3.8. Инвентаризация

При наличии данных, которые влекут уголовную или административную ответственность за нарушение законодательства, регулирующего финансовую, хозяйственную, предпринимательскую и торговую деятельность, по мотивированному постановлению компетентного должностного лица правоохранительного органа организуются проверки, ревизии или инвентаризации материальных ценностей. первой среди этих мероприятий проводят внезапную инвентаризацию.

Инвентаризация имущества имеет целью обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности организации; выявить фактическое наличие имущества; сопоставить фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учета. Она позволяет установить реальность всех статей бухгалтерского баланса и отчетности организации.

Основными документами, определяющими место и роль инвентаризации в системе бухгалтерского учета, являются:

Федеральный закон «О бухгалтерском учете»;

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации;

Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов»;

Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов;

Письмо Минфина России от 8 июля 1998 г. ‡ 04-02-05/II «Об излишках, обнаруженных при инвентаризации»

Положение «О порядке проведения инвентаризации имущества налогоплатильщиков при налоговой проверке», утвержденное приказом Минфина России от 10 марта 1999 г. ‡ 204 и приказом МНС от 10 марта 1999 г. ‡ ГБ-3-04/39;

Положение о порядке взаимодействия контрольно-ревизионных органов Минфина России с Генеральной прокуратурой РФ, МВД РФ, ФСБ РФ при назначении и проведении ревизий (проверок), утвержденным совместным приказом этих органов от 7 декабря 1999 г. ‡ 89н/717.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. ‡ 49.

Вышеуказанные документы определяют цели и случаи проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации. При этом под имуществом понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами — кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, принятые на комиссию, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и по каждому материально-ответственному лицу.

Основные задачи инвентаризации имущества:

выявление фактического наличия имущества организации;

контроль за сохранностью имущества организации путем сопоставления фактического их наличия с данными бухгалтерского учета;

выявление имущества, частично потерявшего свои первоначальные качества, товарный вид, залежавшихся и испорченных, а также сверхнормативных и не используемых длительное время;

проверка соблюдения правил и условий хранения имущества;

проверка соблюдения правил организации материальной ответственности за имущество организации;

проверка реальности сумм, учтенных на балансе стоимости имущества и финансовых обязательств.

Виды инвентаризации имущества:

1) по обязательности: обязательные и инициативные (контрольные);

2) по срокам проведения: годовые, периодические, разовые;

3) по основаниям проведения: плановые и внеплановые;

4) по объему проверки: полные и неполные;

5) по полноте охвата имущества: сплошные и выборочные;

6) по объекту проверки: основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, финансовых обязательств, денежных средств, незавершенного производства, материально-производственных запасов.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и другими вышеуказанными нормативными актами организации самостоятельно определяют количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Напомним, что проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации юридического лица;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Так как организации самостоятельно определяют количество инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения, то можно рекомендовать следующие сроки:

а) основных средств и нематериальных активов — не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 ноября отчетного года; зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств — один раз в два-три года;

б) капитальных вложений — не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года;

в) незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки — перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года, и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые самим предприятием;

г) незавершенного ремонта основных средств и расходов будущих периодов — не менее одного раза в год;

д) молодняка животных, животных на откорме, птицы, кроликов, зверей и семей пчел, а также подопытных животных — не менее одного раза в квартал;

е) готовой продукции на складах — не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года;

ж) товаров на складах и на базах промышленных товаров — не реже одного раза в год; на складах и базах продовольственных товаров — не реже двух раз в год;

з) товаров и тары в магазинах и на других организациях розничной торговли — не реже двух раз в год; товаров в книжных магазинах — не реже одного раза в год;

и) финансовых вложений — не менее одного раза в год;

к) нефти и нефтепродуктов — не реже одного раза в месяц;

л) драгоценных металлов и алмазов — не менее двух раз в год;

м) библиотечных фондов — один раз в пять лет;

