2.2 Системы автоматизации документооборота

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации. Тенденцию перехода от традиционных технологий организации документооборота к компьютерным отражают исследования, проведенные рядом компаний. По сведениям компании Delphi 15 % бумажных документов безвозвратно теряются и для их поиска сотрудники тратят до 30 % своего рабочего времени. При переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности труда сотрудников увеличивается на 25—50%, сокращается время обработки одного документа более чем на 75%, на 80% уменьшаются расходы на оплату площади для хранения документов (оценка Nortan Nolan Institute). На сегодняшний день количество электронных документов удваивается за год, а бумажных документов растет только на 7% (данные компании XPLOR) [14].

Исходя из вышесказанного на большинстве современных предприятий, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно появляется проблема ввода, систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Различные виды документации накапливаются на рабочих столах сотрудников или в файловых системах их компьютеров, затрудняя поиск информации, коллективную работу над документами, их согласование и соблюдение конфиденциальности. Поэтому возникает потребность в средстве автоматизации, которое могло бы организовать не только хранение и поиск документов, но и обеспечить высокую эффективность работы с документами в масштабах всей организации.

В конце 60-х и начале 70-х годов ЭВМ применяли для автоматизации в основном процедуры контроля исполнения документов, заполнения регистрационных карточек и ведения электронной картотеки. Позже, в конце 70-х и начале 80-х годов, в таких системах стали применять электронную почту с редактором документов, позволившим создавать и отправлять по почте электронные документы.

Середина 80-х отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение электронных документов, в которых бумажные документы сканировались с помощью специальных устройств, и пользователи имели дело уже с их цифровыми копиями, которые гораздо более доступны и удобны в хранении и использовании. Это позволило в конце 80-х годов создать документооборот, названный: «doc-flow = работа с образами документов + маршрутизация», что позволило сказать, что управление и контроль операций и работ, связанных (инициируемых) с документами, - основополагающая задача процесса увеличения производительности и снижения затрат на управление.

Системы работы с образами документов, реализовав преобразование бумажных документов в цифровую форму, сделали доступ к информации значительно эффективнее, одновременно пользователи получили набор инструментов для настраиваемой маршрутизации и управления изображениями и другой информацией, что значительно упростило получение статистической информации по выполняемым работам и автоматизировало стандартные задачи пользователей. В корпоративной среде клиент-сервер продукты данного класса позволяют организовать стандартное управление большими объемами изображений документов.

В начале 90-х годов для всех типов экономических систем первостепенным становится ответственное выполнение всеми сотрудниками порученных работ, поэтому применяемая ранее технология автоматизации документооборота устаревает и появляется новая технология: «work-flow = работа + управление потоками работ». В таких системах образы документов и другие документы рассматриваются в качестве одного из типов данных наряду с файлами данных, графикой, аудио и видео. В системах, автоматизирующих управление работами или деловыми процессами, фигурируют два основополагающих понятия: бизнес-задание и бизнес-процесс, для исполнения которых необходимо своевременно поставлять нужные документы.

Для автоматизации работы с документами практически на всех этапах, начиная от разработки и заканчивая удалением из архива, а также с целью предоставления возможности настройки на различные специфические участки работы, в том числе и технологические (например, разработка проектно-конструкторской документации) используется специальное программное обеспечение - системы управления электронными документами (СУЭД).

К основным задачам, решаемым СУЭД можно отнести [7]:

• создание и ведение единого электронного архива, способного накапливать данные любых типов, систематизировать их с помощью гибко настраиваемых классификаторов документов и тематических иерархий проектов или папок;

• обеспечение быстрого и удобного поиска информации с возможностью немедленного вызова документа на редактирование в привычной для пользователя программе;

• ограничение возможности каждого конкретного пользователя по просмотру и модификации документов, обеспечивая необходимый уровень безопасности;

• обеспечение работы с несколькими версиями одного и того же документа, выписки документа для обработки вне системы и возврат его в библиотеку, а также экспорт и импорт документов;

• повышение надежности (целостности) хранения данных;

• обеспечение быстрого времени отклика электронной архивной системы вне зависимости от объемов хранящихся в ней данных и прозрачного доступа к информации, расположенной в различных территориально удаленных подразделениях предприятия;

• обеспечение коллективной обработки документов и их согласования.

