5.2 Виды и задачи информационных систем различных уровней управления организации

В любой организации имеются различные интересы, особенности и уровни. Никакая единственная система не может полностью обеспечить потребности организации во всей информации. Разделение может быть и по уровням (оперативный, функциональный, стратегический) и по функциональным областям (маркетинг, производство, финансы, бухгалтерский учет), поэтому создаются различные виды информационных систем для обслуживания различных организационных интересов. На рисунке 11 представлены виды информационных систем, лежащих в основе организации.

Для создания и дальнейшего успешного использования ИС необходимо выяснить структуру, функции и политику организации. Установить цели управления и принимаемых решений, а также наличие и возможности компьютерных технологий организации. Первоначально необходимо проанализировать структуру управления организацией. Традиционно она делится на три уровня.

Оперативный, он же самый нижний уровень управления, осуществляет решение часто повторяющихся задач и действий и быстро реагирует на малейшие изменения входной текущей информации. Этот уровень характеризуется как большими объемами обрабатываемой информации, так и большим количеством необходимых для этого операций, а также высокой динамикой принятия управленческих решений. Здесь важную роль занимает функция учета.

Ф ункциональный или тактический уровень управления решает задачи, используя предварительно обработанную на первом уровне информацию. На этом уровне возрастает роль функции анализа, поскольку усложняются решаемые задачи, и увеличивается время на принятие необходимого решения.

Стратегический уровень обеспечивает разработку и принятие управленческих решений для достижения долгосрочных стратегических целей организации. Результаты этих решений появляются через длительное время, и поэтому важной является функция долгосрочного планирования.

Ответственность за принятие управленческих решений высока и зависит как от результатов анализа с применением математического аппарата, так и от профессионализма лица принимающего решение (ЛПР). В связи с этим немаловажным является подбор персонала организации - сотрудников разной квалификации и уровней управления.

В любой организации желательно наличие нескольких ИС разного назначения, взаимодействующих между собой и поддерживающих управленческие решения всех уровней. На нижнем оперативном уровне обработку информации осуществляют специалисты-исполнители. Они должны быстро и своевременно реагировать на изменение ситуации и обрабатывать большое количество событий (расчет зарплаты, учет потоков сырья и материалов, счета, кредиты и т.д.). Источники информации и задачи, решаемые на этом уровне, хорошо определены и структурированы. Алгоритм решения заранее задан. ИС оперативного уровня содержит оперативную и архивную информацию. Осуществляет обмен информацией между организацией и внешней средой, а так же поставляет информацию другим ИС организации.

Функциональный уровень предполагает тактическое управление организацией менеджерами среднего звена и специалистами (руководители подразделений, участков, смен, научные сотрудники и др.). ИС этого уровня можно разделить на две группы: для повышения эффективности работы специалистов, и для мониторинга, контроля, принятия решений для среднего управленческого звена.

В первом случае основной задачей является интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработки документов. С этой целью применяются ИС офисной автоматизации или иначе электронный офис, используемый работниками различных организационных уровней с целью более эффективной обработки данных и сокращения трудоемкости канцелярского труда.

Электронный офис – программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления [13].

Основные функции таких ИС подразумевают автоматизацию рутинных работ с документами и организацию электронного документооборота. Для реализации этих функций используют средства формирования и редактирования документов (текстовые процессоры, настольные издательские системы, табличные процессоры, программы распознавания символов и др.); программы управления проектами и организации деятельности человека (программы сетевого планирования и управления, ведение деловой информации с применением электронных календарей или электронных записных книжек, электронная или аудиопочта, видео- и телеконференции); программы организации электронного документооборота (электронные архивы, системы ориентированные на поддержку управления организацией, определяющие правила и процедуры движения документов и контролирующие исполнение документов, системы поддержки совместной работы, организующие хранение, поиск, обсуждение информации и др.).

Для эффективной работы специалистов применяются так же ИС обработки знаний, сюда же относятся и экспертные системы. Подобные ИС призваны вбирать в себя знания необходимые ученым или инженерам при разработки нового продукта, и позволяют обеспечить высокий уровень новейших разработок.

К основным функциям ИС уровня менеджмента можно отнести сравнительный анализ текущих показателей с предыдущими, составление отчетов за определенный период (на оперативном уровне отчеты формируются по событиям), обеспечение доступа к архивной информации и т. п. Здесь различают управленческие ИС и системы поддержки принятия решений (СППР).

Управленческие ИС обслуживают управленцев, обеспечивая их ежедневной информацией о состоянии дел, отслеживают ежедневные операции в организации и формируют периодически структурированные сводные отчеты. Такие ИС опираются на потоки данных, существующие внутри организации и используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями, и ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановки. Недостатком подобных ИС являются небольшие аналитические возможности.

СППР помогают менеджерам, специалистам, аналитикам решать частично структурированные задачи, результат которых трудно заранее спрогнозировать. У них более совершенный аналитический аппарат, содержащий несколько моделей. Информация для принятия решений поступает из оперативных и управленческих ИС. СППР должны: обеспечивать решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать, позволяя изменять постановки решаемых задач и входные данные; легко адаптироваться к изменяющимся в течении дня условиям; оснащаться сложными инструментальными средствами моделирования и анализа; иметь ориентированную на пользователя технологию [9].

Стратегический уровень управления - высшее звено руководства организации (руководитель и его заместители), осуществляет стратегическое планирование деятельности организации и координацию тактики управления внутри организации. Для решения подобных задач необходима ИС, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации. ИС этого уровня помогают руководству решать неструктурированные задачи (воздействовать на конкурентов и покупателей, создавать новые товары и услуги, отыскивать новые рынки сбыта и т.д.), осуществлять долгосрочное планирование. Они создают общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки решений для неожиданно возникающей ситуации при постоянном сравнении происходящих во внешнем окружении изменений с потенциалом организации.

Из-за многоплановости использования стратегических ИС как по целям, так и по функциям в настоящее время еще не выработана общая концепция их построения. Один подход базируется на первоначальной формулировки целей и стратегии их достижения и последующему приспосабливанию информационной системы к существующей стратегии, другой - на использовании организацией стратегической ИС при формировании целей и стратегическом планировании. Наиболее рациональным, возможно, будет синтез этих подходов.