н) сырья и прочих материальных ценностей — не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

о) денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности — не менее одного раза в квартал;

п) расчетов с банками (по расчетным, валютным и другим счетам, ссудам) — по мере получения выписок банков;

р) расчетов по платежам в бюджет — не менее одного раза в квартал;

с) расчетов организаций с их производственными единицами, производствами и хозяйствами, выделенными на отдельные балансы, с дочерними организациями и собственниками — на 1 число каждого месяца;

т) расчетов с дебиторами и кредиторами — не менее двух раз в год;

у) остальных статей баланса — на 1 число месяца следующего за отчетным года.

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации, о чем издается приказ или распоряжение.

Формируя состав инвентаризационной комиссии, следует помнить, что для проведения инвентаризации у одних и тех же материально ответственных лиц запрещено назначать одного и того же работника два раза подряд.

Приказы о создании инвентаризационных комиссий и контрольных проверок подлежат регистрации в книге контроля за выполнением приказов, которая хранится в бухгалтерии организации.

Постоянно действующая комиссия в организации выполняет организационные, контрольные и методические функции по организации инвентаризаций, выборочных и контрольных проверок, а рабочие инвентаризационные комиссии непосредственно на местах (в цехах, отделах, складах) проводят инвентаризацию имущества по материально ответственным лицам и местам хранения.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия:

проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности имущества, при необходимости заслушивает на своих заседаниях руководителей отделов, цехов, секций по вопросам сохранности имущества;

организует проведение инвентаризаций и инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий;

осуществляет контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период;

проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей на базах, складах, в кладовых, цехах, на строительных участках и в других местах хранения;

при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и др. проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации;

рассматривает объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения, и дает предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

инвентаризируют ценности и денежные средства в местах хранения и производства;

совместно с бухгалтерией организации участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также о реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;

несут ответственность:

а) за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя организации;

б) за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемого имущества;

в) за правильность, указания в описи поименного учета отличительных признаков материально-производственных запасов (тип, сорт, размер, марка, порядковый номер по прейскуранту, артикул и т.д.);

г) за правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с установленным порядком.

До начала проверки фактического наличия имущества членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям комиссий — контрольный пломбир. В приказе определены сроки начала и окончания инвентаризации. Инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Ко дню окончания снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу ценностей, сделаны соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации.

Запрещается проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств при неполном составе членов рабочей инвентаризационной комиссии.

Если инвентаризация проводится в отсутствие материально ответственного лица (после пожара, краж и ограблений), то в состав комиссии должен включаться представитель посторонней организации. Обо всех случаях краж и ограблений следует извещать органы милиции, а в случаях краж и ограблений в организациях, охраняемых вневедомственной охраной, действовать согласно типовому договору об охране объектов, охраняемых охранными организациями.

С разрешения вышестоящей организации руководители предприятий, не являющиеся материально ответственными лицами, могут проводить инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Председателем рабочей инвентаризационной комиссии в этих случаях должен быть руководитель организации или его заместитель, или другое уполномоченное им лицо без материальной ответственности.

Инвентаризация имущества должна начинаться в строго указанное в приказе время. Перед началом работы по проверке фактического наличия имущества рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы; проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения.

При внезапных инвентаризациях все материально-производственные запасы подготавливают в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальных случаях — заблаговременно. Это имущество должно быть сгруппировано, распределено и уложено по наименованиям, маркам, сортам, размерам в порядке, удобном для подсчета их количества.

Если инвентаризация имущества не закончена в течение одного рабочего дня и должна быть продолжена в последующие дни, помещения, где хранится имущество, при уходе членов инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Пломбир во время работы инвентаризационной комиссии хранится у председателя комиссии. Во время перерывов работы инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи необходимо хранить в закрытом помещении, где проводится инвентаризация (в ящике, шкафу, сейфе).