Внедрение электронной технологии подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение).

Электронная форма документа (ЭД) представляет собой страницу с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Электронная форма документа - это не изображение бумажного документа, а электронная технология работы с формами, где бумажная форма появляется только при необходимости в качестве твердой копии электронной. Технология обработки электронных форм позволяет уйти от рукописных и машинописных форм и иметь дело только с их электронным представлением.

Электронные формы могут допускать различный тип входной информации и содержать: командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы, нажав кнопку, ее можно отправить по заранее определенному электронному адресу получателя.

В форме электронного документа присутствуют поля с постоянными, не изменяющимися среди экземпляров документа одного типа реквизитами (наименование предприятия, эмблема предприятия, наименование документа и места его составления), их необходимо заносить в форму ЭД в процессе проектирования его структуры; поля с наименованием переменных реквизитов, изменяющих свои значения при переходе от одного экземпляра документа к другому, и также требующие предварительного занесения в форму ЭД и поля со значениями переменных реквизитов, которые могут быть двух типов: заполняемые вручную и автоматически. Автоматически заполняемые поля бывают вычисляемыми с помощью подключения стандартных статистических, математических, финансовых функций или макросов и автоматически заполняемыми из базы данных или справочников.

Существуют различные типы форм электронных документов и технологии их применения. Формы могут быть предназначены для сбора данных и их последующей статистической обработки. При обработке бумажных форм из них извлекаются необходимые, заранее определенные данные для последующей обработки. При электронной технологии опрос осуществляется или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Интернет. Преимуществом последнего подхода является отсутствие дорогостоящего оборудования для обработки, расходов по распространению форм, включая почтовые. Отрицательным сдерживающим моментом является недостаточная распространенность на сегодняшний день электронных коммуникаций.

Существуют формы для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах и т. п.). Особенность технологии их обработки состоит в том, что кроме извлечения собственно данных необходимо маршрутизировать форму между сотрудниками, несущими ответственность за принятие решения по каждому документу. Например, если счет не утвержден финансовым директором, бухгалтерия не будет его обрабатывать и данные из этого счета (платежные реквизиты и сумма платежа) не поступят в бухгалтерскую систему.

Создание форм, доступных удаленным пользователям Web, расширяет возможности групповой работы с партнерами, клиентами и заказчиками.

Создание и обработка формы электронного документа состоит из нескольких этапов. На первом этапе проектируют структуру формы ЭД. Проектирование заключается в рисовании линий, создании графических элементов, например логотипов, т. е. формирование внешнего вида ЭД с помощью графических средств.

На втором этапе проектируют содержания формы ЭД, так как переменные поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какой-либо базы данных (в этом случае необходимо установить связь формы с базой данных), производится привязка переменных полей формы, которые будут заполняться, к инструментальным средствам заполнения, или вычисления, или автоматического контроля. Таким образом, на этом этапе проектирования форме придаются свойства интеллектуальности. Почти все программные продукты обеспечивают удобные средства установления простых связей с соответствующими средствами, часть из них предоставляет высокоуровневые языки скриптов или макросы. Также можно указать, что при заполнении поля формы будут выполняться определенные задачи, например вычисление суммы, проверка типов и т. д.

На третьем этапе устанавливаются связи между формами, для автоматизации процессов актуализации сведений, заключенных в связанных формах с целью повышения достоверности информации при заполнении форм ЭД.

На четвертом этапе осуществляется работа с готовой формой. Происходит ее заполнение из различных источников, автоматическая проверка правильности заполнения переменных полей, в которые информация вводится вручную, проставление отметок о просмотре документа, выполнение дальнейшей пересылки документа на рабочий стол другого специалиста или передача его по электронной почте или факсу.