18

Тема 6. Бази даних Excel. Графічний аналіз даних.

1. Створення і редагування списку

2. Сортування даних в списку

3. Фільтрація даних в списку

4. Вставка і видалення проміжних підсумків

5. Використання зведених таблиць

6. Створення та редагування діаграм

6.1. Створення і редагування списку

База даних – це систематизоване сховище інформації (наприклад, телефонний довідник).

Система управління базами даних – це програма, призначена для запису, пошуку, сортування, обробки (аналізу) і друку інформації, що міститься в базі даних. У комп'ютерній базі даних інформація представляється у вигляді таблиці, дуже схожої на електронну таблицю.

Назви стовпців називаються іменами полів.

Самі стовпці – полями.

Рядки даних називаються записами.

У Excel базу даних частіше називають списком.

Список – це безліч даних, розміщених в елементах таблиці. Кожен стовпець в списку є певною категорією і визначає тип інформації, яка записана в даний стовпець. Кожен рядок списку є записом, а стовпець – полем.

Для створення списку потрібно ввести назву кожного стовпця списку. Створити список можна в будь-якій частині робочого листа, яка не містить яких-небудь даних. Кожен список повинен бути відокремлений від інших порожнім рядком або стовпцем. При створенні списків доцільно дотримуватися наступних правил:

• На робочому листі краще розміщувати не більше одного списку;

• Кожен стовпець повинен мати заголовок, який повинен займати лише один рядок робочого листа;

• Між заголовками робочого листа і заголовком стовпців списку доцільно залишити хоч би один порожній рядок;

• Не допускати появи порожніх рядків або стовпців;

• Результати розрахунків по стовпцях, розміщених під списком, доцільно відокремити від списку порожнім рядком;

• Кожен список повинен бути відокремлений від інших даних порожнім рядком або стовпцем.

Створення списку починається з введення заголовків, які повинні бути унікальними.

Для введення і редагування записів Excel має Форми даних.

Форма відображає імена полів, текстові поля для введення даних і ряд кнопок для редагування даних. До списку можна додавати нові дані, редагувати вже введені, шукати і видаляти записи за допомогою форм.

Для створення форми потрібно активізувати одну з комірок, а потім виконати команду Дані>Форма. Excel автоматично генерує форму. Якщо в список дані ще не введені, тоді автоматично буде створений новий запис. В процесі введення нового запису Excel завжди додає порожній рядок внизу списку. Якщо в рядку під списком приведені певні підсумки або будь-які інші дані, то при спробі ввести новий запис Excel виводить повідомлення: «Список або базу даних розширити неможливо». Після цього потрібно закрити форму і вставити додаткові порожні рядки, щоб мати можливість вводити нові записи за допомогою форми.

Після введення команди Дані>Форма слід клацнути на кнопці Додати.

Ввести в кожне текстове поле форми дані, скориставшись клавішею [Tab] для переміщення від одного поля до іншого. [Shift-Tab] використовується для переміщення до попереднього текстового поля.

Після введення даних в останнє текстове поле, слід натиснути клавішу [Enter]. При цьому в списку з'явиться введений запис і новий бланк форми для введення нового запису.

Для повернення в робочу таблицю потрібно закрити вікно форми, клацнувши на кнопці Закрити.

За допомогою кнопок Далі і Назад можна проглянути всі записи списку. Для проглядання записів в списку можна використовувати смужку прокрутки і клавіші управління курсором:

• проглянути відповідно попередній/наступний запис;

• [Ctrl-PgDn] – перейти до нового запису форми;

• [PgUp] – проглянути перший запис.

При перегляді запису в списку форма даних відображає поточний номер запису у верхньому правому кутку вікна діалогу.

Форму даних можна використовувати для видалення записів із списку, при цьому один раз можна вилучити тільки один запис.

Для видалення запису необхідно:

• Встановити курсор в будь-яку комірку списку;

• Виконати команду Дані>Форма;

• За допомогою кнопки Назад/Далі знайти потрібний запис;

• Клацнути на кнопці Видалити;

• Клацнути на кнопці ОК або натиснути [Enter] для підтвердження видалення запису;

• Клацнути на кнопці Закрити для закриття вікна діалогу і повернення в робочу таблицю.

Для пошуку окремих записів таблиці також можна використовувати форму:

• Виділити комірку в списку;

• Виконати команду Дані>Форма;

• Клацнути по кнопці Критерії;

• Ввести умови тексту;

• Для проглядання записів по заданому критерію натиснути кнопку Далі або Назад;

• Клацнути по кнопці Закрити для повернення в робочу таблицю.