7. Критерії і класифікації ділових документів.

Класифікація документів – це їх поділ на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета – підвищення оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. Класифікують за такими ознаками:

1. за найменуванням (назва док-ту)-накази,листи;

2. за місцем виникн: внутріш (в середині орг-ції), зовнішні

3. за призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційно-довідкові, обліково-фінансові, з кадрових питань (особового складу), з господарської д-сті

4. за напрямком: вхідні, вихідні

5. за формою:стандартні, індивідуальні (в кожному разі складаються окремо)

6. за стадією відтворення: оригінали, копії

-відпуск(повна копія що залишається у відпраника оригіналу яка залишається у відправника)

-витяг(відтворює частину тексту)

-дублікат(другий екземпляр док-ту який видається у разі втрати оригіналу)

7. за терміном виконання: безстрокові (вик. в порядку загальної черги); термінові (на 2 день); дуже термінові (одразу)

8. за ступенем власності:ьзаг. Користування;службового користування; таємні;цілком таємні(дуже вузьке коло доступу)

за терміном зберігання: тривалого (кадрові док-ти, +10 роікв); постійного (держав. док-ти); тимчасові.

8. Граматичні форми адресата в діловій мові. Позиція цього реквізиту в офіційно – ділових документах.

Адресат - нформ про те, кому признач.

Документи адресують підприємствам, оргнізаціям, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам чи конкретній посадовій особі. Якщо документ адресують установі (або її структурному підрозділу) без зазначення посадової особи, то її назву наводять у називному відмінку, наприклад:

Державний комітет

молодіжної політики, спорту

й туризму України

або

Київський електрохімічний

завод

Відділ постачання й збуту

Якщо документ адресують установі (або її структурному підрозділові) із зазначенням посадової особи, то її назву наводять у називному відмінку, а посаду й прізвище - в давальному, наприлад:

Київський електромеханічний

завод

Відділ постачання й збуту

Старшому економістові

п. Непийводі В.Г.

Якщо документ адресують керівникові підприемства, то назва цього підприемства може входити до складу назви посади адресата, наприклад:

Директорові Херсонського

цегельного комбінату

ім. 55- річчя Перемоги

п. Пасічнику О.І.

У реквізиті "Адресат" можна зазначити вчене звання адресата, наприклад:

Київський національний

університет ім. Тараса

Шевченка

Деканові філософського

факультету

проф. Конверському А.Є.

Якщо докумет надсилають до кількох спорідненних підприємств та організацій, то адресата зазначають узагальнено, наприклад:

Упрвителям комерційних

Банків м. Києва

Удокументі має бути не більше ніж чотири адресати. Слово "Копія" перед другим, третім і четвертим адресатпми не проставляють.

Направляючи документ більш як у чотири адреси, складають список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

Якщо документ направляється разовим кореспондентам або вперше, то до складу реквізиту "Адресат" може входити й поштова адреса, наприклад:

Видавнитство "Весна"

вул. Хрещатик, 40,

м. Київ, 01001