50

Управление офисом

(курс лекций)

Введение

Управление офисом — составная часть менеджмента, отражающая его новые направления, связанные с изучением проблем ведения со­временного бизнеса и организации в нем управленческих процессов.

Переход на рыночную систему хозяйствования, появление и ин­тенсивное развитие разнообразных коммерческих структур потребо­вали создания административных служб, адекватных предпринима­тельской деятельности. Такими службами являются офисы, выполняющие функции управления на предприятиях и фирмах.

Офис представляет собой особый вид организаций, оказываю­щих различные услуги в сфере управления и некоторых других сферах.

Современный офис может трансформироваться в достаточно круп­ную и сложную административную структуру, которая нуждается в собственном эффективном управлении. При этом должны опреде­ляться назначения, особенности и результативность деятельности внутренних служб офиса.

Управление офисом в значительной мере воплощает в своей ос­нове цели, задачи и методы управления персоналом с учетом спе­цифики управленческого труда и его значимости для обеспечения коммерческого и производственного успеха в избранной области.

Возрастающее значение офиса как органа управления проявляет­ся и в существенном росте управленческого аппарата. Так, в США его численность уже к середине 80-х годов прошлого века достигла 20% всех работников, а к концу его оценивалась на уровне 50%. Управленческий труд как разновидность общественного труда воз­ник на определенной стадии развития общества, когда произошло отделение сферы управления от сферы производства и соответствую­щее обособление труда. Управленческий труд отличен от физиче­ского труда, как по содержанию, так и по характеру.

Результат управленческого труда — это определенные специфи­ческие воздействия, изменения в управленческом и производствен­ном процессах, приводящие к известному конкретному результату всего производственного цикла. Таким образом, в качестве предмета управленческого труда выступает управленческий процесс. В прибли­жении к конкретной управленческой ситуации непосредственным предметом труда объектов управления является их деятельность, направленная на осуществление того или иного управленческого или производственного цикла; продуктом же управленческого труда — управленческое воздействие, складывающееся на основе результа­тов деятельности отдельных управленческих работников и приво­дящее в конечном счете к соответствующим изменениям в матери­альном производстве.

Специфика управленческого труда состоит в том, что сам по себе он не создает материальных благ, но активно участвует в их создании и тем самым является необходимым компонентом производства.

Отличительная черта управленческого труда — это то, что он базируется на информации, представляющей собой специфический объект приложения труда управленческих работников, своеобразный инструмент управления экономикой.

Управленческие работники до 70% рабочего времени тратят на поиск, сбор, передачу, обработку и хранение информации. Она же выступает в качестве носителя управ­ленческих решений. С помощью информации реализуется связь между управляющей и управляемой частями системы управления. В целом труд по управлению — целесообразная деятельность управленче­ских работников, направленная на осуществление процесса управления. Содержанием управленческого труда является совокупность действий управленческих работников по реализации функций управления.

Управление — непрерывный процесс целенаправленного воздействия на объект управления (личность, коллектив, технологический процесс, пред­приятие, государство) для достижения оптимальных результатов при наименьших затратах времени и ресурсов.

Принципиальные изменения в политической и экономической жизни страны требуют от руководителя организации и служащих глубокого изучения современных методов и форм управления пред­приятиями и их коллективами. Функции руководителя значительно усложнились: теперь он обязан думать не только о производствен­ных и хозяйственных вопросах управления фирмой, но и постоянно решать перспективные стратегические проблемы. Без изучения рын­ка, без поиска места для своих товаров на нем, без инновационных вложений и банковского кредита предприятие обречено и погибнет в конкурентной борьбе.

Жизнь ставит перед руководителем такие проблемные задачи, как внедрение новых технологий, выпуск новых, конкурентоспо­собных товаров, не формальное, а фактическое внимание к качест­ву продукции, решение комплексных социальных дел, поиск новых методов стимулирования труда. Руководители должны решать раз­личные проблемы: определение стратегических целей управления, разработка детальных планов для их достижения, координация дей­ствий с другими фирмами и компаниями, постоянное совершенствование иерархической структуры, а также оптимизация процедуры принятия решений по управлению, поиск наиболее эффективных стилей руководства, совершенствование мотивации действий со­трудников.

В практике управления появилась и успешно развивается новая тенденция — культура организации. Все процветающие фирмы мира имеют свою особенную, глубоко продуманную культуру организа­ции, т.е. целый комплекс правил, традиций, ритуалов и символов, которые постоянно дополняются и совершенствуются. Все это озна­чает наступление времени «культурной революции» в управлении.

Учебное пособие «Управление офисом» предназначено для сту­дентов, специализирующихся в области менеджмента и управления персоналом, а также практических работников и предпринимателей.

Среди многих новых предпринимателей утвердилось мнение, что их жизненного опыта вполне достаточно для оптимального управ­ления, что специально изучать теорию и искусство управления — лишняя трата времени. Объективные же исследования показывают, что менее одного процента руководителей подготовлены к работе в условиях рынка. Большинство современных руководителей свои срывы и провалы в бизнесе объясняют случайным совпадением неблагоприятных факторов, интригами и происками недоброжела­телей. Они не подозревают, что существуют объективные законы управления, есть философские, социальные, правовые, психологи­ческие аспекты управления, незнание которых и приводит к прова­лам и срывам, поэтому изучение теоретических и практических ос­нов менеджмента, в том числе управление офисом, имеет прин­ципиальное значение.