Тема 4. Підготовка довідників, введення початкових залишків, введення документів у програмі 1с-Підприємство

План

1. Настроювання констант

2. Настроювання робочого періоду та плану рахунків

3. Настройка довідників

4. Введення початкових залишків та господарських операцій

1. Настроювання констант

В константах міститься необхідна для роботи з документами і ведення обліку інформація, яка змінюється рідко або не змінюється взагалі (назва підприємства чи його реквізити, прізвище директора тощо).

На початку роботи виведіть на екран перелік констант, включених у типову конфігурацію (Операции – Константы).

Кожна константа характеризується набором властивостей. До основних властивостей константи належать ідентифікатор і тип значення.

Ідентифікатор – код, унікальне ім’я константи. Це набір символів, що не містить пробілів. Наприклад, ДатаРеєстрації, ОснСтавкаПДВ тощо. Ідентифікатор потрібний для звернення засобами мови “1С:Бухгалтерия 7.7” до будь-якої константи, що використовується в програмі.

Ідентифікатор константи має коментар – назву константи в інтерфейсі користувача. Наприклад, наведені вище ідентифікатори, відповідно, мають наступні коментарі: "дата реєстрації організації", "основна ставка ПДВ у % за замовчуванням".

Тип значення визначає характер інформації, що зберігається у константі. Значенням константи може бути число, дата, рядок символів тощо. Наприклад, константа ДатаРеєстрації має тип “дата”, а константа ОснСтавкаПДВ – тип “число”.

Константа може бути періодичною, тобто приймати різні значення в залежності від дати. Наприклад, у константі ОблСтавкаНБУ зберігаються облікові ставки НБУ.

2. Настроювання робочого періоду та плану рахунків

Робочий період встановлюється в режимі Управление бухгалтерскими итогами. Період розрахунку підсумків у програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” дорівнює кварталу. Після вибору кварталу потрібно натиснути кнопку Установить расчет.

Період, до якого включно розраховуються підсумки, встановлюється в режимі ведення бухгалтерського обліку через меню Операции – Управление бухгалтерскими итогами (рисунок 5). Це вікно дозволяє визначити поточний період актуальності бухгалтерських підсумків.

Бухгалтерські підсумки формуються програмою “1С:Бухгалтерия 7.7” за найрізноманітніші проміжки часу: день, місяць, квартал, рік. Програма автоматично підтримує їх в актуальному стані при будь-яких змінах, викликаних введенням нових проводок і бухгалтерських операцій.

План рахунків є таблицею, кожний рядок якої містить рахунок або субрахунок бухгалтерського обліку. У списку рахунків також виводяться стовпчики, що відображають різноманітні характеристики рахунку.

На початку роботи потрібно відкрити план рахунків і ознайомитися з переліком існуючих рахунків та їх характеристиками. Важливою відмінністю при настройці бухгалтерських рахунків від інших даних в програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” є те, що рахунки можуть вводитися як на стадії конфігурації, так і при роботі користувача з інформаційною базою.

Змінюючи план рахунків в режимі “Конфигуратор” слід пам’ятати, що зміни елементів конфігурації можуть вплинути на роботу інших елементів: наприклад, якщо відключити ведення аналітичного обліку по деякому рахунку, то можуть припинитись правильно формуватися звіти, в яких використовується розгорнуте сальдо цього рахунку.

Для того, щоб увійти в режим настройки плану рахунків, необхідно виконати наступні дії: меню Операции – План счетов (рисунок 6).

При введенні рахунків слід обов’язково ввести рахунки-групи, тобто рахунки, які матимуть субрахунки. В плані рахунків вони будуть позначені жовтим кольором. Редагування плану рахунків може виконуватися як у режимі “Конфигуратор”, так і при роботі із системою “1С:Предприятие 7.7”.

Потрібно мати на увазі, що перелік рахунків і настройки ведення валютного, аналітичного, кількісного обліку по рахунках можуть бути в подальшому змінені, але зміна плану рахунків є надто складним процесом, який може вимагати коригування введених проводок для отримання більш детальної інформації.

Наприклад, якщо спочатку вівся облік по будь-якому рахунку без субрахунків, а при складанні квартальної звітності з’ясувалося, що залишки по даному рахунку для правильного відображення в звітності потрібно рознести по субрахунках, то доведеться не просто ввести субрахунки, а в кожній проводці за період замінити даний рахунок на один з субрахунків, що програма не може зробити автоматично. Тому більш раціонально відразу визначити субрахунки і вести облік вже по субрахунках.

