2.3. Функции аис

В решении задач АИС важная составляющая — набор ее функций. Функция АИС — это постоянный набор процедур, выполнение которых обеспечивает реализацию задачАИС. Функции АИС заключаются в ус­тановлении и осуществлении управляющих воздействий, определяе­мых целями и задачами системы, а также другими характеристиками объекта и субъекта управления экономической деятельностью. По своему характеру АИС относится к классу информационно-управляющих систем. Ей присущи две основные разновидности функций, которые она выполняет в плане реализации собственных задач, — функции управления и функции информационно-технологические. Функции управления в свою очередь подразделяются на общие и специальные.

АИС обеспечивает реализацию следующих общих функций управления:

•  планирование и прогнозирование деятельности предприятия;

•  нормирование производственной деятельности;

•  учет и отчетность;

•   контроль производства;

•  анализ производственной деятельности.

Форма планирования качества АИС — обеспечение субъекта управления информацией для разработки прогнозных и тактических планов  предприятия. В рамках данной функции осуществляется прогнозирование деятельности фирмы по основным и обеспечивающим категориям производства. Стратегические цели и задачи любой фирмы требуют си­стематического и постоянного внимания к планомерному воздействию на развитие предприятия.

Основные направления в планировании следующие: достижение  и превышение объемов производства и уровня качества лучших отечест­венных и зарубежных аналогов; своевременная модернизация или снятие с эксплуатации устаревших видов продукции. Кроме того, к задачам планирования относятся: снижение трудоемкости и ресурсоемкости создания и эксплуатации выпускаемой продукции; повышение конкурентоспособности, обеспечение строгого соблюдения требований стан­дартов, технических условий и другой нормативно-технической документации и т. д.

Прогнозирование проводится на базе аналитической информации о динамике развития потребностей общества и возможностях удовлетворения запросов, касающихся продукции определенного вида. Прогнозирование осуществляют специалисты предприятий и ведущих научно-исследовательских институтов с привлечением экспертов из других отраслей, сбытовых, торговых организаций, а также заказчиков и по­требителей продукции.

Нормирование реализуется путем обработки информации по факти­ческим затратам времени и других ресурсов при выполнении трудовых и производственных процессов. Функция нормирования АИС предполагает выдачу информации для выполнения следующих работ:

•  определение обоснованных показателей и параметров технологи­ческих процессов с учетом технологических и функциональных возможностей и экономической целесообразности;

•  обоснование параметров технологических процессов, подлежащих нормированию;

•  обоснование выбора объектов стандартизации применительно к уровням, участкам, этапам и функциям предприятия;

•  установление в нормативно-технической документации требова­ний и норм, ориентированных на удовлетворение перспективных потребностей и ресурсных возможностей предприятия (фирмы)

Для выполнения этих работ проводят более конкретные меропри­ятия:

•  организацию пересмотра или разработки новой нормативно-технической документации фирмы с целью установления прогрессивных требований к показателям производства и его составных частей;

•  выбор и установление номенклатуры, а также значений норматив­ных показателей по производству и продукции;

•  расчет нормативов расхода ресурсов при изготовлении и эксплуа­тации продукции и изделий. Обычно нормирование осуществля­ется в соответствии с общепринятыми методиками, установлен­ными в стандартах и других нормативных документах.

Планирование, прогнозирование и нормирование базируются на функции учета. Обработка информации здесь осуществляется по ши­рокому набору категорий предприятия и его производственной дея­тельности. Учету подвергаются основные фонды и оборотные средства, персонал предприятия, финансовые ресурсы, документы предприятия и др. Очень важен в деятельности любой фирмы статистический учет и отчетность.

Информационное обеспечение контроля — доминирующее по объему в комплексе функций АИС. В зависимости от масштаба и уровня контроля его объектом может быть деятельность как предприятия в целом, так и его отдельных подсистем, например сборка двигателей моторного цеха автозавода. Для АИС предполагается несколько уровней реализации контроля:

1)   обработка информации по диспетчеризации отдельных этапов и (или) технологии предприятия в целом;

2)  управление производством и (или) эксплуатацией оборудования;

3)  управление развитием отдельных звеньев и (или) предприятия в целом.

