6.6. Лабораторная работа № 6 Разработка отчетов
Цель лабораторной работы: научиться создавать однотабличный отчет с помощью мастера и включать в отчет вычисляемые поля, дату и номер страницы, а также научиться создавать в многотабличном отчете основную часть отчета и подчиненную, сконструировать отчет на основе запроса.
Средства разработки отчетов в Access предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающей вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку, вычисление итоговых данных.
Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Отчет созданный мастером, можно доработать в режиме конструктора.
Разделы отчета
При создании в режиме конструктора в окне первоначально отображаются пустые разделы отчета так как показано на рис.6.6.1.
Рис. 6.6.1. Разделы отчетов в режиме конструктора отчетов
При создании отчета его разделы нужно заполнить элементами в соответствии с макетом отчета, разработанным пользователем. В заголовок помещается текст с макетом отчета, разработанным пользователем. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В верхней и нижний колонтитул обычно помещают заголовки, номера страниц и даты. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных или запросов.
Если необходимо сгруппировать записи по полю, в окно конструктора отчетов могут быть добавлены разделы Заголовок группы и Примечание группы. В заголовке группы, как правило, размещаются поля, по которым производится группировка. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведение итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки выводимых записей.
В процессе конструирования с помощью команд меню или кнопок панели инструментов конструктора отчетов и панели элементов заполняются разделы отчета теми элементами, которые соответствуют планируемому макету отчета.
Поля с неповторяющимися значениями размещаются в Области данных, которой можно придать вид табличной части отчета. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка записей, целесообразно размещать в заголовке группы.
Элементами разделов отчета, кроме поле таблиц и отчетов, на которых строится отчет, являются тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники, и т.п. Для каждого элемента имеются соответствующие кнопки на панели элементов. Свойство каждого элемента, а также раздела и отчета в целом, могут быть, а также раздела и отчета в целом, могут быть уточнены. Технология размещения элементов и определения их свойств такая же, как и в конструкторе форм.
Упражнение 6.6.1. Создание однотабличного отчета с помощью конструктора
Рассмотрим создание однотабличного отчета на примере получения списков студентов по группам.
Определим требование к макету отчета СПИСКА СТУДЕНТОВ группы.
Списки студентов каждой группы в отчете должны выводится последовательно вместе с заголовками.
Необходимо рассчитать средний проходной балл для каждой группы и отобразить его в отчете.
Записи списка группы должны выводится в порядке возрастания номера студента в группе.
На каждой странице отчета должны выводится его название.
Начнем создание отчета в режиме конструктора. В окне базы данных выберем объект Отчеты и нажмем кнопку Создать.