Глава 15

Подготовка к проведению деловой беседы

75

Подготовка ответов на вопросы партнера.

Зная особенности характера партнера и специфику его работы, молжно предположить, какие уточняющие воп­росы задаст он и подготовить исчерпывающие ответы.

Разработка В первую очередь следует четко

стратегии уяснить главную цель разговора

ведения делового достичь договоренности, прий-разговора

ти к какому-то решению и т.д.) Исходя из цели разговора, вы определяете, чего имен­но вы хотите добиться в результате беседы. Напри­мер: цель разговора — заинтересовать руководителя фирмы вами как ценным специалистом. Чего доби­ваетесь — чтобы он записал ваши координаты и на­звал конкретный срок вашей следующей встречи (или подписал заявление и т.п.).

Для успеха делового разговора важно спросить себя: а какую цель может ставить партнер и какого результата хочет он?

Необходимо заранее предусмотреть, какой исход беседы вас устроит, какой нет, какой вариант вы посчитаете приемлемым для обеих сторон.

В каждом конкретном случае цель разговора дос­тигается различными путями. В самом общем случае для делового разговора с целью достижения догово­ренности можно рекомендовать такой сценарий:

1. Вступительная часть.

2. Информирование.

3. Аргументация.

4. Ответы на вопросы, нейтрализация возражений.

5. Достижение договоренности, подписание доку­ментов.

6. Заключительная часть.

Вступительная часть необходима для знакомства и установления контакта с собеседником. Нужно проду­мать форму самопрезентации, и разработать несколько вариантов установления контакта с партнером.

Информирование о деле или предложении, с ко­торым вы пришли, должно быть предельно конкрет­ным, исключать термины, которые собеседник может не знать. Следует продумать последовательность из­ложения и моменты предъявления необходимых ма­териалов и документов, способы активизации всех каналов восприятия партнера, так как его приори­тетный канал, как правило, неизвестен.

Аргументация — обоснование предложения с целью склонить к нему партнера. Продумываются доводы, очередность их подачи, способы убеждения.

Полезно предусмотреть, какие возражения могут быть у партнера, и подготовиться их нейтрализовать.

Нужно продумать свое поведение, если:

1) собеседник полностью согласится с представ­ленными аргументами;

2) сделает вид, что согласился;

3) никак не прореагирует;

4) перейдет на повышенный тон.

Ответы на возможные вопросы и возражения необходимо продумать заранее, чтобы они не заста­ли вас врасплох.

Достижение договоренности легче зафиксиро­вать, если подготовить документы «на подпись». Фик­сация договоренности не всегда возможна, но в ряде случаев она просто необходима.

К заключительной части тоже нужно подгото­виться, так как при любом исходе разговора следует оставить о себе хорошее впечатление, чтобы у парт­нера не пропало желание сотрудничать с вами сей­час или в дальнейшем.

236

Глава 15

Подготовка к проведению деловой беседы

76

Продумайте свои последние слова: 1)в случае успеха;

2) при компромиссном решении вопроса;

3) при неудаче.

Время, затраченное на подготовку деловой бесе­ды, окупится с лихвой!

Правильно и корректно договоритесь о встрече, позаботьтесь о соответствующем внешнем виде, и успех за вами!

Разговор К нему следует отнестись очень

по телефону серьезно, так как слишком на-накануне встречи стойчивая просьба о приеме или, наоборот, заискивающая интонация могут иметь об­ратный эффект — оттолкнуть собеседника. Начина­ющие деловые люди нередко жалуются, что догово­риться о встрече с работодателем или потенциальным заказчиком — самое трудное в деловом общении: сек­ретарь допытывается, кто звонит, а потом сообщает: «Его нет» или «Идет совещание», «Он занят», а если и удается застать шефа, он отвечает: «Нам это не нуж­но», даже не выслушав до конца.

Прежде чем снять телефонную трубку, нелишне взвесить: а обязательно ли звонить по данному воп­росу этому человеку? Может быть, лучше сначала послать письмо или факс, а позвонить потом, когда он познакомится с информацией? Не исключено так­же, что информация заинтересует партнера настоль­ко, что он позвонит сам, а это позволит чувствовать себя хозяином положения.

Если же необходим именно телефонный разговор, нужно сделать все для того, чтобы он был успешным. И, прежде всего, позвонить в то время, когда есть вероятность застать нужного человека. Кроме того, желательно предварительно выяснить, в какое вре­мя у него больше всего посетителей, проводятся со­вещания и т.п.

К телефонному разговору нужно так же тщатель­но готовиться, как и к непосредственной деловой беседе. Прежде всего следует определить:

1. Фамилию, имя и отчество человека, с которым необходимо поговорить.

2. Наиболее удобное для звонков время.

3. Цель звонка.

4. О чем конкретно вы хотите договориться.

Деловой разговор по телефону должен быть пре­дельно кратким, иначе он теряет свою эффектив­ность. Специалисты называют оптимальное время — до 4-х минут.

Для любого телефонного разговора подходит следующая схема2. Ее легко запомнить, как «Семь "П"»: Ш. Приветствие. П2. Представление.

ПЗ. Причина: объяснение цели звонка.

П4. Проблема: обсуждение вопроса.

П5. Подведение итогов обсуждения.

П6. Признательность: выражение благодарности.

П7. Прощание.

Продолжительность каждого этапа разговора (в секундах): П1 + П2 = 15; ПЗ = 20; П4 = 150; П5 = 35; П6 + П7 = 20.

Следует продумать свои слова и возможную реак­цию партнера на каждом этапе разговора.

77