3. Настройка довідників

Довідником називається об'єкт програми, що дозволяє користувачу вводити, зберігати й одержувати інформацію, структурируючи її у виді дерева. Довідник представляється списком деревоподібної структури, у вузлах якого зберігається інформація про різні об'єкти. Інформація зберігається у виді записів, усі вузли дерева зберігають записи однієї структури, що містить різні величини. Набір цих величин для кожного довідника довільний за винятком двох строкових величин: коду об'єкта і значення об'єкта. Код об'єкта є унікальним для даного довідника і дозволяє посилатися на цей об'єкт з інших місць програми. Значення об'єкта - довільний рядок, уведений користувачем (звичайно це назва об'єкта). Для кожного об'єкта зберігається історія змін значення цього об'єкта. Список доступних користувачу довідників визначається на етапі настроювання конфігурації задачі і згодом не змінюється, однак користувач може редагувати існуючі довідники, додаючи і забираючи з них інформацію.

Для кожного довідника відкривається окреме вікно. Зовні довідник являє собою список елементів поточного рівня. При відкритті довідника поточний рівень установлюється на корінь дерева. Самим лівим елементом кожного рядка виводиться іконка, що визначає один із трьох станів даного об'єкта:

— об'єкт є групою на поточному рівні;

— об'єкт є групою, що визначає поточний рівень (на екрані відображається вміст цієї групи);

— об'єкт не є групою (не містить підоб’єктов).

При виконанні над довідником різних задач (вибору, редагування і т.д.) користувачу можуть бути доступні різні набори полів записів з довідника. Приступність полів визначається на етапі настроювання конфігурації задачі, однак код і значення об'єктів доступні користувачу завжди.

4. Введення початкових залишків та господарських операцій

Якщо облік в програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” ведеться на щойно створеному підприємстві, то після виконання описаних вище настройок можна безпосередньо вводити операції (по відображенню формування статутного фонду підприємства тощо).

Якщо виконується перехід з попередніх версій програми “1С:Бухгалтерия”, то після конвертування інформації і настройки періоду розрахунку підсумків також можна продовжувати вводити операції.

Проте, якщо “1С:Бухгалтерия 7.7” встановлюється на підприємстві, на якому вже ведеться бухгалтерський облік, то після виконання настройок обліку необхідно ввести початкові залишки на час початку ведення обліку в системі “1С:Бухгалтерия 7.7”.

Порядок дій при початку ведення обліку:

1) визначити дату початку обліку;

Передусім потрібно визначити дату, починаючи з якої ви будете вести облік (вводити бухгалтерські операції) в програмі “1С:Бухгалтерия”. Найбільш зручно починати ведення обліку з початку року (це дозволить одержати баланс за будь-який період цього року). Можна також почати ведення обліку з початку кварталу, з початку місяця, і навіть з довільної дати. Рішення, звичайно, приймають як компроміс між необхідністю введення великої кількості операцій з початку вибраного періоду до поточного моменту і тією користю, що буде отримана від можливості складання звітів за цілий період. Потрібно враховувати також і можливість отримання в наявному обліку залишків на цю дату. Рекомендовано починати вести облік з початку кварталу або з початку місяця.

2) визначити дату введення початкових залишків;

Так як початкові залишки будуть вводитись як бухгалтерські операції, потрібно визначити дату введення цих операцій.

Дата введення залишків повинна бути меншою за дату початку обліку. Звичайно це дата, що передує даті початку обліку. Наприклад, якщо за дату початку обліку ви вибрали 01.04.98, то дата введення залишків буде 31.03.98.

Перед початком введення залишків рекомендовано встановити дату введення як робочу дату в режимі Сервис – Параметры – Общие.

3) ввести операції для формування початкових залишків, використовуючи загальні прийоми введення господарських операцій;

Найбільш простим способом введення залишків є введення операцій вручну. В цьому випадку потрібно відкрити журнал операцій і почати вводити операції початкових залишків.

Датою операції повинна бути визначена дата введення залишків. Якщо вона встановлена як робоча, то система сама буде підставляти її при введенні операції.

Як суму операції слід вказувати суму всіх проводок. Для того, щоб система робила це автоматично, перед введенням операції потрібно в режимі Сервис – Параметры – Операция в параметрі “Расчет суммы операции” вибрати варіант “По всем проводкам”. В цьому випадку не потрібно буде заповнювати суму операції, а вона буде автоматично заповнюватися в міру введення проводок.

В полі "Содержание операции" потрібно вводити деякий текст, що характеризує операцію як введення початкових залишків (наприклад, “Введення початкових залишків по матеріалах”).

