3. Технологія комп’ютерного обліку заробітної плати на підприємстві, в програмі «1с: Бухгалтерія» версія 8.

Діяльність працівників сфери управління (бухгалтерів, фахівців

кредитно-банківської системи, плановиків і т. ін.) зараз орієнтована на

використання розвинутих технологій. Організація і реалізація

управлінських функцій вимагає радикальної зміни як самої технології

управління, так і технічних засобів опрацювання інформації, серед яких

головне місце посідають персональні комп'ютери. Вони дедалі більше

перетворюються із систем автоматичного переопрацювання вхідної

інформації у засоби накопичення досвіду управлінських працівників,

аналізу, оцінки й вироблення якнайефективніших економічних рішень.

Тенденція до посилення децентралізації управління тягне за собою

розподілене опрацювання інформації з децентралізацією застосування

засобів обчислювальної техніки й удосконаленням організації

безпосередніх робочих місць користувачів.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) можна визначити як сукупність

інформаційно-програмно-технічних ресурсів опрацювання даних, що

сів опрацювання даних, що

забезпечують кінцевому користувачу автоматизацію управлінських функцій у конкретній предметній області. Для бухгалтера з обліку заробітної плати

це сукупність таких ресурсів, за допомогою яких він має можливість

отримувати інформацію про виробіток продукції та відпрацьований час

працівників, аналізувати отримані дані і за допомогою комп’ютерної

техніки проводити нарахування заробітної плати та інших виплат

працівникам.

Створення автоматизованих робочих місць припускає, що основні операції з

накопичення, збереження і обробки інформації покладаються на

обчислювальну техніку, а користувач виконує частину ручних операцій і

операцій, що вимагають творчого підходу у підготуванні управлінських

рішень. Персональна техніка застосовується користувачем для контролю

виробничо-господарської діяльності, зміни значень окремих параметрів у

ході рішення задачі, а також введення вихідних даних в АІС для вирішення

поточних задач та аналізу функцій управління.

АРМ як інструмент для раціоналізації й інтенсифікації управлінської

діяльності створюється для забезпечення виконання певної групи функцій.

Найпростішою функцією АРМ є інформаційно-довідкове обслуговування. Хоча

ця функція тією або іншою мірою властива будь-якому АРМ, особливості її

реалізації істотно залежать від категорії користувача.

АРМ мають проблемно-професійну орієнтацію на конкретну предметну

область. Професійні АРМ є головним інструментом спілкування людини з

обчислювальними системами, відіграючи роль автономних робочих місць,

інтелектуальних терміналів великих електронно-обчислювальних машин,

робочих станцій і локальних мереж. АРМ мають відкриту архітектуру і

легко адаптуються до проблемних областей.

Локалізація АРМ дозволяє здійснити оперативне опрацювання інформації

відразу з її надходженням, а результати опрацювання зберігати як

завгодно довго за вимогою користувача. В умовах реалізації

управлінського процесу метою впровадження АРМ є посилення інтеграції

управлінських функцій, і кожне більш-менш «інтелектуальне» робоче місце

повинне забезпечувати роботу в багатофункціональному режимі.

АРМ виконують децентралізоване одночасне опрацювання економічної

інформації на робочих місцях виконавців у складі розподіленої бази

даних. Концептуальна модель автоматизованої обробки облікової інформації

в умовах розподіленої системи обробки даних.

В умовах автоматизованої обробки облікової інформації всі управлінські

задачі (більш 80%), в основному, виконуються з використанням локальних

баз даних у кожному структурному підрозділі. Задачі обміну інформацією і

її структуризації мають незначну вагу (до 20%).

В Україні на теперішній час діють найрізноманітніші варіанти мереж АРМ

бухгалтерів. У залежності від способу управління дані мережі

розділяються на:

1) мережі АРМ бухгалтерів із централізованим управлінням;

2) мережі АРМ бухгалтерів із локально-керованим доступом;

3) мережі АРМ бухгалтерів із управлінням розподіленою базою даних.

Мережа АРМ із централізованим управлінням припускає взаємозв’язок

з

єдиною центральною ЕОМ, що забезпечує інформаційний обмін інформацією

між АРМ і служить базою даних для нагромадження і збереження інформації.

