Тема 5 Коммуникационный процесс в организации .

Управляющая система получает от управляемой системы информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности.

Коммуникации – это обмен информацией, на основе которой руководитель получает данные необходимые для принятия решений, и доводит принятое решение до работников организации.

Эффективная коммуникация – это коммуникация, способствующая достижению целей участников общения.

Выделяют следующие виды коммуникаций:

а) организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах;

б) внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и средой;

в) внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями;

г) формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов;

е) вертикальные коммуникации - информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций;

ж) коммуникации по восходящей -. передача информации с низших уровней на высшие;

з) коммуникации по нисходящей – передается с высших уровней на низшие;

и) горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации;

к) неформальные коммуникации – основаны на личных отношениях, распространения слухов;

л) межличностные коммуникации – это устное общение людей в одном из перечисленных видов. По - этому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы.

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя и более людьми.

Система коммуникаций состоит из четырёх основных элементов:

1. Отправитель – это лицо, генерирующее идеи или собирающие информацию и собирающие её.

2. Сообщение – это информация, которая закодирована с помощью символов.

3. Канал – средство передачи информации.

4. Получатель – это лицо, которому предназначена информация, которое может принять её и использовать.

Этапы коммуникационного процесса:

1. Зарождение идеи. Формулирование идеи и отбор информации. На этом этапе идея ещё не трансформирована в или другую форму, в которой она послужит обменом информации.

2. Кодирование информации и выбор канала. Прежде, чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать её, используя слова, жесты, интонацию. Кодирование превращает идею в сообщение. Выбирается канал. Желательно использовать два или более средств коммуникации. Процесс при этом усложняется, так как отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы. Но тем не менее , одновременное использование средств обмена устной и письменной информации эффективнее, чем обмен письменной информацией.

3. Передача информации – это использование канала для доставки сообщения получателю. Речь идёт о физической передаче сообщения.

4. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которые ждал от него отправитель.

Чтобы избежать искажения информации, нужно лучше регулировать персонал, а также руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Некоторые из наиболее эффективно управляемых американских компаний перешли к структуре «с малым числом уровней управления и каналами сравнительно прямого информационного обмена».

Что касается передачи крупных сообщений по телефону, то я думаю, что информация будет более воспринимающаяся, если передавать её по факсу или через компьютер. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта — эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах.