редактирования текстовых документов. Это письма, статьи, справки, повести или романы и прочая информация, именуемая текстовый документ, текстовый файл или просто текст.

Под редактированием текста понимается весь комплекс операции по внутренней (смысловой) и внешней (оформительской) работе над текстом. Каждый текст можно «кроить», т. е. вырезать из него куски, «склеивать» их, вставлять в рабочий материал части из других текстов, менять их местами и пр. Можно изменять расположение текста на странице, формат строк и абзацев, вставлять в текст иллюстрации (рисунки, графики, схемы и пр.).

При описании текстовых процессоров следует выделить две группы программных продуктов этого типа. Первая группа ориентирована па создание документов разной степени сложности с мощными средствами форматирования и включения графики. Типичным представителем этой группы является Microsoft Word. Вторая группа текстовых процессоров (их часто называют текстовыми редакторами) ориентирована на работу с чисто текстовыми файлами, среди которых могут быть тексты программ, написанные на различных языках, конфигурационные файлы, файлы настройки и др.

Ярким представителем таких программных продуктов является MultiEdit. Этот текстовый процессор имеет мощную систему контекстной замены, встроенный язык макрокоманд па уровне Visual Basic, средства поддержки внутренней среды, средства помощи при наборе ключевых слов.

Существует еще одна отдельная группа текстовых процессоров — это настольные издательские системы. Издательские программы (Desktop Publishing) в чем-то похожи на обычные текстовые процессоры, но отличаются от них более широким набором возможностей работы с текстом. К издательским системам относятся такие продукты, как Adobe PageMaker, Adobe In Design, Quark X Press. Правда следует заметить, что эта разница постепенно стирается, и такие редакторы, как Word Perfect или Microsoft Word уже приближаются к издательским программам. Во всяком случае, они в состоянии обеспечить набор и распечатку несложных изданий.

Обычно текстовые редакторы включают в себя следующие возможности:

• — набор текста;

• — корректирование набранного текста обычным способом, т. е. изменение букв, слов и т. д.;

• — вырезание фрагментов текста, запоминание их в течении текущего сеанса работы, а также в виде отдельных файлов;

• — вставка фрагментов в нужное место текста;

• — нахождение в тексте нужных слов или предложений;

• — замена слов одно па другое частично или полностью по всему тексту;

• — форматирование текста, т. е. придание ему определенного вида последующим параметрам: ширина текстовой колонки, абзац, поля с обеих сторон, верхнее и нижнее поле, расстояние между строками, выравнивание края строк;

• — автоматическая разбивка текста на страницы с заданным числом строк;

• — автоматическая нумерация страниц;

• — автоматический ввод подзаголовков в нижней или верхней части страницы;

• — выделение части текста жирным, наклонным или подчеркнутым шрифтом;

• — переключение программы для работы с другим алфавитом;

• — табуляция строк, т. е. создание постоянных интервалов для представления текста в виде колонок;

• — распечатка текста или отдельных его кусков;

Наиболее совершенные редакторы обладают также дополнительными возможностями, такими как:

• — возможность увидеть па экране текст в готовом виде, т. е. таким, каким он будет распечатан принтером;

• — широкий выбор шрифтов;

• — вставка в текст формул, таблиц, рисунков;

• — создание нескольких текстовых колонок на одной странице;

• — автоматический поиск и исправление грамматических ошибок;

• — выбор готовых стилей и шаблонов.

Специальные возможности текстовых редакторов:

1)  редактирование текста

·  работа с участком текста

-  выделение

-  удаление

-  запись в буфер

-  копирование

-  запись в виде отдельного файла и т.д.

·  выравнивание текста

-  по краю (правому, левому, ширине)

-  по центру

-  по ширине

·  автоперенос слов

-  целиком

-  по правилам переноса

·  организация колонок

2)  создание резервных копий через равные промежутки времени

3)  работа с таблицами

·  разметка

·  удаление и добавление столбцов и строк

·  выравнивание текста в ячейках

·  оформление рамок

4)  отказ от последних действий и отказ от отказа

5)  операции над рисунками

·  вставка в текст

·  масштабирование и растяжка по осям

·  обтекание рисунка текстом и т.д.

6)  разбиение на страницы

·  автоматическое, путем задание числа строк на странице

·  жесткое, принудительное

·  нумерация страниц (сверху, снизу)

7)  использование шаблонов документов

8)  использование набора шрифтов

·  true type (ttf) – пропорциональные шрифты

·  шрифты с произвольно изменяемыми размерами

·  различные способы выделения шрифтов – подчеркивание, курсив и т.д.

9)  контекстный поиск и замена заданной последовательности слов в тексте

10)  проверка орфографии с использованием встроенного словаря

11)  подсказка синонимов и антонимов

12)  проверка грамматики – анализ предложения как целого

13)  построение оглавлений, индексов, сносок

14)  набор сложных формул (математических, физических)

15)  использование в тексте информации из СУБД и ЭТ

18. Основные понятия Microsoft Word. (запуск, элементы интерфейса Word,, работа с документами).

Программа Microsoft Word предназначена для выполнения работ по созданию документов, включающих разнообразные элементы (рисунки, графики, формулы, обычные или электронные таблицы, фрагменты БД и т. д.), имеющие иерархическую организацию (главы, части, параграфы и т. п.) с обеспечением работы на уровне отдельных компонентов, документа в целом, объединяющих информацию нескольких файлов в виде главного документа. Абзац — это поле документа, набор и котором ведется без нажатия клавиши Enter. В текстовом процессоре Word текст — это последовательность абзацев, разделяющихся специальным символом «конец абзаца», который вводится при нажатии клавиши Enter. Переход на следующую строку внутри абзаца происходит автоматически при полном заполнении текущей строки. Страница характеризуется размером бумажного листа и параметрами размещения текста: полями, отступами от колонтитулов, способами вертикального выравнивания, ориентации текста. Набор текста в Word осуществляется в режиме автоматизированной верстки страниц. Размер строки зависит от параметров абзаца и формата символов (меню Формат, команды Абзац и Шрифт). Размер страницы определяется параметрами крманды Параметры страницы (меню Файл). Раздел — это область документа, которая характеризуется определенным форматом печатной страницы; видом и содержанием колонтитулов; способом нумерации страниц; видом сносок в тексте и т. д. Количество разделов в документе не ограничено.

Для того, чтобы начать работать в текстовом редакторе Microsoft Word, надо запустить программу.

1. На панели задач щелкните кнопку Пуск и подведите указатель мыши к пункту меню Программы.

2. В появившемся меню перечислены программы, установленные на вашем компьютере, выберите Microsoft Word.

основные элементы интерфейса :

1. Cтрока заголовка

2. Строка меню

3. Панель инструментов Стандартная

4. Панель инструментов Форматирование

5. Панель инструментов Рецензирование

6. Поле документа

7. Панель инструментов Рисование

8. Область задач