У мережах з локально-керованим доступом інформаційний обмін здійснюється

на основі взаємодії різних АРМ. Це досягається шляхом розмежування

доступу до інформаційної бази даних з використанням керуючої програми.

Мережа АРМ із управлінням розподіленою базою даних дозволяє здійснити

взаємозв’язок між АРМ по рівнях управління з використанням центрального

банку даних. Дана система найбільш гнучка і відповідає всім параметрам

облікового процесу в умовах ринкової економіки.

Розподілена обробка даних з використанням АРМ бухгалтерів дозволяє

розподілити обліковий процес по рівнях управління і допомагає:

– здійснити ефективний діалог за рахунок персональної інтерактивності,

локальної пам’яті на робочих місцях і високій швидкості взаємодії;

– організувати діалогове керування обліковим процесом у реальному часі;

– здійснювати розподілений збір і обробку даних для управління

безпосередньо на місцях виникнення інформації;

– об’єднати весь обліковий процес у єдиний інформаційний потік;

– здійснювати контроль за інформацією на місцях її виникнення.

АРМ, створені на базі персональних комп'ютерів, - найпростіший і

найпоширеніший варіант автоматизованого робочого місця для працівників

сфери організаційного управління. Таке АРМ розглядається як система, що

в інтерактивному режимі роботи дає конкретному працівникові

(користувачеві) усі види забезпечення монопольно на весь сеанс роботи.

Цьому відповідає підхід до проектування такого компонента АРМ, як

внутрішнє інформаційне забезпечення, відповідно до якого інформаційний

фонд на магнітних носіях конкретного АРМ повинен перебувати в

монопольному розпорядженні користувача АРМ. Користувач сам виконує усі

функціональні обов'язки з перетворення інформації.

Створення АРМ на базі персональних комп'ютерів забезпечує:

1) простоту, зручність і «дружність» стосовно користувача;

2) простоту адаптації до конкретних функцій користувача;

3) компактність розміщення і невисокі вимоги до умов експлуатації;

4) високу надійність і живучість;

5) порівняно просту організацію технічного обслуговування.

Ефективним режимом роботи АРМ є його функціонування в межах локальної

обчислювальної мережі як робочої станції. Це є особливо доцільним тоді,

коли потрібно розподіляти інформаційно-обчислювальні ресурси між

декількома користувачами.

Більш складною формою є АРМ із використанням персональних

електронно-обчислювальних машин як інтелектуального термінала, а також

із віддаленим доступом до ресурсів центральної (головної)

електронно-обчислювальної машини або зовнішньої мережі. У даному разі

декілька персональних електронно-обчислювальних машин підключаються по

каналах зв'язку до головної електронно-обчислювальної машини, при цьому

кожна персональна електронно-обчислювальна машина може працювати і як

самостійний термінальний пристрій.

У найскладніших системах АРМ можуть через спеціальне устаткування

підключатися не тільки до ресурсів головної мережі, але й до різних

інформаційних служб і систем загального призначення (служб новин,

національних інформаційно-пошукових систем, баз даних і знань,

бібліотечних систем тощо).

Можливості створюваних АРМ значною мірою залежать від

техніко-експлуатаційних характеристик електронно-обчислювальних машин,

на яких вони базуються. З огляду на це на стадії проектування АРМ чітко

формулюються вимоги до базових параметрів технічних засобів опрацювання

і видачі інформації, наборів комплектуючих модулів, мережних

інтерфейсів, ергономічних параметрів пристроїв і т. ін. Отже, для

ефективної роботи бухгалтерії її необхідно оснащати достатньо потужними

комп’ютерами.

Синтез АРМ, вибір його конфігурації й устаткування для реальних видів

економічної й управлінської роботи мають конкретний характер, що

зумовлюється спеціалізацією, поставленими цілями, обсягами роботи. Однак

будь-яка конфігурація АРМ повинна відповідати загальним вимогам щодо

організації інформаційного, технічного, програмного забезпечення.

Інформаційне забезпечення АРМ орієнтується на конкретну, звичну для

користувача, предметну область. Опрацювання документів повинно

припускати таку структуризацію інформації, яка дозволяє здійснити

необхідне маніпулювання різними структурами, зручне і швидке коригування

даних у масивах.