Постоянно действующие инвентаризационные комиссии организуют контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций. Как показывает практика, проверке подлежат не менее 10-15 % наименований наиболее ценных материалов, числящихся в описи. Общее количество контрольных проверок обычно составляет не менее 10% количества фактически проведенных инвентаризаций.

Контрольные проверки должны проводиться с участием членов рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада, где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом нижеприведенной формы:

Контрольные проверки учитываются бухгалтерией в специальной Книге учета контрольных проверок инвентаризаций.

При выявлении расхождений между данными инвентаризации и данными контрольной проверки назначается новый состав инвентаризационной комиссии для проведения повторной, сплошной инвентаризации имущества. При этом руководитель организации должен немедленно рассмотреть вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии.

Рабочая инвентаризационная комиссия имеет право:

привлекать к проведению инвентаризации работников организации для оказания помощи комиссии при пересчете ценностей;

вносить предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска имущества, а также улучшения учета и контроля за их сохранностью. При отсутствии условий для нормального хранения материально-производственных запасов информировать об этом администрацию докладной запиской.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее, чем в двух экземплярах.

Инвентаризационные описи, составленные вручную, заполняются шариковой ручкой или химическим карандашом. Никаких помарок и подчисток не допускается. Незаполненные строки прочеркиваются.

Наименование инвентаризуемого имущества, объектов и их количество приводят в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице инвентаризационной описи указывают прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных измерителях, записанных на данной странице, вне зависимости оттого, в каких единицах (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности отражены.

Исправление ошибок должно производиться во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Каждое исправление оговаривается и подписывается всеми члена инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Инвентаризация материально-производственных запасов должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении материально-производственных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и двух материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материально-производственных запасов путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках материально-производственных запасов со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Материально-производственные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Во время инвентаризации материально-производственных запасов нельзя допускать переброски материалов со склада на склад, в цех или магазин. При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации материально-производственные запасы могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

На имущество, которое находится у предприятия, но ему не принадлежит, составляются отдельные описи.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.д.) заявить об этом рабочей инвентаризационной комиссии. Заявления о том, что недостача или излишки были вызваны ошибкой в наименовании товарно-материальных ценностей, пропуском, просчетом и т.п., принимаются до открытия склада, кладовой, секции. Рабочая инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятия перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц, принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче имущества.

Материально-производственные запасы, поступающие на склад во время снятия остатков, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, складируются в обособленном месте и приходуются по товарному отчету или реестру после инвентаризации.

В этом случае составляется акт или отдельная опись «Товарно-материальная ценность, поступившая во время инвентаризации», в которых указывается: когда, от кого и какие материалы поступили, дата и номер сопроводительных документов, количество, цена, сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату акта или описи, в которые записаны эти материалы.

На ценности, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись; в ней указываются причины порчи и виновные люди. В протоколе комиссия дает свои выводы о результатах инвентаризации ценностей и предложения об устранении выявленных недостатков, зачете недостач и излишков по пересортице, а также списании недостач в пределах норм естественной убыли.

По окончании инвентаризации все материалы по ней и протокол комиссии передают на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

В акте результатов инвентаризации материально-производственных запасов приводятся соответствующие данные бухгалтерского учета инвентаризационных описей и выводят отклонения между суммами остатков материально-производственных запасов по данным бухгалтерского учета и фактического наличия материалов по данным инвентаризации.

Прежде, чем выявить окончательный результат инвентаризации материально-производственных запасов, необходимо:

работникам, ведающим ценами, проверить цены на разные материалы, указанные комиссией в инвентарных описях;

бухгалтерии проверить правильность таксировки и подсчета итогов в инвентаризационных описях.

Результаты инвентаризации материально-производственных запасов по количеству, цене, сумме и отдельно по каждому наименованию выводятся в сличительных ведомостях.

Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В них отражают результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

излишки запасов приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость относится:

а) в коммерческих организациях — на финансовые результаты;

б) в некоммерческих — на увеличение доходов; суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно. В бухгалтерском учете данная операция отражается записью:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Кредит счета 10 «Материалы» — в части договорной (учетной) цены и одновременно:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Кредит счета 10 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»; (при использовании в учетной политике организации счетов заготовления и приобретения материалов или соответствующего субсчета учета запасов в части доли транспортно-заготовительных расходов.)

Недостача материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли списывается с кредита счета 94 «Недостач и потерь от порчи ценностей» в дебет счетов издержек производства или обращения (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» и др.)

При отсутствии норм убыли она рассматривается как недостача сверх норм. Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Недостача сверх норм естественной убыли, потери от порчи, похищенные ценности списываются на счета виновных лиц.

Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию материалов, по которому установлена недостача.

В случае пересортицы материалов взаимный зачет излишков и недостач может быть разрешен — в виде исключения — руководителем организации за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют инвентаризационной комиссии подробные объяснения.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. В тех случаях, когда конкретные виновники пересортицы не установлены, суммовые разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства, а в бюджетных организациях — на уменьшение финансирования (фондов).

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Излишки материалов по результатам инвентаризации подлежат оприходованию на соответствующие счета баланса с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных в этом лиц.

В случае мелкой недостачи, произошедшей у данного работника впервые и притом вследствие неопытности, просчета или других действий, не содержащих признаков уголовного преступления, на работника может быть наложено административное взыскание с обязательным возмещением понесенного организацией убытка в общегражданском порядке.

Мелкие недостачи должны погашаться немедленно и лишь в отдельных случаях допускается получение от работников обязательств с указанием сроков погашения.

В случае увольнения материально ответственного лица, за которым осталась задолженность и которое выдало обязательство о ее погашении, взыскание производится в бесспорном порядке на основании исполнительной подписи нотариального органа.

Для получения исполнительской подписи в нотариат представляются:

письменное обязательство материально ответственного работника о погашении им задолженности по мелкой недостаче;

справка работодателя за подписью руководителя и главного бухгалтера о том, какая сумма задолженности по мелкой недостаче осталась непогашенной при увольнении работника.

Протокол заседания комиссии утверждает руководитель организации не позднее, чем через 10 дней после окончания инвентаризации; руководитель обязан немедленно принять меры к устранению причин недостатков, выявленных при инвентаризации, обеспечению сохранности имущества, а также потребовать от соответствующих должностных лиц объяснения причин, по которым ценности залежались и образовались их излишки, принять меры к их использованию и реализации.

При проведении инвентаризации по требованию следственных органов окончательный результат и утверждение протокола комиссии проводится в кратчайшие сроки.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или специальных экспертных организаций (инспекций по качеству).

При установлении недостач и потерь, явившихся результатом злоупотреблений, соответствующие материалы в течение пяти дней подлежат передаче в следственные органы, а на сумму выявленных недостач и потерь предъявляется гражданский иск. В этих случаях материально ответственные лица освобождаются от занимаемой должности и руководитель организации назначает новых материально ответственных работников, которым ценности передаются под отчет в установленном порядке.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Итак, инвентаризация имущества и финансовых обязательств проводится в следующем порядке:

Этапы проведения инвентаризации

Приказ руководителя предприятия

Подготовительная работа

Снятие остатков в натуре

Сопоставление фактического наличия с данными учета

Регулирование инвентаризационных разниц

Отражение результатов инвентаризации в учете

Данные результатов инвентаризации, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов.

