Лекція 6

Тема 4. Комунікації у менеджменті План

4.1 Поняття і загальна характеристика комунікацій.

4.2 Класифікація та види інформації.

4.3 Документація та її роль у забезпеченні комунікативного процесу.

4.1 Поняття і загальна характеристика комунікацій

Комунікація – це обмін інформацією, її змістом в результаті якого керівник приймає ефективне рішення і доводить її до співробітників. Комунікації є процесами зв’язку працівників, підрозділів, організацій тощо.

Мескон, Альберт та Хедоурі підкреслюють, що комунікації виникають:

1. між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією зі споживачами йде через рекламу, з державою через звіти, з політичною системою – шляхом лобіювання інтересів в парламенті. Під дією зовнішнього оточення відбуваються наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки та ін.;

2. між рівнями, підрозділами та працівниками організації, які можуть здійснюватись:

а) від вищих рівнів управління до нижчих, тобто зверху до низу. Наприклад, начальник сповіщає підлеглим про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та ін.;

б) від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше таким шляхом надходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію та ін., тобто спрацьовує принцип “знизу до верху”;

в) між різними підрозділами;

г) між менеджером і його робочою групою;

д) через неформальні комунікації (здебільшого шляхом розповсюдження чуток).

Формами комунікації є дигітальна і аналогова комунікація.

Усі відомості, закодовані за допомогою символів, як наприклад, шрифт, цифри – дигітальні форми комунікації. За їх допомогою можна порівняно точно закодувати послання, причому йдеться про точність математичних і хімічних формул. Ця форма комунікації має стерильний характер, тобто вільний від емоцій.

Навпаки, аналогова комунікація має наочний або зворотний характер. До цього виду комунікації належить вся безсловесна комунікація, наприклад, жести, погрози чи доторкання. Ця форма повідомлення, без усякого сумніву, не настільки точна, як дигітальна, однак вона більш зрозуміла і тут менш допускається помилок. Прикладом поєднання аналогової і дигітальної комунікації може служити розмовна мова.

Інформація – це сукупність повідомлень, які відображають конкретний стан явища, події, виробничо-господарської діяльності. Сприйняття інформації відбувається у ході комунікативного процесу.

Комунікативний процес – це обмін інформацією між двома або більш людьми. Основна мета комунікативного процесу –забезпечення розуміння інформації, яка є предметом обміну, тобто повідомлень.

У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи:

1. відправник, особа, яка генерує ідеї або збирає інформацію і передає її;

2. повідомлення, власне інформація, закодована за допомогою символів;

3. канал -- засіб передавання інформації;

4. одержувач, особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємопов’язаних етапів комунікативного процесу. Їх завдання – скласти повідомлення і використати канал для його передавання таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли вихідну ідею. До взаємопов’язаних етапів належать:

а) зародження ідеї;

б) кодування і вибір каналу;

в) передавання;

г) декодування.