Облік заробітної плати завжди відрізнявся від інших ділянок обліку великими обсягами даних, різноманітністтю розрахунків, короткими термінами їх виконання, необхідністтю звертання до данних попередніх періодів на досить значної відстанні. Зміни законодавства, розвиток систем оплати праці, методів аналізу роботи з персоналом обумовлюють постійну динаміку на цій ділянці обліку й потребують постійної уваги до відповідних засобів та способів роботи. Використання автоматизації на даній ділянці обліку дає компанії можливість скоротити затрати часу на обробку великої кількості інформації та аналіз даних, дозволяє керівництву ефективно планувати й єдійснювати кадрову політику.

Для автоматизації обліку нарахування заробітної плати розроблена досить значна кількість спеціалізованих модулів у рамках прикладних бухгалтерських пакетів (наприклад, «Акцент», «Парус» та «1С: підприємство») .

Аналіз відповідного програмного забезпечення показав, що весь процес нарахування зарплати можна розбити на три основних етапи: введення даних про нарахування (утримання), розрахунок зарплати й основних утримань, розрахунок податків на фонд зарплати. Такий розподіл дозволяє бухгалтеру послідовно виконувати контроль й оцінювати результати роботи кожного етапу без перевантаження системи зайвими проміжними розрахунками та з экономією свого часу.

Треба відзначити, що все вище сказане стосується спеціалізованих компонент із заробітної плати. У самих же модулях з бухгалтерського обліку розрахунки заробітної плати запрограмовані на примітивному рівні – почасова зарплата без будь-яких додаткових розрахунків. Всі інші розрахунки бухгалтер повинен виконувати вручну. Навіть для малих підприємств це не дуже зручний спосіб. Є сенс для підприємств до 20 співробітників виконувати відповідні розрахунки у Excel, а потім вказувати проводку у програмі. Були намагання виправити сітуацію й розроблена програма «ИН-АГРО: Расчет зарплаты для компоненты «1С:Бухгалтерия 7.7». У програмі передбачено формування проводок, які може переглянути та скоригувати бухгалтер, інтерактивне налагодження та створення видів і груп розрахунків, використання календаря, автоматизовані розрахунки лікарнянних, відпускних, доплат за вислугу років та ін.

Що стосується найбільш нових програмних засобів для автоматизації обліку заробітної плати, то слід відмітити сучасний інструмент автоматизації задач управління персоналом, ведення кадрового обліку та розрахунків у відповідності з вимогами законодавства для комерційних підприємств різного масштабу – «1С:Підприємство 8 Зарплата і управління персоналом для України». Відповідно до потреб підприємств різного рівня фірма "1С" пропонує три програмних продукта з різлним функціональним наповненням та складністю

1С:Зарплата та управління персоналом 8. Базова версія – продукт для невеликих організацій, який дозволяє в повному обсязі автоматизувати ведення кадрового обліку, розрахунків заробітної плати та нарахування необхідних податків і внесків у відповідності до вимог законодавства.

1С:Зарплата та управлыння персоналом 8 ПРОФ дозволяэ не тыльки вести кадровий облык і розрахунки заробітної плати в компаніях, які мають складну юридичную структуру, але й автоматизувати базові функції управління персоналом (подбор, навчання, мотивація).

1С:Зарплата та управління персоналом 8 КОРП – комплексне рішення для автоматизації всіх задач управління персоналом на середніх й великих підприємствах, для яких ефективне управління людськими ресурсами є необхідною умовою успішної роботи на ринку. Продукт дозволяє розв’язувати задачі реалізації кадрової політики підприємства і всебічної оцінки персонала на сучасному рівні, правильно й швидко обробляти інформацію про стан персоналу підприємства та давати на її основі якісні та змістовні заключення про здібності робітників, планувати навчання, розвиток і кар’єру, приймати обгрунтовані управлінські рішення.

Таким чином, підводячи підсумок до вище викладеного матеріалу, слід зазначити, що для повного, ефективного та систематичного обліку нарахування заробітної плати на підприємстві є досить значна кількість спеціалізованих програмних продуктів, які постійно поповнюються та розвиваються. Останні програмні продукти відомих розробників мають більше засобів налагодження на потреби підприємств різного рівня.

Але використання будь-яких програмних засобів вимагає від бухгалтера підвищення кваліфікації та інформаційної компетенції.