1. Основные средства 01

2. Материалы 10

3. Основное про-во 20

4. Готовая продукция 40

5. Касса 50

Прочие

Бухгалтерия организации обязана:

контролировать своевременность и полноту проведения инвентаризации согласно учетной политике;

требовать сдачи материалов инвентаризации в бухгалтерию;

следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;

отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

Правильность оформления материалов инвентаризации проверяется в следующем порядке:

1) Наименование организации;

2) Правильность заполнения инвентаризационных описей;

3) Количество, цена, сумма материалов;

4) Наличие в инвентаризационной описи подписей членов комиссии (председателя), материально ответственного лица;

5) Перечень материально производственных запасов;

6) Отсутствие неоговоренных исправлений в инвентаризационной описи;

7) Время начала и окончания инвентаризации.

Единый государственный регистр предприятий и организаций (ЕГРПО) предполагает группировку организаций по отраслям и видам деятельности, формам собственности и организационно-правовым формам, по территории и т.д. В России наиболее распространены следующие классификаторы:

БИК — банковский идентификационный код;

ИНН — идентификационный номер налогоплательщика;

ОКДП — общероссийский классификатор видов экономический деятельности, продукции, и услуг;

ОКЕИ — общероссийской классификатор единиц измерения;

ОКИН — общероссийский классификатор информации о населении;

ОКОГУ — общероссийский классификатор органов государственного управления;

ОКВЭД — общероссийский классификатор видов экономической деятельности (с 01.01.2004);

ОКОПФ — общероссийский классификатор организационно-правовых форм хозяйственных субъектов;

ОКП — общероссийский классификатор продукции;

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций;

ОКУД — общероссийский классификатор управленческой документации;

ОКУН — общероссийский классификатор услуг населению;

ОКФС — общероссийский классификатор форм собственности;

ОКОФ — общероссийской классификатор основных фондов;

ОКВ — общероссийский классификатор валют;

ОКСО — общероссийский классификатор специальностей по образованию;

ОКПРДС и ТР — общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Централизация бухгалтерского учета предъявляет высокие требования к оформлению первичной документации, исходящей из обслуживаемых организаций. Нельзя забывать, что искажение хотя бы одного показателя при автоматизированной обработке приводит к изменению показателей во многих взаимосвязанных документах, потому что их составление базируется на одной и той же исходной информации или последовательном использовании результатной информации одной задачи в качестве исходной для решения другой.

Наибольшая эффективность от использования электронной вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.

Механизация и автоматизация процессов документооборота в комплексе с упорядочением первичной документации — основа высокоэффективной организации бухгалтерского учета.

На основе анализа могут быть выявлены причины возрастания объемов учетной информации в двух основных факторах, характеризующих источники ее возникновения: объективные —зависящие от роста масштабов и сложности деятельности организаций и субъективные — зависящие от форм и методов реализации функций в деятельности. Вторая группа причин требует более углубленного анализа комплексов документов, необходимых и достаточных для документирования хозяйственных процессов на каждом уровне управления, а также технологии работы с документами в бухгалтерии и в обслуживаемых организациях (при централизованном учете) с момента создания (получения) документа до сдачи в архив.

Анализ объема документооборота в организациях позволяет установить определенные закономерности. Так, в большинстве бухгалтерий организаций объем документооборота существенно меняется в пределах месяца, квартала, года. В конце этих календарных сроков резко возрастает объем документации.

Проблему рационализации документооборота необходимо решать комплексно. Прежде необходимо определить объект исследования, методологию управления, функции и задачи на разных уровнях управления. В связи с этим изучаются функции организации, структура, штаты; распределение функций, прав и ответственности между структурными подразделениями и отдельными должностными лицами; характер и формы взаимоотношений данной организации с другими организациями. Для анализа структуры управления целесообразны графические методы исследования, в ходе которых составляются организационно-структурные схемы, функциограммы, графика распределения ответственности и др. Анализ информационных потоков не только выявляет количество документов, но и содержание их. В связи с количеством и содержанием документов определяется, кому из исполнителей сколько документов поступает, что характеризует нагрузку работников учета.

