- •Программные средства офисного назначения
- •А. Л. Юдин
- •Н.Г.Кравченко
- •Содержание
- •1 Типовые операции при работе с электронными документами
- •1.1 Создание и сохранение документа
- •1.2 Копирование, перемещение и удаление с использованием буфера промежуточного хранения
- •1.3 Работа с окнами
- •1.4 Контекстный поиск и замена
- •1.5 Проверка правописания слов и синтаксиса
- •1.6 Установка общих параметров страницы
- •2 Текстовый процессор Microsoft Word
- •2.1 Типовая структура интерфейса
- •2.2 Фрагмент и абзац текста
- •2.3 Форматирование текста
- •2.4 Общие требования к созданию документа
- •2.5 Интерфейс приложений Microsoft Office 2007
- •2.6 Полезные советы для работы с текстовым процессором
- •3 Табличный процессор Microsoft Excel
- •3.1 История появления и развития электронной таблицы
- •3.2 Интерфейс электронной таблицы
- •3.3 Режимы работы табличного процессора
- •3.4 Типы данных, хранимых в ячейках электронной таблицы
- •3.5 Форматирование данных в ячейках
- •3.6 Формулы
- •3.7 Функции
- •3.8 Понятие абсолютной и относительной ссылки
- •3.9 Автоматическое изменение относительных ссылок при копировании и перемещении формул
- •3.10 Функциональные возможности
- •3.11 Графические возможности табличного процессора
- •3.12 Технология работы в электронной таблице
- •3.13 Проектирование электронной таблицы
- •3.14 Электронная таблица для поддержки принятия решения
- •3.15 Автоматизация работы с электронной таблицей
- •4 Практикум по Microsoft Word
- •4.1 Установка параметров страницы. Проверка документа. Автозамена, использование экспресс-блоков
- •4.2 Форматирование символов и абзацев. Стили документов. Создание и форматирование списков
- •4.3 Шаблоны документов. Колонки. Таблицы
- •4.4 Импорт и создание графики. Размещение текста и графики
- •4.5 Структурирование и организация документа. Сноски. Названия, закладки, перекрестные ссылки. Указатели, оглавления, списки иллюстраций и литературы
- •4.6 Слияние документов. Создание электронных форм
- •5 Практикум по Microsoft Excel
- •5.1 Основные приемы ввода, редактирования и форматирования информации
- •5.2 Основные приемы выполнения вычислений
- •5.3 Построение формул. Присвоение имен. Использование массивов. Команды редактирования
- •5.4 Построение, редактирование, настройка диаграмм
- •5.5 Работа со списками
- •Список литературы
- •Программные средства офисного назначения
- •6 50992, Г. Кемерово, пр. Кузнецкий, 39
- •650992, Г. Кемерово, пр. Кузнецкий, 39. Тел. 25-75-0
1.4 Контекстный поиск и замена
В текстовом и табличном процессоре имеются средства контекстного поиска и замены для поиска в документе некоторого текстового элемента и замены его на другой, заданный пользователем. Заменяемый и заданный текстовые элементы могут быть различной длины, включать в себя одно слово, группу слов, часть слова, числа и другие знаки. Существует ряд дополнительных условий для выполнения операции поиска и замены. Укажем некоторые из них.
Одноразовая и глобальная замена. Режим одноразовой замены прекращает поиск после нахождения первого вхождения заменяемого элемента. Глобальная замена заменяет все вхождения заменяемого элемента.
Автоматическая и ручная замена. Режим ручной замены требует подтверждения пользователя на замену после нахождения каждого вхождения заменяемого элемента. Автоматический режим такого подтверждения не требует.
Чувствительность и нечувствительность к строчным и прописным символам. При выборе режима, чувствительного к строчным и прописным символам, регистр, в котором отображен заменяемый элемент, имеет значение при его поиске. Иными словами, если вы, например, задали заменяемый элемент как ibm, текстовый процессор не обратит внимания на встретившееся ему в тексте слово IBM.
Направление поиска. Обычно команда поиска и замены реализует поиск, начиная от позиции текста, занимаемой в настоящее время курсором, и до конца документа. В офисных приложениях Microsoft имеется возможность осуществлять контекстный поиск по сложным критериям.
1.5 Проверка правописания слов и синтаксиса
Современные программы офисного назначения имеют режим проверки правописания и синтаксиса выполняемый специальными программами, которые могут быть автономными либо встроенными в приложение. Эти программы значительно различаются по своим возможностям. Наиболее мощные из них, например входящие в состав Microsoft Office, проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Этот режим используют для контроля одного слова, страницы или целого документа. Указанное слово сопоставляется с его написанием в словаре и в случае любых несоответствий выдается на экран для редактирования. При этом пользователю предлагается следующий выбор:
провести исправление;
игнорировать ошибку;
добавить данное слово в словарь.
Помните, что возможности программы зависят от полноты словаря. Поэтому постоянно пополняйте словарь, внося в него слова, отсутствующие в исходном словаре.
Кроме проверки ошибок пунктуации и выдачи предложений по их устранению этот режим обеспечивает выявление некоторых ошибок стиля, таких как: неправильное использование заглавных и строчных букв, повторение одного и того же слова несколько раз подряд, отсутствие пробела между словами, отсутствие второй кавычки и т. п. Все указанные ошибки выявляются на основе сравнения разработанного текста с хранящимися в памяти основными правилами. Однако нельзя полагаться полностью на возможности программ, так как набор таких правил существенно ограничен.
В Microsoft Word и Excel имеется словарь синонимов (тезаурус), который помогает избежать повторений и сделает элегантным ваш стиль изложения. Чтобы подобрать синонимы, необходимо установить курсор на интересующем вас слове и ввести команду просмотра словаря синонимов (тезаурус). Программа выдаст на экран несколько синонимов. Выберите тот, который вам больше нравится, и он автоматически будет перенесен в документ.