6.2. Сортування даних

Програма Excel сортує дані по полями. Кожне ім'я поля в списку можна використовувати для сортування і реорганізації списку. Користувач може задати синхронно три умови сортування.

Для сортування списку потрібно:

• встановити покажчик на будь-яку комірку в списку (або виділити записи, які підлягають сортуванню);

• виконати команду Дані > Сортування;

• у списках полів, що розгортаються, слід послідовно вибрати імена полів списку, по яких буде проводиться сортування, потім вибрати опцію За збільшенням або За зменшенням відповідно до мети сортування. Щоб запобігти міткам стовпців від сортування разом із списком слід в розділі Ідентифікувати поля вибрати опцію По підписам;

• клацнути по кнопці ОК або натиснути [Enter];

• якщо при сортуванні в алфавітному порядку потрібно розрізняти великі і малі літери, то натисніть кнопку Параметри для відкриття вікна діалогу Параметри сортування, і в ньому встановити опцію Враховувати регістр. За умовчанням виділений список сортується по рядками. Для сортування списку по стовпцях потрібне у вікні Параметри сортування вибрати опцію Стовпці діапазону;

• для завдання власного порядку сортування у вікні діалогу Параметри сортування в полі Порядок сортування по першому ключу потрібно вибрати бажаний порядок сортування. Його можна задати за допомогою команди Сервіс > Параметри > Списки > у полі Елементи списку ввести елемент списку в потрібному порядку ввести кожний елемент списку, завершувати натисненням Enter), а потім натиснути кнопку Додати.

6.3. Фільтрація даних в списку

Якщо список включає велику кількість записів, то виникає потреба відобразити на екрані лише частину даних, які задовольняють певним критеріям. Критерій - це умова, якій повинні задовольняти певні записи в списку.

Критерії діляться на два типи: критерії порівняння і обчислювальні критерії.

Критерії порівняння використовують для тих записів, дані в яких точно співпадають із заданим критерієм або потрапляють в певний інтервал. Якщо один або декілька символів критерію невідомі, тоді в записі критерію використовують символи-замінники: зірочка (*) і знак, питання (?).

Для заміщення в критерії одного символу використовують знак (?), питання, а для заміщення будь-якої послідовності символів використовують зірочку (*).

Для отримання даних, які потрапляють в певний інтервал, використовують символи порівняння:

• = (рівно);

• > (більше);

• >= (більше або дорівнює);

• < (менше);

• <= (менше або дорівнює);

• < >(не рівно).

Для вибірки записів, які задовольняють декільком критеріям синхронно або хоч би одному з даних критеріїв використовують логічні операції И або ИЛИ.

Для отримання записів, які відповідають заданим критеріям, в Excel передбачені три способи: Автофільтр, Форма і Розширений фільтр.

Автофільтр показує тільки рядки, які задовольняють заданому критерію, тимчасово не відображаючи інші рядки. Автофільтр призначений для створення простих фільтрів. Він відображає лише ті рядки (записи) які задовольняють заданому критерію.

Критерій допускає використання умов з одним логічним оператором И або ИЛИ. Автофільтр допускає використання миші.

Форма показує вибрані рядки по одній. Це спрощує редагування даних в записах. Форма не дозволяє використовувати умови, сполучені оператором ИЛИ.

Розширений фільтр дозволяє використовувати декілька умов, яким повинен задовольняти один або декілька стовпців синхронно. Розширений фільтр відображає набір записів, які задовольняють даним критеріям. Допускає використання в умові декількох операторів И та ИЛИ. У розширеному фільтрі можна використовувати обчислювальні критерії. Результати роботи фільтру можна скопіювати в інше місце робочого аркуша.

Використання автофільтру. Метод фільтрації за допомогою автофільтру є простим. Фільтрація в цьому випадку відбувається автоматично. Щоб скористатися автофільтром потрібно:

• встановити курсор в комірку списку або виділити діапазон комірок, які слід відфільтрувати;

• виконати команду Дані >Фільтр> Автофільтр.