Системный анализ информационной базы бухгалтерского учета показал, что при едином информационном обеспечении (классификации и кодировании) достигается значительный экономический эффект за счет сокращения количества документов, отсутствия перекодирования данных, использования единых нормативов и показателей, уменьшения времени и упрощения создания, обработки и хранения массивов информации, оптимизации количества и времени прохождения информации, сокращения объема информационных массивов и унификации банков данных.

В настоящих условиях расширяется число пользователей учетной информацией, особенно внешних (инвесторов, кредиторов), что, в свою очередь, превращает бухгалтерскую документацию и бухгалтерскую отчетность организации в важнейший источник достоверной и надежной информации о показателях деятельности организаций для оценки его финансового и имущественного положения. Это требует установления действенного контроля за качеством учетной информации, от степени достоверности которой будет зависеть эффективность принимаемых управленческих решений.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, на главного бухгалтера возложена ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив. Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например, при проведении судебно бухгалтерской экспертизы, документальной налоговой проверки или ревизии).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены «Перечнем типовых управленческих документов с указанием сроков хранения», утвержденным Федеральной архивной службой от 6 октября 2000 г.

Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости: 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности;

5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, Главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;

10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений;

75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет;

Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их пользования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении, включая бухгалтерию. Номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру всей организации. В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. Документы, помещенные в дело, должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных актов.

Принципы формирования дел бухгалтерского архива:

первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;

каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к тому или иному регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов;

кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены.

В папке должно содержаться до 250 листов, толщиной не более 4 см. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно; отдельно хранятся годовые планы и отчеты — от квартальных и месячных; подлинники — отдельно от копий; в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. При наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца. После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела производится систематизация заголовков. Они в номенклатуре должны быть расположены в определенной последовательности, исходя из важности документов и их взаимосвязи.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основание для создания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам. Отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты получения. Так, отчет за 2004 год, составленный в 2003 году, должен быть отнесен к 2004 году.

Лицевые счета работников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний собраний акционеров группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

В дело подшиваются только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. Если появились новые документы, не предусмотренные номенклатурой, то заводится самостоятельное дело, название которого записывается в номенклатуру под резервным номером. Для дел, содержащих ценные документы, может составляться и по мере надобности постоянно дополняться внутренняя опись, которая помещается в начале дела. Внутренняя опись может содержать следующие грифы: номера подшиваемых документов по порядку, индексы документов, даты составления документов, заголовки документов, количество листов в документах.

После того как будут определены все дела, заведенные в данном году, проводится экспертиза их практической ценности. Под экспертизой понимается изучение документа с целью определения его дальнейшей судьбы.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов на предприятиях и в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК), назначаемые приказом руководителя предприятия. В эту комиссию назначаются наиболее квалифицированные работники основных структурных подразделений предприятия. Число членов комиссии не должно быть менее трех. Председателем комиссии назначается один из руководителей предприятия.

В своей деятельности экспертные комиссии руководствуются законодательными актами, а также указаниями соответствующих архивов и типовыми перечнями документальных материалов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел и указаниями руководства предприятия. При возникновении каких-либо затруднений в экспертизе ценности документов отдельных категорий привлекаются специалисты и консультанты. Решения экспертной комиссии утверждаются руководством предприятия.

Отбор дел на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению материалов с истекшими сроками хранения прводится сотрудниками предприятия. Проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения — экспертной комиссией путем полистного просмотра каждого дела. Не рекомендуется определять назначение документальных материалов только на основании заголовка на обложке дела. Соответствие заголовка дела действительному составу и содержанию его документов проверяется полистно.

Если документы постоянного хранения находятся в деле вместе с документами временного хранения, то их отделяют и формируют заново.

При отсутствии подлинников на хранение оставляются их заверенные копии. Рекомендуется также оставлять на постоянное хранение один или два экземпляра копий документов, имеющих особо важное значение, а также тех документов, которые быстро изнашиваются в результате частого пользования.