Далі слід безпосередньо вводити проводки початкових залишків. При цьому в кожній проводці рахунок, по якому вводиться залишок, вказується по дебету або по кредиту (в залежності від того, дебетовий чи кредитний залишок ), а в якості кореспондуючого рахунку вказується деякий фіктивний рахунок, наприклад, “00”. Якщо рахунку “00” немає в плані рахунків, його потрібно ввести. Цей рахунок не можна зробити позабалансовим, тому що він повинен кореспондувати в проводках з балансовими рахунками. Надалі фіктивний рахунок “00” не слід використовувати для інших цілей, бо він балансовий, і залишок по ньому після дати початку ведення обліку повинен бути нульовим.

При введенні проводок після вибору рахунку можуть бути введені значення субконто, валюти, кількість і сума в валюті, в залежності від характеристик вибраного рахунку. Дані реквізити потрібно заповнювати у відповідності з описаними вище принципами введення залишків.

При великій кількості початкових залишків їх доцільно вводити у вигляді декількох операцій. Наприклад, залишки по рахунку, що має велику кількість об’єктів аналітики, можна ввести окремою операцією, а залишки по рахунках, по яких не ведеться аналітичний облік, об’єднати в одну операцію.

При введенні залишків вводяться також об’єкти аналітичного обліку, які не були введені в систему раніше. Вони вводяться безпосередньо в процесі вибору. При заповненні реквізитів операції може виявитися, що для певних видів субконто у довіднику немає необхідного значення. В цьому випадку потрібно відкрити відповідний довідник і ввести потрібне значення, а після цього заповнити реквізит операції.

Всі можливі значення валют слід внести в довідник валют до початку введення залишків.

Якщо введення залишків виконується декількома операціями, можна скористатися копіюванням операцій в журналі операцій, встановивши заздалегідь в режимі настройки параметрів (Сервис – Параметры – Операция) копіювання дати і змісту операції. Настройку режиму копіювання проводок при копіюванні операції, як правило, не має сенсу використовувати при введенні залишків.

В окремих випадках для введення початкових залишків може бути використаний режим типових операцій. Однак для цього повинна бути створена спеціальна типова операція.

Окрім перерахованих способів прискорення введення залишків існує можливість використання для введення залишків спеціально розроблених в конфігурації документів. Якщо такі документи не передбачені в стандартній конфігурації, то їх має сенс створювати тільки в особливих випадках, наприклад, для автоматизації введення великої кількості залишків по декількох видах субконто або виконання автоматичного завантаження залишків з інших програм. Останнє може виконуватися засобами конфігурації не тільки за допомогою документів, але і простим записом операцій з алгоритму, написаного на вбудованій мові.

4) перевірити правильність введення початкових залишків;

Після того, як всі операції початкових залишків введені, слід переконатися у відповідності їх реальним залишкам.

Для цього необхідно скористатися існуючими в конфігурації стандартними звітами, наприклад. звітом “Оборотно-сальдовая ведомость”. Перед формуванням звітів доцільно встановити період розрахунку бухгалтерських підсумків таким чином, щоб або його початком була дата початку ведення обліку (тоді початкові залишки будуть початковими залишками по цьому періоду), або його кінцева дата була датою введення початкових залишків (тоді початкові залишки будуть кінцевими залишками по цьому періоду). Період встановлюють в режимі Сервис – Параметры – Бухгалтерские итоги.

При отриманні залишків по рахунках передусім потрібно звернути увагу на залишок по використаному для введення залишків фіктивному рахунку (звичайно – “00”). Він повинен бути нульовим. Нульовий залишок по фіктивному рахунку означає, що сума дебетових залишків збігається з сумою кредитових, а це свідчить, що, в основному, залишки введені правильно. Якщо період складання звіту не включає дату введення залишків, то при нульовому залишку по рахунку в звіті може взагалі не бути рядка з даним рахунком, тому що оборотів по цьому рахунку у вибраному періоді теж немає.

Крім цього, потрібно переглянути залишки, отримані по субрахунках і по валютах (якщо такі вводилися ). Особливо уважно необхідно перевіряти залишки по аналітиці. Для їх отримання потрібно скористатися спеціальними звітами, наприклад, звітом “Оборотно-Сальдовая ведомость по счету”.

5) ввести операції від дати початку обліку до поточної дати.

Як вже зазначалося, як дату початку обліку вибирають дату початку звітного періоду (кварталу) або місяця. При цьому після введення початкових залишків виникає необхідність ввести всі операції від дати початку обліку до поточної дати.

