Положения о структурных подразделениях

После создания структуры организации следует сосредоточить усилия на документировании следующих элементов системы управления:

- положений о структурных подразделениях,

- должностных инструкций руководителей и специалистов компании.

Положение об отделах требует некоторой детализации описания бизнес-процессов. Работа над описанием бизнес-процессов ставит менеджеров компании перед необходимостью тесного общения — иначе будет весьма затруднительно точно описать взаимосвязь (входы и выходы) между процессами.

Новым для компании, которая будет использовать процессный подход к управлению, станет появление понятия собственник бизнес-процесса. Дело в том, что в процессной системе управления административная подчиненность является второстепенной — административный руководитель выполняет лишь координирующую роль в работе отдельных специалистов или подразделений.

Главную роль в процессной системе управления играют собственники бизнес-процессов.Бизнес-процесс может проходить через несколько подразделений. И в этом случае собственник процесса, который отвечает за его результат, должен иметь право воздействовать на деятельность этих подразделений. Например, в процессе создание продукта принимают участие как маркетологи и технологи бизнес-центра, так и технологи из поддерживающего центра — отдела управления качеством и развитием.

Кто должен отвечать за результат этого процесса, за соответствие созданного продукта требованиям клиента?

Отсюда возникает необходимость различать административную и процессную подчиненность подразделений или групп специалистов, что позже включается в должностные инструкции.

Должностные инструкции

Разработка следующего вида регламентирующих документов — должностных инструкций — является наиболее трудоемким шагом, так как требует привлечения к их созданию еще большего количества сотрудников, большей детализации бизнес-процессов и разложения на составляющие целей компании.

Для многих отечественных организаций должностная инструкция — практически единственный регламентирующий (организационно-распорядительный) документ, определяющий задачи, на решение которых должны быть направлены усилия ее сотрудников.

Как вдохнуть жизнь в должностную инструкцию, получив при этом эффективный инструмент управления организацией?

Прежде всего, должностная инструкция — ценный источник информации для усовершенствования всей системы управления. Не располагая объективными данными о расхождении между имеющимися и требуемыми компетенциями персонала, компания теряет возможность оценить внутренний потенциал команды и правильно сформулировать свою конкурентную позицию, а следовательно — адекватно работать на рынке.

Во-вторых, должностная инструкция является руководством к действию для сотрудников организации — она дает информацию о том, решения каких задач от них ожидают, каким образом они участвуют в достижении целей компании и на основании каких критериев будут оцениваться результаты их работы.

Должностная инструкция включает следующие разделы:

• общие положения,

• основные должностные обязанности/ вовлеченность в бизнес-процессы,

• требования к компетенциям,

• полномочия и ответственность.

В разделе «Общие положения» указывается название должности, подразделение, к которому она относится, ее цель. Например, директор бизнес-центра А управляет развитием центра А (далее указываются основные задачи этого подразделения), обеспечивая достижение стратегических целей компании и соответствуя ее миссии.

Кроме того, в этом разделе указывается, кому он подчиняется административно (к какому подразделению относится организационно), кому в рамках процесса (в каких бизнес-процессах принимает участие), деятельностью каких подразделений/групп специалистов руководит административно. За результаты деятельности каких подразделений и конкретных специалистов (участвующих в бизнес-процессе, собственником которого он является) отвечает.

В разделе «Основные должностные обязанности» описываются работы в бизнес-процессах, которые выполняет сотрудник, занимающий определенную должность, входящие и исходящие информационные потоки (документооборот), клиенты и поставщики бизнес-процессов.

Такой подход к описанию обязанностей положительно влияет на действенность должностной инструкции для персонала, так как четко устанавливает границы должности: с кем контактирует человек при реализации конкретной задачи, какую информацию использует, кому передает результаты работы.

В должностной инструкции необходимо также отразить компетенции, которыми должен обладать сотрудник для эффективного выполнения поставленных перед ним задач, которые излагаются в разделе «Требования к компетенциям».

Например, одним из необходимых условий эффективной деятельности директоров бизнес-центров компании является понимание ими сути бизнеса ориентация на достижение главной его цели — получение прибыли. Такое понимание сути бизнеса предполагает, что директор бизнес-центра должен, как минимум, владеть элементами финансового анализа и интересоваться инновациями в современных методах управления.

Еще один пример требуемой компетенции директора бизнес-центра — коммуникации и результативное взаимодействие, в манере общения — открытость, последовательность и четкость, умение внимательно слушать и наталкивать собеседника на новые идеи, умение ликвидировать барьеры и содействовать эффективным взаимоотношениям между сотрудниками, способность передавать знания другим.

Полномочия характеризуют возможность использования сотрудником различных ресурсов (трудовых, информационных, финансовых, материальных, технических, энергетических и т.д.) и права принятия решений, необходимых для реализации должностных обязанностей и достижения поставленных перед ним целей.

Например, директор бизнес-центра А имеет право: издавать приказы, распоряжения для всех подразделений центра А, направленные на достижение поставленных перед Центром А целей, распоряжаться денежными средствами центра А в порядке, определенном уставом и действующим законодательством и т.д.

В разделе «Ответственность» закрепляются цели, за достижение которых несет персональную ответственность сотрудник компании.

В должностную инструкцию могут быть также включены следующие разделы:

• порядок назначения или освобождения от должности,

• порядок замещения в отсутствие,

• режим работы,

• порядок оценки соответствия достигнутых показателей установленным индикаторам,

• порядок вознаграждения и наказания по результатам оценки и т.д.