2.3. Функции офиса

Одни исследователи административного управления сравнивают офис с нервным центром предприятия: здесь формируется его долго­временная политика, отсюда осуществляется руководство ежеднев­ными операциями; здесь накапливаются, хранятся и поддерживаются в рабочем состоянии информационные массивы, составляющие «па­мять» организации. Исходя из этого можно сделать вывод, что осно­ву функций офиса составляют, несомненно, планирование, органи­зация, мотивация и контроль — основные функции менеджмента, без реализации которых невозможно функционирование ни одной системы управления.

Другие исследователи обращают внимание на коммуникацион­ные аспекты функционирования офиса: сюда поступают все сооб­щения из разных подразделений и их внешней среды, здесь органи­зуются и проводятся различные совещания и встречи.

Третья группа ученых указывает на то, что основным содержа­нием работы офиса является принятие решений. Поэтому особое место следует отвести также и связующим процессам менеджмента (коммуникациям и принятию решений), которые по сути дела со­ставляют основной смысл административной деятельности и предна­значения офиса. Первыми во времени возникновения и главными по своему значению в административной работе стали учет и докумен­тирование. В связи с этим административная служба выступает как орган предприятия, деятельность которого заключается в создании, передаче и хранении информации. Таким образом, на первое место выходят три следующие основные функции современного офиса:

1. документалистика;

2. коммуникации;

3. принятие решений.

На этой основе были конкретизированы виды офисной деятель­ности с точки зрения их вклада в реализацию указанных функций:

• двусторонние коммуникации (консультирование, выдача рекомендаций, инструктирование, решение проблем, установление связей);

• переработка цифровых данных (бухгалтерия, учет, расчеты, оценка материальных запасов и т.п.);

• стимулирование действий (утверждение, санкционирование, одобрение и т.п.);

• сопоставление со стандартами (оценка, учет, контроль, прове­дение ревизий);

• сортировка данных по алгоритму (заполнение форм, фиксация данных, их хранение, составление шкал);

• общее администрирование;

• работа с персоналом (надзор за выполнением работ, оценка производственных показателей, подбор кадров, их мотивация);

• односторонние коммуникации (информирование, отчетность);

• организация формальных совещаний;

• обработка заказов, счетов, запросов;

• прогнозирование (планирование, анализ, разработка бюджета);

• административные услуги (ведение календаря работы, органи­зация встреч, прием посетителей);

• организация обмена (реклама, продажа, формирование отноше­ний покупателей и поставщиков);

• перевод данных из одной среды в другую;

• машинопись, стенография, копирование.

В итоге исследований офис представляется достаточно обособ­ленной частью организации со специфическими внутренними от­ношениями, развивающимися по особым законам.

Процесс управления офисом представляет собой комплекс раз­нообразных операций, выполняемых в определенной последователь­ности и обеспечивающих реализацию основных функций управления предприятием. Этот процесс определенно базируется на операциях, имеющих в своей основе организационно-административный, аналитико - конструктивный и информационно - технический характер.

Организационно-административная деятельность предполагает служебные коммуникационные, распорядительные, координацион­ные и контрольно-оценочные действия, свойственные, как прави­ло, труду руководителя.

Аналитика-административная деятельность лежит в основе про­цесса подготовки и принятия решений и составляет содержание труда специалистов офиса.

Информационно-техническая деятельность составляет документационные, учетные, счетные, вычислительные и коммуникационно - технические операции, выполняемые техническими исполнителями.