В результаті в заголовках стовпців з'являться кнопки автофільтру із стрілками, за допомогою яких задаються критерії. Якщо клацнути по кнопці автофільтру, то розкриється список з доступними опціями:

Таблиця 1

Опція автофільтру	Призначення опції
Все	Відобразити всі рядки (відміна фільтру)
Перші 10...	За умовчанням відображає перші 10 записів значеннями по вибраному полю. Цю опцію можна застосовувати до таблиць, які містять текст. з|із| найбільшими можна застосовувати до
Умова	Використовується за завдання умов фільтрації списку.
Порожні	Використовується для відображення всіх записів, які містять в даному стовпці порожні комірки.
Непорожні	Використовується для відображення всіх записів, за винятком тих, які містять порожні комірки в заданому стовпці.

Кнопки автофільтру будуть відображені в заголовках стовпців до тих пір, поки фільтр не буде вимкнений. Вимкнути автофільтр можна, повторно скориставшись командою Дані >Фільтр >Автофільтр.

Опції Порожні і Непорожні доступні лише тоді, коли у вибраному для фільтрації стовпці є порожні комірки.

Після застосування Автофільтру до списку, кнопка автофільтру вибраного стовпця і номера рядків поміняють колір на синій. Зміна кольору свідчить про те, що відображається не весь список, а тільки відфільтровані записи.

Опція Умова в списку опцій кнопки автофільтру вибирається тоді, коли потрібно задати декілька умов, сполучених між собою логічним оператор ИЛИ або включити в умову пошуку знак підстановки. Після виконання команди Дані > Фільтр > Автофільтр клацнути мишею на кнопці автофільтру в стовпці, який містить дані для фільтрування, і з|із| розгорненого списку вибрати опцію Умова. Відкривається вікно діалогу Призначений для користувача автофільтр. У цьому вікні можна встановити наступні параметри фільтрування списку:

• Відповідність одному критерію. Для установки цього параметра фільтрування слід вибрати оператора порівняння в першому текстовому полі групи опцій Показати тільки ті терміни, значення яких (більше, менше і т.д.) Потім у верхньому правому полі необхідно ввести значення, з яким порівнюватимуться дані із списку.

• Відповідність двом критеріям. Для установки цього параметра потрібно вибрати оператора порівняння і значення для першого критерію, потім встановити перемикач И. Потім вибрати значення для другого критерію.

• Відповідність одному з двох критеріїв. Для установки цього параметра слід вибрати оператора порівняння і значення для першого критерію, потім встановити перемикач ИЛИ. Потім вибрати оператора і значення для другого критерію.

Після застосування фільтру до стовпця списку цей фільтр буде активним до тих пір, поки його не відмінять. Для відміни фільтру потрібно клацнути|луснути| по кнопці автофільтру поряд з заголовком цього стовпця, а потім вибрати опцію Все для відновлення режиму відображення всіх записів.

Використання форми для фільтрування даних

Форма - це діалогове вікно користувача, створене на основі заголовків і даних активного робочого листа. У формі відображається лише один запис списку. Форма використовується для редагування даних списку, а також для відображення заголовків в тих випадках, коли всі заголовки списку не вміщаються на екрані синхронно.

Щоб, встановити фільтр для інформації, яка буде відображена| у формі, необхідно:

• у вікні форми клацнути мишею по кнопці Критерії для очищення полів

• введення форми. При цьому кнопка Видалити перетвориться на кнопку Очистити, а кнопка Критерії - в кнопку Правка;

• клацнути мишею в полі, в якому потрібно ввести критерії, або перейти в це поле за допомогою клавіші Tab. Після цього необхідно ввести в це поле критерій фільтрування;

• скористатися кнопкою Далі для проглядання записів, які задовольняють введеним критеріям;

• клацнути по кнопці Правка або натиснути Enter для повернення в режим проглядання всіх записів списку.