Информационное обеспечение управления коммерческой деятельностью предприятия

Успешное осуществление коммерческой деятельности невозможно без постоянного анализа и учета информации, характеризующей ситуацию на рынке товаров и услуг. Ее принято называть коммерческой информацией.

Существует пять основных групп коммерческой информации, которой необходимо располагать торговому предприятию для обоснования коммерческих решений:

• информация о покупателях;

• информация о товаре;

• информация о конкурентной среде;

• информация о конъюнктуре рынка;

• информация о потенциальных возможностях фирмы.

Вся полученная информация должна отвечать следующим требованиям: необходимость и достаточность по объему; своевременность получения и передачи; достоверность; полнота; сопоставимость.

Получить достоверную коммерческую информацию можно как из внутренних, так и внешних источников. К числу внутренних источников относятся статистическая и бухгалтерская отчетность торгового предприятия, данные оперативного учета результатов коммерческой деятельности и др.

Из внутренних источников информации можно получить сведения об общем объеме товарооборота, его структуре, динамике, объеме закупок, размере товарных запасов, товарооборачиваемости, размерах дебиторской и кредиторской задолженности, выполнения договоров поставки, издержках обращения, рентабельности и т.д. На основании этой информации выявляются проблемы в коммерческой работе торгового предприятия, вырабатываются направления по ее совершенствованию.

К внешним источникам относятся сведения об изменениях, происходящих на рынке товаров и услуг. К ним относятся данные государственной статистики; статистическая информация и результаты ее обработки, публикуемая министерствами и ведомствами; материалы обследования домашних хозяйств; периодической печати; платная информация коммерческих исследований организаций и др.

Часть информации, имеющая исключительное значение для фирмы, может требовать особой защиты. Это может быть информация, обеспечивающая экономическую безопасность фирмы, содержащая «ноу-хау», сведения и документы об изобретениях и рационализаторских предложениях и др. Такая информация относится к категории коммерческой тайны.

Коммерческая тайна представляет собой преднамеренно скрываемые по коммерческим соображениям экономические интересы и сведения о различных сторонах производственной, хозяйственной, управленческой, научно-технической, финансовой деятельности предприятия или организации, охрана которых обусловлена интересами конкуренции и возможными угрозами их экономической безопасности.

Основой эффективной коммерческой деятельности торгового предприятия является информация об основных группах, типах покупателей, специфике их предпочтений и запросов. С помощью полученной информации о покупателях можно конкретизировать работу, сделать ее более эффективной, выделить отдельные целевые сегменты, «нишу» рынка и наиболее целесообразно организовать работу конкретного торгового предприятия.

Изучая потребителя, динамику его запросов и предпочтений, выбирая сегмент или «нишу» рынка, торговое предприятие сможет принять правильные решения, снижающие риск закупки неходового товара, а также обеспечивающие увеличение объема продаж, что, в целом, повышает эффективность коммерческой деятельности.

Для успешной коммерческой деятельности большое значение имеет информация о товаре. Она помогает сделать правильный выбор товаров и услуг, которыми следует торговать. Наличие у торгового предприятия конкурентоспособного товара, необходимого рынку, обеспечивает его устойчивое финансовое положение, поэтому изучению информации о товаре уделяется большое внимание. Для того чтобы сделать правильный выбор товара и сформировать конкурентоспособный ассортимент торгового предприятия, необходимо иметь следующую информацию о товаре.

В первую очередь следует иметь информацию о самом товаре, его качестве (технико-экономические показатели, эксплуатационные характеристики, потребительские свойства, экологичность, безопасность, эргономические, эстетические показатели, соответствие их требованиям стандартов, технических условий, нормативным документам и т.д.), соответствии его качества и цены. Изучая товар, необходимо определить схему продвижения его на рынок, какие методы продажи и стимулирования сбыта следует использовать.

Чтобы реально оценивать положение фирмы на рынке, надо иметь информацию о конкурентной среде. Поэтому, изучая информацию о конкурентах-поставщиках товаров, следует выявить их позицию на рынке, какие методы и объемы продажи они используют, формы стимулирования сбыта, цены, конкурентоспособность их товаров, финансовая устойчивость, платежеспособность, экономические и финансовые показатели их деятельности, характер и содержание рекламной работы, имидж.

Проведя анализ конкурентной среды, можно будет объективно оценить позицию своей фирмы на рынке, а также сделать заключение о значении конкурентов на том сегменте рынка, где работает фирма.

Информация о конъюнктуре рынка дает возможность исследовать спрос и предложение на рынке и его сегментах, емкость и характер рынка, уровень цен, условия конкуренции и другие аспекты с целью принятия необходимых коммерческих решений.