В окремих випадках операції з однаковими проводками можна зводити в одну (наприклад, всі проводки за місяць з кредиту 51 рахунку в дебет 50 рахунку ввести однією проводкою в операції з датою в цьому місяці). Проте, при цьому необхідно дотримуватись наступного правила: складати можна проводки одного місяця та зі значеннями рахунків, субконто і валюти, що повністю співпадають.

В загальному випадку рекомендовано вводити всі господарські операції у відповідності з тим, як вони реально відбувалися у звітному періоді.

Всі факти господарської діяльності організації в програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” зберігаються у вигляді операцій.

Для введення в систему “1С:Бухгалтерия 7.7 ” інформації про господарські операції існує два режими: введення операції вручну і автоматична генерація операцій на підставі документів, що вводяться користувачем.

Режим ручного введення операцій не потребує попередньої настройки, відрізняється максимальною гнучкістю. В цьому режимі можна вказати будь-який зміст реквізитів операції і ввести будь-які необхідні проводки.

В програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” є декілька способів реєстрації облікової інформації: введення проводок вручну, використання механізму типових операцій, введення первинних документів з наступним формування проводок.

Кожна операція містить одну або декілька проводок, що відображають господарську операцію в бухгалтерському обліку в натуральному і грошовому вираженні. Кожна проводка, в свою чергу, може складатися з однієї або декількох кореспонденцій. Проводки, які містять декілька кореспонденцій, називають складними. В складних проводках дебет одного рахунку кореспондує з кредитом декількох рахунків, і навпаки. Операція містить не тільки проводки, але і деяку загальну частину, що характеризує її вцілому: зміст, загальну суму за всіма проводками, дату, номер та ін. Перелік реквізитів операції визначається конфігурацією. Операції можуть автоматично формуватися документами програми “1С:Бухгалтерия 7.7” або вводитися вручну. Теоретично можливо підготувати документи, що будуть автоматично формувати всі операції, які фіксують факти господарської діяльності організації. Але на практиці це не завжди економічно вигідно. Можливі випадки, коли господарські операції одиничні або повторюються нечасто: наприклад, продаж малоцінних і швидкозношуваних предметів або видача позики робітнику. Витрати на підготовку спеціальних документів для автоматичного формування операцій у цих випадках будуть набагато більшими, ніж при введенні операції вручну. Крім того, документи не завжди зручно використовувати навіть для господарських операцій, які зустрічаються часто. Наприклад, надто складно формувати документом проводки по багаторядковому авансовому звіту. В одному випадку це може бути авансовий звіт водія, що одержав під звіт гроші на придбання паливно-мастильних матеріалів, запчастин і ремонт, в іншому – авансовий звіт завгоспа по придбанню господарських і канцелярських товарів, а також малоцінних і швидкозношуваних предметів, в третьому випадку – звіт по відрядженню за кордон.

При ручному введенні операції треба самостійно заповнити суму і зміст операції, а також ввести бухгалтерські проводки з заповненням усіх необхідних відомостей про об'єкти аналітичного обліку, якщо по рахунку ведеться аналітичний облік. Режим ручного введення відрізняється максимальною гнучкістю: можна зазначити будь-який зміст операції і ввести будь-які проводки. Крім того, цей режим не потребує попереднього настроювання в Конфігураторі і простий в освоєнні. Оскільки підставою реєстрації операції є первинний документ, доцільно в реквізиті “содержание” вказувати крім стислого змісту операції назву і номер первинного документа, а в реквізиті “сумма” – суму операції по первинному документу. Дата операції в програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” повинна відповідати даті складання первинного документу.

При ручному введенні операції користувач повинен самостійно заповнити всі реквізити операції, що вводяться: суму операції, зміст операції, і, якщо це передбачено, додаткові реквізити.

Введення і редагування операції вручну виконується в програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” при роботі з журналом операцій або журналом проводок (Журналы – Журнал операций або – Журнал проводок) за допомогою відповідних піктограм.

Працюючи з бухгалтерськими документами (тут маються на увазі електронні документи системи “1С:Бухгалтерия 7.7” ), користувач працює тільки з документом, а операція формується автоматично. Алгоритм формування операції описується в Конфігураторі, а вхідною інформацією для заповнення реквізитів операції і проводок операції є заповнений документ.

Для введення великої кількості операцій з подібними або однаковими реквізитами використовується режим копіювання операцій.

Для того, щоб перевірити правильність проводок, які містить господарська операція, використовується режим коректних проводок