3. Облік грошових коштів

Для обліку грошових коштів фінансове управління Кельменецької районної державної адміністрації використовує реєстраційні рахунки (додаток 19). Кошти фінансового управління обліковуються на реєстраційних рахунках, відкритих в Управлінні Державної казначейської служби України у Кельменецькому районі Чернівецької області.

Для здійснення розрахунково-касового обслуговування фінансове управління разом із територіальним органом Державної казначейської служби України укладають договір про здійснення розрахунково-касового обслуговування (додаток 20).

Відкриття рахунку у Державній казначейській службі України фінансове управління подає до місцевих органів Державного Казначейства наступні документи:

• заяву на відкриття рахунку, підписану керівником та головним бухгалтером (додаток 21);

• довідку про присвоєння ідентифікаційного номеру (додаток 6);

• копію положення про фінансове управління Кельменецької районної державної адміністрації, засвідчену нотаріально або вищестоящим органом (додаток 1);

• поквартальний обсяг асигнувань;

• затверджений кошторис із поквартальним розподілом;

• звіт про виконання кошторису видатків;

• витяг з особової картки розпорядника коштів;

• картку із зразками підписів керівника та головного бухгалтера і відбитком печатки.

Для обліку руху коштів на реєстраційних рахунках фінансове управління формує виписки по рахунках (додаток 22), де у розрізі кодів економічної класифікації розписано, які надходження та витрати з конкретного реєстраційного рахунку відбулися протягом дня.

На реєстраційних рахунках обліковуються зарахування відкритих асигнувань із загального фонду та кошти, які отримані з місцевих бюджетів для забезпечення виконання фінансовим управлінням своєї діяльності.

Після надходження товарів або отриманих послуг фінансове управління складає та подає до органів Казначейства платіжне доручення (додаток 23), в якому фінуправління просить перерахувати кошти з його реєстраційного рахунку на рахунок постачальника.

Облік грошових коштів на реєстраційних рахунка здійснюється на рахунку 2313 «Реєстраційні рахунки». Аналітичний облік по даному рахунку ведеться в меморіальному ордері №2 (додаток 13). Операції, які відбулися по рахунку 2313 згідно меморіального ордеру №2, вказані в таблиці 2.1 (ст.10, пункт 2; 3; 4; 5). Синтетичний облік по операціях з грошових коштів фінансове управління веде в книзі «Журнал-Головна» (додаток 89).

Облік касових операцій фінансове управління не здійснює, оскільки в нього відсутня каса. Відповідно фінансове управління здійснює тільки безготівкові операції.

4. Облік фінансово-розрахункових операцій

У зв’язку із здійсненням діяльності у фінансового управління Кельменецької районної державної адміністрації може виникати дебіторська та кредиторська заборгованості.

Найчастіше кредиторська заборгованість у фінансового управління виникає через накопичення зобов’язань у постачальників за несплату отриманих товарів або послуг.

Для того, щоб здійснювати розрахунки за отримання товарів або послуг, між фінансовим управлінням та постачальниками укладається договір (додаток 24), у якому прописаний вид товарів чи послуг, який надає постачальник, їх вартість, зобов’язання та відповідальність сторін, порядок розрахунків тощо. Згідно договору №113 від 14.12.2018 р. фінансове управління купує канцелярські товари у постачальника ПП Ряба О. В. і зобов’язується оплатити даний товар на суму 4 528,98 грн.. Купівля товарів оформляється первинними документами – накладними. При купівлі товарів на підставі договору №113 від 14.12.2018 р. постачальник ПП Ряба О. В. оформила накладну №113 від 17.12.2018 р. (додаток 25), у якій прописано вид, кількість, ціну товарів, які отримає фінансове управління. Згідно накладної загальна сума товарів складає 4 528,98 грн. Оскільки у фінансового управління відсутня каса, всі розрахунки здійснюється безготівковим шляхом, даний вид розрахунку прописаний в договорі. Для того щоб здійснити розрахунок безготівковим шляхом за отримані товари або послуги, оформляється платіжне доручення (додаток 23), в якому вказуються рахунок з якого будуть перераховані кошти, рахунок на який будуть перераховані кошти та суму платежу. Згідно платіжного доручення №318 від 17.12.2018 р. фінансове управління перерахувало кошти у сумі 4 528,98 грн. ПП Рябій О. В., повністю оплативши суму отриманих товарів. Коли постачальник та покупець повністю виконали умови, які прописані у договорі, договір розривається, що і трапилось із договором №113 від 17.12.2018 р. після повної оплати канцелярських товарів.

Всі розрахунки за договорами, які здійснювалися протягом місяця, між фінансовим управлінням та постачальниками заносяться в Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів (додаток 26) та в Реєстр бюджетних фінансових зобов’язань розпорядників коштів бюджету (додаток 27).

За отримання послуги постачальники оформляють інші первинні документи. Деякі постачальники надають різний вид документів, який залежить від виду наданих послуг, для фінансового управління ними можуть бути:

• рахунок-акт (додаток 28);

• акт здачі-прийняття виконаних робіт (надання послуг) (додаток 29);

• акт виконання робіт (додаток 30);

• акт приймання-передачі програмного забезпечення (додаток 31);

• акт здачі-приймання послуг (додаток 32);

• рахунок на сплату комунальних послуг (додаток 33);

• повідомлення на оплату вартості періодичних видань (додаток 34);

Після оплати повідомлень на оплату періодичних видань фінансовому управлінню надається абонемент на користування газетою або журналом (додаток 35), в якому вказується найменування видання та помісячний термін видань.