Информацией о спросе населения являются сведения, которые характеризуют объем, структуру, закономерности и тенденции его развития, а также сведения, объясняющие причины изменения спроса, особенности его формирования и развития. В практике коммерческой деятельности следует учитывать дифференциацию спроса по намерениям покупателей: твердосформировавшийся спрос; альтернативный спрос; спонтанный (импульсный) спрос. Все это является базой при определении потребности в товарах и для формирования ценовой политики фирмы.

Информация о товарном предложении представляется весьма важной, так как она определяет формирование товарных ресурсов торгового предприятия, его ассортимента.

Соотношение между спросом и предложением должно складываться так, чтобы не вызвать нарушение нормальных условий реализации товаров, т.е. чтобы не возникал неудовлетворенный спрос, и, в то же время, не накапливались излишние товарные запасы.

Информация о потенциальных возможностях торговой фирмы и их оценка позволяют обеспечить баланс требований рынка с реальными возможностями самого торгового предприятия, выработать обоснованные программы его развития и поведения на рынке, а также подвести реальную компетентную основу под принимаемые коммерческие решения.

Оценка потенциальных возможностей торговой фирмы предполагает изучение и анализ информации по следующим направлениям: финансово-экономическое положение фирмы; анализ торгового ассортимента, реализуемого предприятием; стратегия предприятия на рынке, в том числе и в разбивке по отдельным его сегментам; организационная структура управления предприятием, его схема; материально-техническая база торгового предприятия; научно-технический потенциал торговой фирмы; кадровый состав, уровень его образования и повышения квалификации; информационная инфраструктура торгового предприятия.

Целью изучения и анализа информации по данным направлениям является определение конкурентных возможностей торговой фирмы, выявление сильных и слабых сторон, поиск путей совершенствования его коммерческой деятельности. В качестве эффективного инструмента здесь можно воспользоваться так называемым СВОТ-анализом.

Информация, полученная при изучении потенциальных возможностей фирмы по вышеуказанным направлениям, необходима для разработки коммерческой стратегии фирмы, определения ассортиментной и ценовой политики, выбора форм и методов стимулирования сбыта товаров, расширения сервисного обслуживания, формирования благоприятного общественного мнения и других мер, с помощью которых фирма может обеспечить себе преимущество на рынке.

Понятие коммерческой тайны и способы ее защиты

Коммерческая тайна - важнейший элемент построения системы и является обеспечением границ доступа к информации. Мера доступности определяется степенью конфиденциальностью (секретности сведений)

На практике границы доступа обеспечиваются защитой информации в режиме коммерческой тайны, принятие мер по ее секретному использованию.

Понятие коммерческой тайны обобщается преднамеренно, скрывая по коммерческим соображениям экономические интересы предприятия сведения о различных сферах его предпринимательской деятельности (производственной, коммерческой, инновационной, финансовой) необходимая защита которых обуславливается задачами конкуренции и угрозами потери экономической безопасности.

Режим коммерческой тайны определяется статьей 139 ГКРФ, согласно которой информация составляет коммерческую тайну, если имеет ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, а обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Коммерческой тайной не являются: (учредительные документы предприятия - договор, устав; регистрационное удостоверение патента лицензии; сведения необходимые для расчета и уплаты налогов; документы о платежеспособности предприятия; информация о кадрах, численности; справки об уплате налогов и обязательных платежах; данные о нарушении антимонопольных законодательств; сведения об участии должностных лиц в кооперативах, малых предприятиях, АО занимающихся предпринимательской деятельностью).

Коммерческой тайной являются (Организация товарооборота и его объем; размеры торговых надбавок; рынки сбыта и рынки закупок; издержки обращения; цена продукции; планы сбыта материально - технического обеспечения; сведения о поставщиках, потребителях, посредниках включая договоры; сведения о финансовых операциях; организационные операции; информационное обеспечение, схемы, документы товарооборота).

Способы защиты коммерческой тайны

1. Защита коммерческой тайны при заключении трудовых соглашений, работы с персоналом, инструктаж вновь принятых работников по правилам секретной информации

2. На документах выполненных, на бумаге проставляются грифы секретности - конфиденциально, строго конфиденциально, конфиденциально только адресату. Грифы определяют границы доступа к информации. Каждый специалист или работник отдела материально - технического снабжения имеет доступ только к той информации, которая необходима ему для выполнения его обязательств. Если информация содержится в электронном виде, то гриф секретности заменяется электронными паролями, которые известны ограниченному кругу работников.

3. Контроль помещений и оборудования. Обеспечение безопасности служебных помещений, контроль за посетителями, внедрение электронных автоматических систем охраны.

4. В крупных предприятиях создаются подразделения безопасности.