1.2. Административная служба и административная деятельность

Органом, осуществляющим администрирование на конкретном предприятии, является административная служба, функции кото­рой, по мнению Файоля, многочисленны. Именно административ­ная служба предвидит и подготавливает условия (финансовые, тор­говые и технические), в которых работает предприятие; именно она осуществляет управление персоналом и является инструментом, с помощью которого осуществляются взаимодействия как внутри са­мого предприятия, так и за его пределами.

Создание самостоятельных административных служб на пред­приятиях можно объяснить тем, что перегруженные работой пред­приниматели не могут одновременно руководить и осуществлять конторские исполнительские функции. Таким образом, админист­ративные службы возникли в процессе развития и усложнения про­цесса управления разрастающимися предприятиями. Проблема соз­дания административного органа возникает, когда руководитель уже не в состоянии лично направлять и контролировать всю работу.

Особенностью административной деятельности является то, что сотрудники должны обладать целым рядом специальных характери­стик. Как правило, это облеченные доверием служащие, которым можно поручить работу, имеющую весьма конфиденциальный ха­рактер. С другой стороны, эта работа довольно часто может иметь рутинный, механический, повторяющийся характер.

Есть учреждения, в которых предоставление административных услуг — их основная производственная функция и административ­ные службы осуществляют главную, а не вспомогательную задачу. В качестве примера можно назвать банки и страховые компании.

Секрет разумно организованного и бесперебойно работающего предприятия заключается в правильном сочетании основных и вспомогательных функций. Только в этом случае административ­ные службы как вспомогательные органы могут функционировать на всех уровнях управления, начиная с самого высокого. На не­большом предприятии производственно-технические работы дают дополнительный эффект только тогда, когда общие усилия коор­динируются и когда связи расширяются благодаря деятельности административной службы, даже если она состоит всего из одного служащего.

Одной из трудностей деятельности административных служб яв­ляется то, что административная исполнительская деятельность осу­ществляется изолированной группой функций, входящей в состав основных служб, или самостоятельных подразделений. Каждая груп­па и каждая служба создают свои собственные конторские работы, свое делопроизводство.

Однако с того момента, когда предприятие достигает опреде­ленной ступени эволюции, становится целесообразным эти рассе­янные по различным подразделениям вспомогательные виды деятель­ности сгруппировать в одну функцию и организационно оформить ее. Здесь представляется возможность увидеть процесс функционализации — создания новой функции. Это один из самых эффек­тивных способов поднять значение новой функции, которой ранее пренебрегали, но в силу самых разных обстоятельств она начинает играть важную роль.

Преимущества функционализации представляют собой возмож­ность более четкого определения различных работ, поручения их соответствующему персоналу, концентрации этих работ в опреде­ленном месте, механизации операций и совершенствования оплаты труда в соответствии с его фактической производительностью. В ре­зультате одним из основных преимуществ и достижений функцио­нализации является улучшение координации и совершенствование структуры предприятия.

На высшей стадии функционализации административных служб функцию конторы предприятия следует рассматривать как совершен­но автономную, находящуюся на более высокой стадии развития и имеющую свои проблемы организации, персонала и др. В данном процессе функционализации содержится также начало стандартиза­ции и нормализации административной деятельности. Это необхо­димое и обязательное условие развития современного предприятия.

Характер административной деятельности. Когда впервые слышат об административной службе, прежде всего представляют контору. Все появившиеся в разное время термины — «контора», «администра­ция», «административные органы», «административный отдел», «служба» — для обывателя означают одно и то же. Но для предпри­нимателя и директора вопрос о роли административных служб более сложен. С промышленной и научной революцией возникла гибкая и подвижная система распределения функций, появилось множество служб и отделов, возникли различные категории служащих. Это про­изошло потому, что в современном хозяйстве решение любой про­блемы требует целой серии распоряжений, конкретных действий, передачи информации, ее регистрации и получения различных све­дений. Выявилась потребность в таком инструменте управления, ко­торый может сохранить мысль, не искажая ее. Таким вспомогатель­ным средством служит административный документ, являющийся носителем направляющей мысли и распоряжений. Его роль движу- щей силы ощущается во всех отделах предприятия. Задача админи­стративных служб заключается в том, чтобы передавать решения посредством письменных документов, а иногда устно.

Деятельность административных служб характеризуется тем, что «...совершается кругооборот административной документации, кото­рый осуществляет связи и координацию, между различными служба­ми всего, что необходимо в высшей степени...» (Жан Обер-Крис).

Деятельность административных служб, по Кендэ, производится в следующих четырех главных направлениях:

1. регистрация информации, что выражается в создании и рас­пределении документов, необходимых для того, чтобы быть в курсе текущих дел. Такие документы закрепляют познание определенных фактов. В этом состоит деятельность клерка — «писаря»;

2. обработка данных о состоянии деятельности хозяйства, как выполняются его функции. Здесь осуществляется работа бухгалтеров, статистиков;

3. классификация и хранение результатов деятельности контор. Это функция организации и ведения архивов.

4. охват внутренней и внешней связи хозяйства, обмен идеями (письменные или устные). Здесь — роль руководителей и служащих.