Приклад оформлення основної частини пояснювальної записки

1. Аналіз предметної області і постановка задачі на розробку програми

У відповідності до технічного завдання програма “Кадри” повинна забезпечувати облік даних про працівників підприємства і можливість отримання інформації, вибраної за певними критеріями, а також формування звітів у вигляді стандартизованих паперових документів.

На основі проведеного аналізу предметної області встановлено, що кадровий облік працівників ведеться у вигляді декількох основних паперових форм:

• журнал реєстрації операцій по обліку кадрів;

• облікова картка працівника;

• загальний список працівників підприємства.

Якщо на роботу приймається новий працівник то у журнал реєстрації операцій вноситься відповідний запис з вказівкою дати та № наказу про прийняття працівника на роботу, прізвища та ініціалів працівника, посади, на яку зараховано працівника, табельний номер (індивідуальний для кожного працівника), додаткові відомості.

При звільненні працівника з роботи в журналі реєстрації операцій, вказується дата і номер наказу про звільнення працівника, прізвище та ініціали працівника, № статті чинного трудового законодавства, за якою відбувається звільнення, посада з якої звільнено працівника, додаткові відомості.

Аналогічним чином в журналі реєстрації операцій фіксується інформація про переведення працівника з однієї посади на іншу із вказівкою попередньої та наступної посади.

Для спрощення процедур обліку і пошуку потрібної інформації, допускається для кожного типу реєстраційних даних вести окремий журнал.

Для кожного нового працівника заповнюється картка кадрового обліку, що представляє собою паперовий документ, у якому вказується:

ПРОДОВЖЕННЯ ДОДАТКУ 8

• табельний номер працівника;

• прізвище, ім’я, по батькові;

• дата і номер наказу про прийняття працівника на роботу;

• посада;

• структурний підрозділ підприємства у якому працює працівник;

• дата народження;

• стать;

• освіта;

• домашня адреса;

• номер домашнього телефону;

• сімейний стан;

• кількість неповнолітніх дітей;

• наявність пільг;

• додаткові відомості (відомості про заохочення, нагороди, стягнення та інше).

При зміні у вказаних даних працівник повинен повідомити про це відділ кадрів і відвідні зміни вносяться в особисту картку працівника.

При звільненні працівника з роботи його картка кадрового обліку здається в архів разом із особистою справою працівника і з робочого реєстру вилучається.

На основі журналу (журналів) реєстрації операцій і карток особистих даних працівників формується загальний список працівників який періодично (щомісячно) оновлюється.

Загальний список працівників включає наступні дані:

• табельний номер;

• прізвище та ініціали працівника;

• посада;

• cтруктурний підрозділ підприємства де працює працівник.

ПРОДОВЖЕННЯ ДОДАТКУ 8

Загальний список у роздрукованій формі (щомісячно або за вимогою) передається у службу охорони підприємства, бухгалтерію та інші структурні підрозділи, які його потребують.

Іншими паперовими документами, які повинні формуватися періодично або за вимогою є наступні:

• довідка працівнику, яка представляє собою виписку про термін роботи працівника на підприємстві, з вказівкою прізвища, ім’я та по батькові працівника і посади, яку він займав, дати видачі і номеру довідки;

• список працюючих пенсіонерів;

• список пільговиків;

• список багатодітних.

Всі перераховані паперові документи завіряються підписами начальника відділу кадрів і керівником підприємства.

У відповідності до аналізу предметної області можна зробити висновок, що задача, яка підлягає автоматизації відноситься то складу типових аналітично - облікових задач і може бути вирішена з використанням програмних та інструментальних засобів, передбачених технічним завданням, а саме з використанням елементів файл – серверних баз даних.

ПРОДОВЖЕННЯ ДОДАТКУ 8