На отобранные к уничтожению материалы составляются акты, которые подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем предприятия. Документы, подлежащие уничтожению, вместе с относящимися к ним контрольно-учетными карточками сдаются в упакованном виде в конторы по заготовке вторичного сырья или на бумагоперерабатывающие фабрики. Сдача оформляется приемно-сдаточными накладными, в которых обязательно указываются количество сдаваемых дел и масса принятой партии макулатуры.

Дела, включенные в акт на уничтожение, группируются по какому-либо одному признаку. Для каждой группы указываются даты дел, их номера по номенклатуре, количество дел в группе, номера статей по перечню. Если номенклатура дел не составлялась или нарушалась, в акте рекомендуется указывать и заголовок документа.

Дела, не включенные в перечни, а также дела, относительно уничтожения которых у экспертной комиссии нет единого мнения, в акты не включаются. В этом случае комиссия в письменной форме запрашивает разъяснение соответствующего архивного органа.

Документы не могут быть уничтожены до тех пор, пока не утверждена опись документальных материалов. Если предприятие в процессе своей деятельности не создает документальных материалов, подлежащих передаче в государственные архивы, то соответствующий архивный орган или вышестоящая организация по своей инициативе или по просьбе предприятия решает вопрос о предоставлении ему права самостоятельно уничтожать документальные материалы, утратившие практическую значимость, по истечении срока хранения.

Дела, для которых ведомственными и типовыми перечнями предусмотрены временные сроки хранения, с отметкой ЭК включаются в самостоятельные акты (отметка ЭК означает обязательность просмотра документов экспертной комиссией). Дела этой категории в архив, как правило, не сдаются.

Дела, отобранные экспертной комиссией предприятия к постоянному хранению, выделяют в отдельную группу точно так же, как и дела для долговременного хранения (свыше 10 лет). Опись составляется на каждую такую группу дел и отдельно — на дела, содержащие документацию по личному составу долговременного хранения. Кроме того, отдельная опись составляется на специальную документацию, например, рационализаторские предложения, технические и технологические документы.

Описи на дела постоянного хранения предприятия могут составлять по двум вариантам с учетом их структуры и принятой формы делопроизводства. На предприятиях с небольшим числом подразделений, использующих централизованную форму делопроизводства, целесообразно составлять сводную опись на все дела постоянного хранения за определенный период времени. В сводной описи дела систематизируются по структурным подразделениям с продолжающейся нумерацией за несколько лет. На предприятиях со смешанной формой делопроизводства наибольшее применение находят раздельные описи на дела по каждому структурному подразделению.

Опись, которая составляется ежегодно и является частью единой сводной описи, называется годовым разделом описи и состоит из заглавного листа, начального листа, описательных статей и итоговой записи.

Если в опись вносятся подряд дела с одинаковым содержанием и одинаковыми названиями, то заголовок первого из них указывается полностью, а вместо остальных пишется слово «то же».

Описи принято вести до тех пор, пока документы не будут переданы в архив или число единиц хранения, записанных в опись, не достигнет четырехзначной цифры. Следующая опись имеет самостоятельную нумерацию.

Законченные описи заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, а годовые разделы описей к тому же визируются руководителем предприятия и подписываются председателем экспертной комиссии. Годовые разделы описей материалов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Два экземпляра посылаются в архивный орган на утверждение. Один из этих экземпляров, утвержденный архивным органом, возвращается на предприятие.

Описи на документальные материалы долговременного хранения составляют в двух экземплярах, которые остаются на предприятии.

Описи на документальные материалы по личному составу и на специальную документацию составляются за несколько лет с продолжающейся нумерацией дел. При этом описи по личному составу заверяются инспектором по кадрам.

Для организации хранения, учета и практического использования законченных делопроизводством документов на предприятии создается архив. Архив предприятия принимает документы только после проведения экспертизы. Законченные делопроизводством материалы остаются в течение года в структурном подразделении для текущей справочной работы. Прием архивом документальных материалов от других организаций оформляется актом сдачи материалов. Все документы, накапливающиеся в процессе деятельности предприятия или его структурных подразделений, составляют документальный фонд предприятия, и поэтому название предприятия одновременно является названием документального фонда.