Функция контроля выполняется по факту реализации определен­ных работ, в частности регулирования технологического процесса про­изводства предприятием продукции. Основная роль АИС в функции контроля — получение количественной информации о состоянии про­цесса, производимой продукции и определение параметров их качества. Данные контроля сопоставляются с допустимыми значениями установ­ленных параметров. Если на графическое изображение статистически обработанных данных контроля нанести установленные контрольные границы параметра технологии, то АИС будет выдавать так называемую контрольную карту. Контрольная карта АИС — это график изменения контролируемого параметра АИС с указанными на нем допустимыми отклонениями фактических значений параметра от его номинального значения. Рассмотрим пример простой контрольной карты АИС параме­тра качества технологии обработки данных (рис. 2.1.). На графике видно, что фактические значения расположены довольно близко к линии Т₃.  Однако на четвертом временном этапе значение Р_ф вышло за пределы фазового пространства. Это говорит о необходимости выполнения ком­плекса мероприятий по возвращениюР_ф в область допустимых значений, что и было выполнено системой управления качеством на пятом вре­менном этапе. Подробный анализ выполняется с целью выявления ус­пешности (неуспешности) выполненных управляющих воздействий. Кроме того, АИС выдает информацию по выявлению факторов и участ­ков технологического процесса, наиболее сильно снижающих уровень качества продукции.

Функция анализа обеспечивает проникновение в суть качественного состояния управляемых экономических объектов и их частей. Анализ состоит в делении объектов на составные элементы. Например, в ком­плексной системе производства продукции выделяются части (подзада­чи) — цеха, подразделения, участки. АИС выдает аналитическую ин­формацию об управляемом объекте, на основе которой изучается состояние объекта, проводится оценка его функционирования, уточня­ется уровень отклонений в деятельности объекта от установленного рег­ламента функционирования и принимается решение о корректировке работы управляемого объекта. В свою очередь, каждый из этих элементов может быть разделен на более мелкие элементы по выбранному кри­терию. При этом по каждому анализируемому объекту (его элементу) определяется состав конкретных свойств, что в значительной мере уп­рощает и улучшает изучение и анализ состояния управляемого объекта.

АИС выдает информацию, выполняя специальные функции, кото­рыми она обладает в соответствии со своим классом. К специальным функциям можно отнести, в частности, следующие:

•  прогнозирование покупательского спроса;

•  аттестация и сертификация выпускаемой продукции;

•  организация разработки и управление качеством создания новых видов продукции;

•  организация материально-технического обеспечения;

•  подготовка и повышение квалификации кадров;

•  анализ финансово-экономического состояния фирмы;

•  организация и подготовка производства, и др.

Для реализации каждой из указанных общих и специальных функ­ций, в зависимости от масштабов АИС, могут быть предусмотрены сле­дующие этапы управленческого цикла, по которым система выдает со­ответствующую информацию:

1)  анализ состояния выполнения функции;

2)  разработка и принятие решения по ее реализации;

3)  организация выполнения принятого решения;

4)  контроль за исполнением решений.

Разработка и принятие управленческих решений по улучшению реа­лизации общих функций АИС наиболее значимы, так как без принятия соответствующих решений система управления существовать не может. Способы принятия управленческих решений различны и зависят по су­ществу от характера функции и ее объема. Применительно к управ­лению экономическим объектом способы принятия решений носят сложный, многофакторный, оптимизационный или эвристический ха­рактер. В АИС предусматривается многоуровневая структура организа­ции и реализации функций управления: отдельное рабочее место, этап технологии производства, производство в целом, структурное подраз­деление, предприятие (организация), экономический регион (город, область, республика), отрасль (министерство), государство, экономическое сообщество государств.

Принципиальная категория функциональной составляющей АИС — комплекс информационно-технологических функций. Среди них:

•  сбор сведений об управляемом объекте;

•  регистрация данных;

•  передача данных;

•  индексирование данных (аналитико-синтетическая переработка документов);

•  ввод данных в ЭВМ;

•  обработка данных;

•  поиск данных;

•  ведение баз данных;

•  хранение данных (базы данных);

•  актуализация информации;

•  корректировка информации;

•  копирование и тиражирование информации;

•  выдача производных документов пользователю;

•  отображение информации.

В зависимости от уровня реализации каждая из вышеуказанных функ­ций модифицируется по своему содержанию, объему и способу выпол­нения работ. Некоторые из указанных функций могут находиться в сопод­чинении. Так, например, функция «ведение баз данных» может включать в себя подфункции или процедуры актуализации, корректировки, реор­ганизации, копирования и тиражирования данных. Подфункция тиражи­рования в распределенных базах данных заключается в своевременном представлении пользователям откорректированных данных в соответ­ствии с регламентом функционирования АИС.

Вопросы и задания для самопроверки

1.   Сформулируйте определение и дайте характеристику цели АИС.

2.   Сформулируйте определение понятия «задача АИС».

3.   Каковы основные задачи АИС?

4.   Сформулируйте определение понятия «функция АИС».

5.   Назовите общие функции АИС.

6.   Назовите специальные функции АИС.

7.   Назовите информационно-технологические функции АИС.