2.2. Специфика деятельности офиса и виды офисных работ

Офис, как было указано, — это учреждение или подразделение, в котором выполняется определенная работа по государственному или общественному управлению. Как и любому органу управления, офису присущи управленческие функции — общие и специфические.

По данным исследований было установлено, что реальные функ­ции офиса зависят от его статуса, масштабов предприятия, объема прав и полномочий и личности руководителя. Традиционное управ­ление офисом в США было связано с организацией документообо­рота. Ч. Вильсон, бывший президент «Дженерал Моторс», отмечал: «Ни одного действия по производству и распределению готовой продукции не осуществляется в наш современный век без того, чтобы не переместилась какая-либо бумажка».

С началом компьютеризации в теории и практике менеджмента были серьезно поставлены вопросы о научной обоснованности ос­новных видов работ, выполняемых в офисе, и в связи с этим о роли и месте офиса в системе управления современной корпорацией. По­сле тщательного анализа было выявлено 30 основных видов работ, выполняемых в офисе. Среди них:

• бухгалтерские операции;

• проведение внутрифирменного учета и контроля;

• разработка бюджета;

• проектирование новых зданий и сооружений;

• наем, подготовка и переподготовка конторского персонала;

• административное обслуживание; автоматизация конторских и управленческих работ;

• обеспечение конторскими принадлежностями и оборудова­нием;

• копирование;

• печать;

• ведение архивов и библиотек;

• обеспечение связью;

• почтовые операции;

• содержание кафе и кафетериев, столовых и пр.

Эти разноплановые работы выполняются в офисах в неодинако­вых объемах и различными специалистами. Основные задачи, кото­рые были выделены в ходе обследования, сводились к следующему:

• обеспечение работой руководителей и специалистов;

• управление документооборотом;

• обеспечение представительства (включая оформление внеш­него вида и интерьера штаб-квартиры фирмы).

В средних и мелких фирмах к этим задачам офиса добавляются: ведение личных дел сотрудников, организация электронной обра­ботки данных, внедрение новой информационной техники (ЭВМ, сети, банки данных и пр.). Все это привело к необходимости пе­ресмотра сложившихся представлений об офисе и видах выпол­няемых в нем работ. Вместо общего объединяющего термина «бу­мажная работа» введен новый: переработка информации с целью подготовки управленческого воздействия. Исходя из такого толко­вания сущности работы в офисе, в число его работников в настоя­щее время включают:

• управляющих;

• специалистов (кроме научных и технических, занятых непо­средственно в производстве);

• канцелярских работников (клерков) разного рода;

• секретарей.

Общая численность всех четырех групп и их доля в трудоспособ­ном населении постоянно растет и, как уже указывалось, в США достигла половины общего числа. Однако соотношение внутри этих групп достаточно устойчиво: 26% работников офисов составляют управляющие, 40% — специалисты, 28% — канцеляристы и 6% — секретари. Офис преобразуется и путем стирания барьеров между руководителями, с одной стороны, и специалистами и клерками — с другой. Современный рядовой сотрудник офиса, вооруженный современной техникой получения информации, зачастую более подготовлен к разработке вариантов решений, чем линейный руко­водитель. Подходы с системных позиций позволяют рассматривать различных работников офиса как звенья одной цепи.