Если при определении фондовой принадлежности материалов обнаружена документация, относящаяся к фонду другого предприятия, то она подлежит изъятию. Если такая документация будет обнаружена после завершения обработки документофонда, то оформляется акт, который подшивают в дело фонда, а документы списывают из описей.

Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается специальная комиссия.

С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.

Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

Выдача документов из архива производится только по распоряжению главного бухгалтера. В таких случаях место выданного документа занимает лист-заместитель, а место выданного дела — карта —заместитель. В заместителях указывается когда, кому и на какой срок выдан документ (или дело), название документа (дела), количество выданных листов, расписка получателя. Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы вне организации.

На основании хранящихся документов архив предприятия выдает архивные справки, копии и выписки. Архивной справкой называется составленное архивом и официально заверенное предприятием письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, содержащими сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение дается в хронологическом порядке событий.

Всем предприятиям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса. Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического характера: о трудовом стаже, о зарплате, о специальном образовании и т.п. Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое учреждение требуется архивная справка.

Если архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то в ней указывается: «незаверенная копия», «неподписанный приказ» и т.п. Архивные справки составляются по установленной форме. Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.

Архивная копия дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая копия заверяется.

Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверение того, что подлинник хранится в данном архиве.

Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений.

Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует заделать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть. Освещение только электрическое. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении.

Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.

Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м, остальных проходов — не более 70-80 см.

В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20 С), а относительную влажность воздуха — 50-65%.

В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации создается комиссия по расследованию этих фактов и выявлению виновных. В состав комиссии должны включаться работники незаинтересованных организаций, милиции, пожарного надзора, жилищно-коммунальной организации и др. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации, а копия акта передается в налоговый орган. Отсутствующие документы должны быть восстановлены.

Согласно п.8 ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» «Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия».

Изъятие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, документов, свидетельствующих о финансово-хозяйственной деятельности организации и о предполагаемом совершении преступлений, производится с участием понятых и, как правило, в присутствии законного представителя организации.

Изъятию подлежат копии документов, которые подписываются представителем бухгалтерии и заверяются печатью организации. О производстве изъятия документов составляется акт, в котором перечисляются изъятые документы, или к акту прилагается опись с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков документов. Все изымаемые документы предъявляются понятым и представителю организации, у которой произведено изъятие, о чем делается запись в акте. Акт подписывается сотрудником органов, производящих изъятие документов, понятыми и представителем организации, у которой произведено изъятие. Копия акта об изъятии вручается организации, у которой произведено изъятие, под расписку.

В тех случаях, когда имеются достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, может производиться изъятие подлинных документов. При изъятии указанных документов с них изготавливаются копии, которые передаются организации, у которой они изымаются.

Ответственность за утрату органами дознания, следствия, суда подлинников документов наступает в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

При отказе представителя организации, у которой произведено изъятие, от подписи или заверения печатью копий изымаемых документов и получения копии акта об изъятии документов (копий) об этом производится запись в акте изъятия или составляется отдельный акт, удостоверяемый подписями должностных лиц, производящих изъятие документов, и понятыми.

К сожалению, в большинстве организаций бухгалтерские архивы ведутся плохо. В тех учреждениях, организациях, где они есть — это ворох необработанных, несистематизированных документов. В большинстве бухгалтерий не предусмотрена должность архивариуса — специалиста по учету, способного заниматься систематизацией бухгалтерских документов и по первому требованию их представить для контроля или экономического анализа финансовой и хозяйственной деятельности.

В настоящем параграфе мы неслучайно уделили большое внимание вопросам создания, использования, хранения и изъятия бухгалтерских документов, т.к. их уничтожение, сокрытие, замена и фальсификация лежат в основе уголовного преступления в сфере экономики.