13. Журналы (документов, операций, проводок)

При работе с документами система предоставляет широкий набор возможностей, обеспечивающих удобный ввод, просмотр, поиск и печать документов. Для просмотра документов в «1С:Предприятие» предусмотрены журналы.

Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или всех документов сразу.

Для открытия журнала необходимо в главном меню программы выбрать пункт Журналы и из предложенного списка журналов выбрать нужный. Для просмотра журнала используются клавиши управления курсором и линейки прокрутки. Каждая строка журнала является записью о документе. Записи в журнале сортируются по дате, а внутри даты — по времени ввода документа в журнал. В программе учитывается время ввода документа в цепочках документов. Например, если попытаться отгрузить товар, который был оприходован хоть минутой позже даты отгрузки, он будет не учтен в момент отгрузки.

Одним из самых важных параметров журнала является интервал видимости. По «вине» этого параметра возникает очень много недоразумений. Настройка постоянного интервала видимости журналов производится в диалоговом окне Параметры системы (меню Сервис) на вкладке Журналы. Заголовок окна журнала содержит информацию о текущем интервале. При просмотре журнала будут видны только те документы, даты которых попадают в установленный интервал.

Для просмотра списка всех бухгалтерских операций используется журнал операций. В нем каждая операция отображается одной строкой, содержащей наиболее важную информацию (дату, номер, содержание, сумму).

Журнал проводок позволяет просмотреть существующие проводки операций в виде общего списка.

Журнал операций и журнал проводок можно открыть посредством меню Журналы либо Операции.

14. Первичная настройка арм бухгалтера

Первоначально пользователю нужно подготовить систему к ведению бухгалтерского учета.

Большая часть информации, необходимой для работы системы, содержится в константах. Например, там могут указываться фамилии ответственных сотрудников, которые будут фигурировать в печатных формах документов, ставки налогов, размер минимальной зарплаты и другая информация.

Также важной информацией является содержимое различных справочников. В принципе, содержимое справочников в основном можно заполнять уже в процессе работы с программой, однако некоторые данные в справочники имеет смысл занести в начале работы.

Настройка бухгалтерских счетов – наиболее ответственный этап подготовки системы к ведению учета. Следует иметь в виду, что состав счетов и настройка ведения учета по счетам (валютного, аналитического, количественного) может быть в дальнейшем изменена, но изменение настройки счетов, часто является весьма сложным процессом, так как может потребовать корректировки уже введенных проводок для получения более детальной информации, чем было определено сначала.

Если внедряется учет в «1С:Предприятие» на вновь созданном предприятии, то после выполнения описанных выше настроек можно непосредственно вводить операции по отражению формирования уставного фонда предприятия и т.д.

Однако если внедряется учет в «1С:Предприятие» на предприятии, на котором уже ведется бухгалтерский учет, то после выполнения описанных выше настроек учета вам необходимо ввести входящие остатки на момент начала ведения учета в «1С: Предприятие».

Прежде всего, нужно определиться с датой, начиная с которой будет вестись учет в «1С:Предприятие» – датой начала учета. Наиболее удобно начинать вести учет с начала года (это позволит потом получать баланс за любой период этого года). Можно также начать вести учет и с начала квартала и с начала месяца и даже с произвольной даты. Но рекомендуется начинать вести учет с начала квартала или с начала месяца.

После этого нужно установить период расчета итогов. Он устанавливается командой Управление бухгалтерскими итогами меню Операции. Так как в качестве периода расчета итогов в «1С:Предприятие» устанавливается квартал, следует выбрать квартал, которому принадлежит дата начала учета. После выбора квартала следует нажать кнопку Установить расчет.

Так как входящие остатки будут вводиться в виде бухгалтерских операций, то нужно определить дату ввода этих операций.

Дата ввода остатков должна быть меньше даты начала учета. Обычно это предыдущая дата. Например, если в качестве даты начала учета вы выбрали «01.09.11», то дата ввода остатков будет «31.08.11».

Основным принципом ввода остатков является ввод операций, в которых счет, по которому вводится остаток, корреспондирует с некоторым фиктивным счетом, например, счетом 00.

К примеру, нужно ввести следующие входящие остатки:

По счету 11 - 100000 рублей

По счету 80 - 1230000 рублей

В этом случае необходимо ввести операцию со следующими проводками.

Дебет Кредит Сумма

11 00 100000

00 80 1230000

Если в плане счетов для данного счета ведутся субсчета, то при вводе остатков (как и при вводе операций) следует указывать конкретный субсчет. То есть, остаток по каждому субсчету вводится отдельно.

Если по счету ведется учет в валюте, то остаток по каждой валюте вводится отдельно.

Если по счету ведется аналитический учет, то при вводе остатков следует указывать конкретные значения субконто. Причем, если используется более одного субконто для данного счета, то в проводках ввода остатков нужно указывать все значения субконто. При этом если по счету ведется и количественный учет, то в проводке нужно указывать и количество. Таким образом, остаток по каждой комбинации значений субконто вводится отдельно.

При этом остатки, суммы которых складываются из введенных детальных остатков, вводить не нужно – они будут рассчитаны программой автоматически.

В качестве содержания операций входящих остатков следует вводить некоторый текст, характеризующий операцию. Например, «Ввод сальдо на начало».

После того, как все операции входящих остатков введены, следует убедиться в соответствии их реальным остаткам.

Для этого следует воспользоваться существующими в конфигурации стандартными отчетами, например, отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость». Перед формированием отчетов целесообразно установить период бухгалтерских итогов таким образом, чтобы либо его началом была дата начала ведения учета (тогда входящие остатки будут являться начальными остатками по этому периоду), либо его конечная дата была датой ввода входящих остатков (тогда входящие остатки будут являться конечными остатками по этому периоду). Период устанавливается в режиме «Сервис – Параметры – Бухгалтерские итоги».

При получении остатков по счетам, прежде всего, нужно обратить внимание на остаток по использованному для ввода остатков фиктивному счету (обычно «00»). Он должен быть нулевым, либо в отчете может вообще не быть строки с данным счетом.

Нулевой остаток по фиктивному счету означает, что сумма дебетовых остатков совпала с суммой кредитовых, что говорит о том, что, в основном, остатки введены правильно.

Кроме этого, следует просмотреть получившиеся остатки по субсчетам и валютам, если таковые вводились.

Особое внимание следует уделить проверке остатков по аналитике. Для их получения нужно воспользоваться отчетами, например, «Оборотно-сальдовая ведомостью по счету».