Всі види послуг оплачуються безготівково, шляхом перерахування коштів на рахунки постачальників за допомогою платіжних доручень (додаток 23).

Всі розрахунки з постачальниками за отриманні товари чи послуг фіксуються в електронної системи закупівель – ProZorro (додаток 36).

Аналітичний облік розрахунків з постачальниками ведеться в накопичувальній відомості за розрахунками з кредиторами, яка оформляється у формі меморіального ордеру №6 (додаток 37). Згідно меморіального ордеру №6 за грудень 2018 р. рахунок 6415 «Розрахунки з іншими кредиторами» по дебету кореспондується з рахунками 2313 «Реєстраційні рахунки», а по кредиту – 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 2213 «Грошові документи у національній валюті» та 8013 «Матеріальні витрати». Залишок на кінець місяця складає 0,00 грн.

Якщо під час місяця відбулися видатки за розрахунками з постачальниками з спеціального фонду, оформляється ще один меморіальний ордер №6 (додаток 38), в якому відображаються операції з кредиторами тільки по спеціальному фонду. Рахунок 6415 «Розрахунки з іншими кредиторами» вступає в кореспонденцію з тими рахунками, що і в меморіальному ордері №6 (по загальному фонду), але по кредиту рахунок 6415 кореспондується з рахунком 2911 «Витрати майбутніх періодів розпорядників бюджетних коштів». Залишок на кінець місяця складає 0.00 грн.

Для обліку кредиторської заборгованості фінансове управління використовує рахунок 6514 «Розрахунки з іншими кредиторами».

Зміст операцій, які здійснювалися в меморіальних ордерах №6 (загальний та спеціальний фонд) за грудень 2018 р., наведено у таблиці 4.1

Таблиця 4.1

Журнал реєстрації операцій з обліку кредиторської заборгованості

№	Зміст господарської операції	Дт	Кт
1	Отримано МШП від постачальника	1812	6415
2.	Перераховано кошти постачальнику	6415	2313

Дебіторська заборгованість найчастіше виникає у підзвітних осіб. Кошти підзвіт зазвичай надаються для поїздки у відрядження.

Облік розрахунків з підзвітними особами фінансове управління веде згідно з Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. №59 (зі змінами та доповненнями)

Фінансове управління при направленні працівника у відрядження відшкодовує йому, при пред’явленні відповідних документів та в межах кошторисних призначень, грошові кошти у межах сум, необхідних для оплати проїзду, наймання житлового приміщення, добових. В управлінні застосовують передбачені чинники нормативними актами граничні норми добових на службове відрядження.

Для видачі коштів на відрядження начальник фінансового управління видає наказ про відрядження (додаток 39) в якому зазначається термін та мета відрядження.

Після відрядження підзвітна особа подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження або підзвіт (додаток 40), де вказується отримана сума, сума залишку або перевитрати та документи, на підставі яких витрачалася підзвітна сума. Згідно звіту №17 від 05.12.2018 р. підзвітна особа Карапчієвська Марія Миколаївна відправилася в м. Чернівці на погоджувальну нараду. Витрати на проїзд їй не відшкодували, оскільки вона була у супроводі водія Цуркана Петра Васильовича, тому їй виплатили тільки добові – 60 грн.

Аналітичний облік за розрахунками з підзвітними особами ведеться у меморіальному ордері №8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами» (додаток 41). Згідно меморіального ордеру №8 за грудень 2018 р. рахунок 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами» по дебету кореспондується з рахунками 2213 «Грошові документи у національній валюті» та 6514 «Розрахунки з працівниками за безготівковими перерахуваннями на рахунки з вкладів у банках», а по кредиту - 1514 «Пально-мастильні матеріали» та 8411 «Інші витрати за обмінними операціями». Залишок на кінець місяця складає 0,00 грн.

Облік розрахунків з дебіторською заборгованістю ведеться на рахунку 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами».

Зміст операцій, які позначалися у меморіальному ордері №8 за грудень 2018 р., вказані у таблиці 4.2.

Таблиця 4.2

Журнал реєстрації операцій з обліку дебіторської заборгованості

№	Зміст господарської операції	Дт	Кт
1.	Видано кошти підзвіт	2116	6514
2.	Отримано грошові документи підзвітною особою	2116	2213
3.	Отримано матеріальні цінності підзвітною особою	15	2116
4.	Затверджено звіт про використання коштів підзвіт	8411	2116
5.	Перераховано перевитрату за відрядження на картрахунок підзвітної особи	6514	8411

Облік розрахунків з дебіторами та кредиторами ведеться окремо за кожним дебітором та кредитором в розрізі кодів економічної класифікації видатків позиційним методом – за кожною операцією, що підтверджена документом. Звірка розрахунків з дебіторами та кредиторами проводиться щокварталу, розрахунків у порядку планових платежів – один раз у квартал.

Синтетичний облік розрахунків з дебіторською та дебіторською заборгованістю ведеться в книзі «Журнал-Головна» (додаток 89) за кожним рахунком окремо.